Relatórios financeiros para cabeleireiros: como comparar períodos de forma justa e escolher uma ação
De que te serve um valor de faturação se não consegues dizer se é uma boa ou uma má notícia? Os relatórios financeiros para cabeleireiros só se tornam úteis quando consegues pôr dois períodos lado a lado de forma justa. Um mês com três feriados, uma colega de licença de maternidade ou um aumento de preços a meio: tudo razões pelas quais um total mais baixo ou mais alto não diz nada sobre como o teu salão está realmente a correr. Neste artigo vais ler que cinco fatores distorcem uma comparação, como recalcular para uma medida justa e como transformar os teus números mensais numa ação concreta. Vais ver também que perguntas o teu software de salão responde e onde a tua contabilidade assume o resto.
Porque é que um único valor de faturação não te diz nada
A faturação é o que o teu salão recebe com tratamentos e venda de produtos, antes dos custos. Os custos são despesas como produtos, renda e pessoal. O lucro é o que sobra quando subtrais os custos à faturação. Uma faturação alta não significa por isso automaticamente que o teu salão dá lucro.
O quadro financeiro completo, com balanço e demonstração de resultados, está nas tuas contas anuais (em neerlandês: jaarrekening). Preparas essas contas com o teu contabilista, uma vez por ano. Para gerir pelo meio, usas os relatórios da tua caixa e da tua agenda. Como passar da receita diária ao lucro real está explicado no nosso guia sobre relatórios de faturação do salão. Este artigo trata do passo anterior: comparar dois períodos de forma a que a diferença signifique realmente alguma coisa.
Cinco fatores que distorcem uma comparação
Antes de leres uma descida ou uma subida como bom ou mau trabalho, passa por estes cinco pontos. Cada um pode provocar uma diferença que nada tem a ver com o teu desempenho.
O número de dias de abertura. Um mês com dois feriados e uma ponte tem menos dias para faturar. Compara-o com um mês sem feriados e parece que estás a recuar.
A equipa disponível. Se uma pessoa da equipa esteve fora da escala por doença, licença ou saída, houve menos horas de cadeira disponíveis. Uma faturação mais baixa não significa então que a procura caiu.
Férias. O verão e as férias escolares mudam o ritmo das tuas clientes. Compara um mês de verão com o mesmo mês do ano anterior, e não com o mês anterior.
Alterações de preços. Se ajustaste os preços a meio do período, parte do aumento vem dos novos preços e não de mais clientes. Olha também para o número de tratamentos, não só para o valor.
Valores pontuais. Os vales-oferta vendidos nas festas são muitas vezes usados meses depois. Uma encomenda grande de produtos de uma cliente ou uma promoção extra também podem inflacionar artificialmente um mês. Aponta esses valores para os reconheceres na comparação seguinte.
Recalcula para uma medida justa
A correção mais simples é a faturação por dia de abertura. Divide a faturação do período pelo número de dias em que o teu salão esteve realmente aberto. Isso elimina em grande parte o efeito dos feriados e dos dias de fecho.
Exemplo prático (números inventados para ilustrar): no mês A faturas 12.000 euros em 20 dias de abertura, o que dá 600 euros por dia. No mês B faturas 11.050 euros, mas por causa dos feriados só estiveste aberta 17 dias: 650 euros por dia. O total desceu, mas por dia de abertura o teu salão saiu-se melhor. Sem essa correção, podias ter lançado promoções para corrigir uma descida que não existia.
Se trabalhas com várias pessoas na equipa, podes ir um passo mais longe e calcular por hora escalada. Põe a faturação ao lado do número de horas trabalhadas. Esse número calculas tu, mas diz-te muito sobre quão bem a tua agenda está preenchida.
O ideal é comparar de duas formas ao mesmo tempo: com o mês anterior, para veres a tendência de curto prazo, e com o mesmo mês do ano anterior, para filtrares os efeitos sazonais. Se as duas comparações apontam no mesmo sentido, o sinal é mais forte.
A hora mensal dos números: uma pergunta, uma comparação, uma ação
Um relatório não te diz por si só o que fazer. Por isso, marca um momento fixo por mês, por exemplo a primeira segunda-feira de manhã, e trabalha em quatro passos.
Passo 1: escolhe uma pergunta. Por exemplo: porque é que a terça-feira à tarde é mais calma do que o resto da semana? Ou: a venda de produtos está a crescer ao mesmo ritmo que o número de tratamentos?
Passo 2: seleciona apenas os dados que pertencem a essa pergunta. Faturação por dia, por tratamento ou por produto, no período que queres analisar.
