Salonunun yıllık rakamlarını analiz etmek: yıllık hesaplardan üç karara
Giderlerin aynı hızla artıyorsa daha yüksek cironun sana ne faydası var? Yıllık rakamlarda son tutar her şeyi anlatmaz. Onları analiz etmek, finansal sonuçları salonunda gerçekten olanların yanına koymak demektir; böylece yılın neden böyle geçtiğini anlarsın. Bu yazıda, muhasebecinin hazırladığı yıllık hesaplardan ve kasa verilerinden yola çıkıp beş adımda yeni yıl için en fazla üç karara ulaşıyorsun. Bir hesap örneği, ciro farkını daha az ya da daha çok ziyarete ve ziyaret başına daha düşük ya da daha yüksek harcamaya nasıl ayıracağını gösteriyor.
Yıllık rakamlar neyi söyler, neyi söylemez
Yıllık rakamlar geriye bakar. Ne girdiğini ve neye mal olduğunu gösterir ama sonucun neden değiştiğini kendi başına açıklamaz. Bunun için rakamları salondaki faaliyetlerin yanına koyarsın: ziyaret sayısı, işlemler, ürün satışı ve hizmetlerinde ya da çalışma saatlerinde yaptığın değişiklikler.
Üç kavramı birbirinden ayır. Ciro, salonunun işlemler ve satışlarla kazandığı tutardır; kendi analizin için her zaman KDV hariç. Giderler, kira, personel ve alımlar gibi işletme harcamalarıdır. Sonuç, giderler düşüldükten sonra kalan tutardır. Yoğun bir yıl, otomatik olarak finansal açıdan daha güçlü bir yıl değildir.
Genel olarak bu çalışma biçimine iş analitiği (business analytics) denir: sağlam kararlar vermek için verileri incelemek. Bir salon için bu, ciro değişimine asla ziyaret sayısı ve ziyaret başına harcama olmadan bakmamak demektir. Günlük hasılattan gerçekçi bir kâr tablosuna nasıl ulaşacağını salon ciro raporlaması yazısında anlatıyoruz.
Adım 1 ve 2: iki kaynağı topla, karşılaştırılabilir dönemler seç
Yıllık bir analiz, birbirini tamamlayan iki kaynağa ihtiyaç duyar.
Muhasebecinin hazırladığı yıllık hesaplar ya da gelir tablosu. Burada kalem bazında giderler ve sonuç yer alır. Kalemlerin nasıl işlendiğini muhasebecinle konuş; senin analizin bir yönetim analizidir, muhasebe değil.
Kasandan ve takviminden gelen rakamlar. Burada cironun ayrıntısı vardır: işlem, ürün, çalışan ve ay bazında, ayrıca fiş sayısı. Salonnare'de raporlama sayfası (Starter paketinden itibaren) bu dağılımları seçtiğin herhangi bir dönem için gösterir. 1 Ocak ile 31 Aralık arasını özel dönem olarak seç; eğilim oku o zaman hemen önceki aynı uzunluktaki dönemle, yani bir önceki yılla karşılaştırır.
Sonra yalnızca karşılaştırılabilir olanı karşılaştır: tam bir yılı tam bir yılla ya da iki yılın aynı aylarını. Bu yıl üç hafta daha fazla tatil yaptıysan, bir koltuk eksik çalıştıysan ya da 1 Mart'tan itibaren fiyatları artırdıysan, bunu hemen rakamların yanına not et. Dönemleri adil biçimde karşılaştırmayı kuaför finansal raporları yazısında anlatıyoruz.
Adım 3: ciro farkını ziyaret ve harcamaya ayır
Yıllık rakamlarla ilgili en faydalı soru "ciro arttı mı?" değil, "fark nereden geldi?" sorusudur. Ciro değişimi her zaman iki parçadan oluşur: farklı bir ziyaret sayısı ve ziyaret başına farklı bir harcama. İkisini ayrı ayrı hesaplayabilirsin.
Hesap örneği. Geçen yıl: ortalama 48 € harcamalı 2.400 fiş, toplam KDV hariç 115.200 € ciro. Bu yıl: ortalama 53 € olan 2.250 fiş, toplam 119.250 €. Ciro 4.050 € arttı.
