Analisar os números anuais do teu salão: das contas anuais a três decisões
De que serve faturar mais se os teus custos sobem ao mesmo ritmo? Nos números anuais, o valor final não diz tudo. Analisá-los é pôr os resultados financeiros ao lado do que realmente aconteceu no teu salão, para perceberes porque é que o ano correu assim. Neste artigo passas, em cinco passos, das contas anuais do teu contabilista e dos dados da caixa para, no máximo, três decisões para o novo ano. Um exemplo com números mostra como decompor uma variação da faturação em mais ou menos visitas e num gasto por visita mais alto ou mais baixo.
O que os números anuais dizem e o que não dizem
Os números anuais olham para trás. Mostram o que entrou e quanto custou, mas não explicam sozinhos porque é que o resultado mudou. Para isso, coloca-los ao lado da atividade do salão: o número de visitas, os tratamentos, a venda de produtos e as mudanças na oferta ou no horário.
Separa três conceitos. A faturação é o que o salão ganhou com tratamentos e vendas, sempre sem IVA para a tua análise. Os custos são as despesas do negócio, como renda, pessoal e compras. O resultado é o que sobra depois dos custos. Um ano com muito trabalho não é, por isso, automaticamente um ano financeiramente mais forte.
Em termos gerais, esta forma de trabalhar chama-se análise de negócio (business analytics): examinar dados para tomar decisões fundamentadas. Num salão, isto significa sobretudo nunca olhar para uma variação da faturação sem o número de visitas e o gasto por visita. Como passar do caixa diário para uma imagem realista do lucro está explicado nos relatórios de faturação do salão.
Passos 1 e 2: reunir duas fontes e escolher períodos comparáveis
Uma análise anual precisa de duas fontes que se completam.
As contas anuais ou a demonstração de resultados do teu contabilista. Aí estão os custos por rubrica e o resultado. Esclarece com o contabilista como as rubricas são tratadas; a tua análise é uma análise de gestão, não contabilidade.
Os números da caixa e da agenda. Aí está o detalhe da faturação: por tratamento, por produto, por colaborador e por mês, mais o número de talões. No Salonnare, a página de relatórios (a partir do plano Starter) mostra estas divisões para um período à tua escolha. Define de 1 de janeiro a 31 de dezembro como período próprio; a seta de tendência compara então com o período de igual duração imediatamente anterior, ou seja, o ano anterior.
Depois compara apenas o que é comparável: um ano inteiro com um ano inteiro, ou os mesmos meses de dois anos. Se este ano tiveste mais três semanas de férias, uma cadeira a menos ou subiste os preços a 1 de março, aponta-o logo ao lado dos números. Como tornar os períodos comparáveis está explicado nos relatórios financeiros para cabeleireiros.
Passo 3: decompõe a variação da faturação em visitas e gasto
A pergunta mais útil sobre os números anuais não é «a faturação subiu?», mas «de onde vem a diferença?». Uma variação da faturação tem sempre duas partes: um número diferente de visitas e um gasto diferente por visita. Podes calculá-las em separado.
Exemplo. Ano passado: 2400 talões com um gasto médio de 48 €, num total de 115 200 € de faturação sem IVA. Este ano: 2250 talões de 53 € em média, num total de 119 250 €. A faturação subiu 4050 €.
Efeito do número de visitas: menos 150 talões × 48 € (o gasto anterior) = menos 7200 € de faturação.
Efeito do gasto: mais 5 € por talão × 2250 talões (o novo número) = mais 11 250 € de faturação.
Somados, dão exatamente + 4050 €. O total diz «crescimento», mas a decomposição diz algo bem diferente: houve pouco mais de 6% menos visitas, e um gasto maior escondeu isso. Para o novo ano, é uma pergunta diferente de «como continuamos a crescer».
Depois desce um nível e separa tratamentos e venda de produtos. O gasto maior veio de tratamentos mais caros, de um aumento de preços ou de mais produtos vendidos na caixa? A faturação por tratamento e por produto vem diretamente do teu sistema de caixa. Como decompor o próprio talão está explicado em aumentar o gasto médio por cliente.