Passo 3: compara de forma justa. Põe lado a lado períodos comparáveis em dias de abertura, equipa disponível e preços, e recalcula para uma medida justa como a faturação por dia de abertura.
Passo 4: decide uma ação e uma data para avaliar. Por exemplo, uma organização diferente da terça-feira à tarde ou uma prateleira de produtos mais visível. Aponta quando vais avaliar o efeito, para que a ação não caia no esquecimento.
Para cada conclusão, anota também as possíveis explicações. Um período mais calmo pode estar ligado a uma mudança de horário ou a menos pessoal. Não tires conclusões sobre a causa a partir de um único número.
Que perguntas o teu software de salão responde, e quais a tua contabilidade responde
O software de salão e o software de contabilidade fazem cada um uma parte diferente do trabalho. Ajuda saber que pergunta fazes onde.
O teu software de salão regista o que acontece no teu salão: marcações, tratamentos, venda de produtos e pagamentos. Nos relatórios da Salonnare vês, entre outras coisas, a faturação por tratamento e por produto num período à tua escolha, a faturação por profissional, a divisão por método de pagamento, a ocupação da tua agenda por dia e hora, as clientes que voltam e uma visão geral do IVA. Como tudo vem da mesma caixa, consegues olhar para cada período com a mesma bitola. Que relatórios compensam mais está explicado no nosso artigo sobre software de relatórios para salões.
A tua contabilidade conhece os teus custos: renda, compras, salários, seguros. É daí que vem o teu cálculo de lucro e, no fim, as tuas contas anuais. A Salonnare não é software de contabilidade. Podes exportar dados num formato que o Moneybird, o e-Boekhouden e o Exact Online conseguem importar, mais um ficheiro MT940. É uma exportação e não uma ligação em tempo real: descarregas o ficheiro e importas tu mesma ou através do teu contabilista.
Na prática: perguntas sobre ocupação, tratamentos, venda de produtos e clientes respondes no teu software de salão. Perguntas sobre margem e lucro respondes em conjunto com a tua contabilidade.
Como começar a tua própria hora dos números
O plano gratuito Free (0 €) inclui a caixa, a gestão de clientes e a tua página de marcações online, para um profissional e até 50 marcações por mês. Os relatórios alargados e a exportação para a contabilidade estão incluídos a partir do Starter (29 € por mês, até três profissionais). O Pro (59 € por mês) é para salões com mais pessoal ou que também querem enviar campanhas de email. Podes comparar todos os planos na página de preços.
Começa pequeno: durante um mês, regista cada tratamento e cada venda através da caixa, para teres um período completo para comparar na tua primeira hora dos números. Começa grátis com a Salonnare e põe hoje mesmo na tua agenda a data da tua primeira hora dos números.
Faz dos teus números mensais um hábito fixo
Regista os teus tratamentos e vendas num só sítio e compara cada mês com a mesma bitola. Começa grátis e escolhe mais tarde o plano que encaixa no teu salão.
Ver os planosPerguntas frequentes
Que números financeiros deve um cabeleireiro acompanhar?
No mínimo, mantém separados a faturação, os custos e o lucro. A faturação é o que o teu salão ganha com tratamentos e venda de produtos, os custos são as tuas despesas da empresa e o lucro é o que sobra. Um bom ponto de partida é a faturação por mês, de preferência dividida em tratamentos e venda de produtos e convertida em faturação por dia de abertura.
Como se comparam dois meses de forma justa?
Primeiro corrige o número de dias de abertura, dividindo a faturação pelos dias em que estiveste realmente aberta. Tem também em conta a equipa disponível, as férias, as alterações de preços e valores pontuais como a venda de vales-oferta. O ideal é comparar tanto com o mês anterior como com o mesmo mês do ano anterior.
Com que frequência deves rever os relatórios financeiros do teu cabeleireiro?
Não há uma regra fixa, mas um momento fixo por mês funciona bem para a maioria dos salões. Escolhe um momento calmo, faz uma pergunta e termina com uma ação e uma data para avaliar o efeito.
O software de salão também é software de contabilidade?
Não. O software de salão regista marcações, tratamentos, vendas e pagamentos e transforma-os em relatórios. Os teus custos, o cálculo do lucro e as contas anuais pertencem à tua contabilidade. A Salonnare consegue exportar dados num formato para o Moneybird, o e-Boekhouden e o Exact Online, mas é uma exportação e não uma ligação em tempo real.
A Salonnare consegue mostrar a faturação por tratamento?
Sim. A partir do plano Starter, os relatórios mostram a faturação por tratamento e por produto num período à tua escolha, além da faturação por profissional e por método de pagamento, entre outros. O plano Free inclui a própria caixa, sem estes relatórios alargados.