Resumo de KPI do salão: quatro indicadores que ajudam o teu salão a crescer, com definições fixas
Que números mostram se o teu salão está a crescer, e quais te distraem sobretudo? Provavelmente tens dados de sobra sobre faturação, marcações e clientes. Mas sem definições fixas comparas este mês com uma contagem diferente da do mês passado, e uma diferença parece crescimento ou quebra quando só mudou o cálculo. Neste artigo constróis um pequeno resumo de KPI com quatro indicadores: faturação por tratamento, ocupação, clientes que voltam e peso da venda de produtos. Para cada indicador escreves numa ficha de KPI exatamente o que medes, e juntas-lhe uma revisão mensal que termina com uma ação concreta.
O que é um KPI e porque é que a faturação, por si só, não te diz o suficiente
Um KPI é um número mensurável que mostra o desempenho do teu salão num objetivo que importa. A sigla vem do inglês Key Performance Indicator, ou indicador-chave de desempenho. A palavra "chave" é a parte importante: nem todos os números que podes consultar são um KPI.
A faturação é por onde quase toda a gente começa, e com razão. Mas a faturação não te diz quanto tempo de tratamento custou, se as clientes voltam nem quantas marcações caíram pelo caminho. Dois meses com a mesma faturação podem contar histórias muito diferentes: um com a agenda cheia e preços baixos, o outro com menos marcações e mais venda de produtos.
Por isso separa um resultado de um sinal. A faturação é um resultado. A ocupação e as clientes que voltam são sinais que ajudam a explicar porque é que esse resultado subiu ou desceu. Um bom resumo de KPI põe os dois lado a lado.
Os quatro indicadores e as suas fórmulas
Escolhe indicadores de quatro áreas diferentes do teu salão. Assim vês não só o que entra, mas também de onde vem.
1. Faturação por tratamento (finanças). A faturação dos tratamentos dividida pelo número de tratamentos realizados no mesmo período. Mostra quanto rende, em média, um tratamento. Se descer, olha para os descontos e para a mistura de tratamentos curtos e longos.
2. Ocupação (marcações e capacidade). As horas de tratamento marcadas divididas pelas horas de tratamento disponíveis, vezes 100. Como contar as horas disponíveis, com pausas, escala e atrasos, está explicado em calcular a taxa de ocupação do teu cabeleireiro.
3. Clientes que voltam (relação com as clientes). O número de clientes que voltaram a marcar no período, dividido pelo número de clientes únicas nesse período. Mantém sempre o mesmo período e o mesmo método de contagem, senão o resultado não é comparável.
4. Peso da venda de produtos. A faturação dos produtos vendidos dividida pela faturação total. Usa o mesmo período e a mesma base para ambos, por exemplo os dois sem IVA.
As faltas são um bom quinto candidato se as marcações falhadas forem um problema conhecido no teu caso. Ainda assim, começa com quatro: um resumo que revês realmente todos os meses vale mais do que um dashboard extenso que ignoras.
Escreve cada indicador numa ficha de KPI
Uma fórmula só é útil se toda a gente usar os mesmos dados de entrada. A maioria das "mudanças" que os salões veem nos seus números acabam por ser, vistas de perto, uma contagem diferente. Por isso escreve para cada KPI uma ficha curta com seis linhas:
Nome: por exemplo "faturação por tratamento".
Fórmula: numerador e denominador, da forma mais literal possível.
O que conta: as marcações canceladas contam para a ocupação? Um retoque gratuito conta como tratamento? Um cartão de oferta conta como faturação quando é vendido ou quando é usado?
Período: semana, mês ou trimestre, e sempre o mesmo.
Fonte: de onde tiras o número, para no mês seguinte o ires buscar exatamente ao mesmo sítio.
Responsável: quem revê o número e propõe uma ação.
Se mudares uma definição, anota a partir de que mês. Mais tarde vais saber que um salto no gráfico foi uma nova forma de contar, e não uma nova tendência.
O que um número diz e o que não diz
Um KPI aponta para onde deves olhar. Não explica nada por si só. Uma faturação mais baixa pode coincidir com menos marcações, mas isso não prova que uma causou a outra. Talvez o salão tenha estado fechado uma semana, tenhas subido os preços ou alguém tenha trabalhado menos horas.