Passo 4: junta os custos, com as contas anuais à mão
Os custos vêm da contabilidade, não do software do salão. O Salonnare não é um programa de contabilidade e não regista custos; mostra a faturação e, com a gestão de stock, o preço de compra dos produtos e o consumo interno.
Tira das contas anuais as três maiores rubricas de custos, na maioria dos salões pessoal, espaço e compras, e calcula para os dois anos que parte da faturação representam. Se a faturação subiu 3,5% e a renda 8%, não é um drama, mas convém sabê-lo antes de planear uma expansão.
Coloca depois as compras de produtos ao lado da faturação de produtos. Se vendes mais mas as compras sobem mais depressa, fica-te relativamente menos. Para saber quanto sobra por tratamento, usa o método de calcular a margem de lucro por tratamento.
Passo 5: pontual ou recorrente?
Um valor que chama a atenção só é uma tendência se se repetir. Faz três perguntas perante cada desvio:
Repete-se em vários meses? Uma grande encomenda de produtos de uma cliente habitual em junho é um pico isolado; uma venda de produtos que desce todos os trimestres é uma tendência.
Há uma causa identificável? Obras, uma colaboradora que saiu, um tratamento novo ou outro horário. Anota a causa como pista, não logo como explicação comprovada.
Vai voltar a acontecer no próximo ano? Se não, retira o valor da comparação antes de tirar conclusões e põe-no numa lista à parte.
Da análise a três decisões para o novo ano
Uma análise só é útil quando lhe associas uma decisão. Escolhe no máximo três e escreve-as sempre da mesma forma:
Constatação: pouco mais de 6% menos visitas, escondidas por um gasto maior.
Ação: acompanhar à parte o número de visitas por mês e voltar a contactar clientes habituais que não vêm há muito tempo.
Avaliação: no fim de março, comparar o primeiro trimestre com o mesmo trimestre do ano anterior.
Marca já essas avaliações na agenda, por exemplo uma hora por trimestre. Os quatro números a ver de cada vez estão nos KPI do salão. E o que preparar para o contabilista no fim do ano está no resumo anual para o contabilista.
No Salonnare, os relatórios, a gestão de stock e a exportação contabilística no formato Moneybird e e-Boekhouden (dois programas de contabilidade neerlandeses) fazem parte do plano Starter (29 € por mês). A exportação cria ficheiros para a tua contabilidade; não é uma ligação em tempo real e não substitui o contabilista. O plano Free (0 €) inclui a caixa para numerário e cartão, e o Pro custa 59 €. Não há comissão de marketplace sobre clientes novos, mas há uma taxa de transação de 0,5% (mín. 0,30 €) nos pagamentos online e com cartão. Queres ter os teus números num só sítio no próximo ano? Começa grátis com o Salonnare.
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Começar grátisPerguntas frequentes
Como analisar os números anuais se o teu salão abriu há pouco tempo?
Usa os meses ou trimestres que tens como primeira medição de referência e anota o que mudou, como um tratamento novo ou outro horário. Não tires conclusões firmes de um único mês. Compara os períodos seguintes da mesma forma e assim constróis a tua própria referência.
É preciso analisar por ano civil?
Para a tua análise, o ano civil é um período fixo prático, mas não uma obrigação. Escolhe períodos que sirvam a tua pergunta e compara sempre os mesmos, por exemplo abril a junho de dois anos. Confirma com o contabilista que períodos valem para a contabilidade oficial e a declaração de impostos.
Um software de salão pode enviar automaticamente os números anuais ao contabilista?
Depende do programa. O Salonnare cria uma exportação no formato Moneybird e e-Boekhouden; não é uma ligação em tempo real e os ficheiros não chegam sozinhos ao contabilista. O Salonnare também não é um software de contabilidade. Combina com o contabilista que ficheiros e períodos lhe são úteis.
O que fazes se os números anuais não batem com a tua impressão?
Verifica primeiro se comparas os mesmos períodos e categorias e se não faltam dados. Depois decompõe a variação da faturação em visitas e gasto: uma agenda cheia com um gasto menor parece crescimento, mas não tem de ser. Esclarece as rubricas contabilísticas pouco claras com o contabilista.