Por isso compara primeiro com os teus próprios períodos anteriores, e não com médias do setor quando não sabes como foram contadas. Uma média geral ignora o teu mix de serviços, o horário de funcionamento e a época do ano. Como comparar períodos de forma justa, tendo em conta feriados e dias de abertura, está explicado em relatórios financeiros para cabeleireiros.
Olha também para as combinações. Se a ocupação sobe enquanto a faturação por tratamento desce, talvez estejas a encher a agenda com tratamentos curtos ou baratos. Se o peso das clientes que voltam desce enquanto a faturação se mantém, estás a viver de clientes novas, e essas custam mais a conquistar.
A revisão mensal de KPI: olhar, investigar, agir, voltar a medir
Os números só se tornam úteis quando os revês num momento fixo e da mesma forma. Reserva meia hora, por exemplo, na primeira segunda-feira do mês.
Olhar. Alinha os quatro KPI, com o mês anterior e o mesmo mês do ano passado ao lado.
Investigar. Escolhe o número que mais se desvia e procura uma explicação no funcionamento do teu salão. O que mudou na escala, nos preços, nos serviços ou no horário?
Agir. Escreve uma ação exequível, quem fica com ela e até quando. Por exemplo: as clientes que não voltaram a marcar depois de uma coloração recebem este mês uma mensagem pessoal.
Voltar a medir. Na revisão seguinte, olha primeiro para essa ação. Se não vês diferença, isso também é um resultado: abandona a ação e experimenta outra.
Só acrescenta um número novo quando te ajudar a tomar uma decisão. Um número que não leva a nenhuma ação durante três meses seguidos pode voltar a sair do resumo.
Onde encontrar os números no Salonnare
O teu resumo de KPI depende de dados que não tens de voltar a escrever à mão. No Salonnare, marcações, caixa, gestão de clientes e stock juntam-se num único sistema, por isso a faturação de um tratamento fica associada à mesma marcação que a cliente que volta.
A partir do plano Starter (29 € por mês) tens os relatórios: faturação por tratamento e por produto, faturação por membro da equipa e por método de pagamento, clientes que voltam, faltas e o movimento em cada dia e hora. Isso preenche diretamente três dos quatro KPI. A ocupação calculas tu com a fórmula acima, usando as horas marcadas na tua agenda. Que outros relatórios são úteis está explicado em software de relatórios para salões, e como passar da receita diária ao lucro em relatórios de faturação do salão.
O plano gratuito Free (0 €, 1 membro da equipa, 50 marcações por mês) inclui a agenda, a caixa e a gestão de clientes, mas ainda não os relatórios. O Pro custa 59 € por mês. Queres ver primeiro como funciona? Começa grátis com o Salonnare e consulta os preços por plano.
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Começar grátisPerguntas frequentes sobre um resumo de KPI para o salão
O que é um KPI num salão?
Um KPI é um número mensurável que mostra o desempenho de uma parte importante do teu salão, como a faturação por tratamento, a ocupação ou o peso das clientes que voltam. Escolhe um KPI a partir de uma pergunta a que queres responder e decide antecipadamente que decisão vais tomar com base no resultado.
Que KPI importam para um cabeleireiro ou salão de beleza?
Um bom ponto de partida são quatro indicadores: faturação por tratamento, ocupação, clientes que voltam e peso da venda de produtos. Se tens muitas marcações falhadas, acrescenta as faltas. Escolhe apenas indicadores para os quais tens dados fiáveis e que possam levar a uma ação. As médias gerais do setor não são uma boa referência para o teu salão.
Com que frequência deves rever os KPI do teu salão?
Uma revisão mensal fixa funciona para a maioria dos salões. Os sinais operacionais, como marcações e faltas, podem ser acompanhados semanalmente, enquanto as clientes que voltam só dizem algo ao longo de um período mais longo. Compara sempre os mesmos períodos com as mesmas definições.
O que deves fazer quando um KPI muda de repente?
Verifica primeiro se a definição ou a contagem mudaram. Se não mudaram, procura uma explicação na escala, nos preços, nos serviços ou no horário. Trata a mudança como um motivo para investigar mais, não como prova de uma causa, e depois escolhe uma ação com um responsável e uma data.