Ziyaret sayısının etkisi: 150 fiş daha az × 48 € (eski harcama) = 7.200 € daha az ciro.
Harcamanın etkisi: fiş başına 5 € daha fazla × 2.250 fiş (yeni sayı) = 11.250 € daha fazla ciro.
Toplamı tam olarak + 4.050 €. Toplam "büyüme" diyor ama ayrıştırma bambaşka bir şey söylüyor: ziyaretler %6'dan biraz fazla azaldı ve daha yüksek harcama bunu gizledi. Bu, yeni yıl için "nasıl büyümeye devam ederiz" sorusundan farklı bir sorudur.
Ardından bir seviye aşağı in ve işlemleri ürün satışından ayır. Daha yüksek harcama daha pahalı işlemlerden mi, fiyat artışından mı, yoksa kasada satılan daha fazla üründen mi geldi? İşlem ve ürün başına ciro doğrudan kasa sisteminden gelir. Fişin kendisini nasıl ayrıştıracağını müşteri başına ortalama harcamayı artırma yazısında anlatıyoruz.
Adım 4: giderleri yıllık hesaplarla birlikte yanına koy
Giderler salon yazılımından değil, muhasebenden gelir. Salonnare bir muhasebe programı değildir ve gider kaydı tutmaz; ciro tarafını ve stok yönetimiyle birlikte ürünlerin alış fiyatını ve iç kullanımı gösterir.
Yıllık hesaplardan en büyük üç gider kalemini al, çoğu salonda personel, mekân ve alımlar, ve iki yıl için bunların cironun ne kadarını oluşturduğunu hesapla. Ciro %3,5 ama kira %8 arttıysa bu bir felaket değil, ama bir büyüme planlamadan önce bilmeye değer.
Sonra ürün alımlarını ürün cirosunun yanına koy. Ürün satışın artarken alımlar daha hızlı artıyorsa, daha çok satıyorsun ama görece daha az kazanıyorsun. İşlem başına ne kaldığını görmek için hizmet başına kâr marjı hesaplama yazısındaki yöntemi kullan.
Adım 5: tek seferlik mi, tekrarlayan mı?
Dikkat çeken bir tutar ancak tekrar ederse bir örüntüdür. Her sapma için üç soru sor:
Birkaç ayda tekrar ediyor mu? Düzenli bir müşterinin haziranda verdiği büyük bir ürün siparişi tek seferlik bir sıçramadır; her çeyrek düşen ürün satışı ise bir örüntüdür.
Belirgin bir nedeni var mı? Bir tadilat, ayrılan bir çalışan, yeni bir işlem ya da farklı çalışma saatleri. Nedeni hemen kanıtlanmış bir açıklama olarak değil, bir ipucu olarak not et.
Gelecek yıl tekrar olacak mı? Olmayacaksa, bir sonuca varmadan önce bu tutarı karşılaştırmandan çıkar ve ayrı bir listeye yaz.
Analizden yeni yıl için üç karara
Bir analiz ancak ona bir karar bağladığında işe yarar. En fazla üç tane seç ve hepsini aynı biçimde yaz:
Bulgu: daha yüksek harcamanın gizlediği, %6'dan biraz fazla ziyaret düşüşü.
Eylem: aylık ziyaret sayısını ayrıca takip etmek ve uzun süredir gelmeyen düzenli müşterilerle yeniden iletişime geçmek.
Değerlendirme zamanı: mart sonunda ilk çeyreği geçen yılın aynı çeyreğiyle karşılaştırmak.
Bu değerlendirme zamanlarını hemen takvimine ekle, örneğin her çeyrek bir saat. Her seferinde hangi dört rakama bakacağını salon KPI genel görünümü yazısında bulursun. Yıl sonunda muhasebecin için neler hazırlayacağını ise muhasebeci için yıl sonu özeti yazısında anlatıyoruz.
Salonnare'de raporlama, stok yönetimi ve Moneybird ile e-Boekhouden biçiminde (iki Hollanda muhasebe programı) muhasebe dışa aktarımı Starter paketinde yer alır (aylık 29 €). Dışa aktarım muhasebe için dosyalar üretir; canlı bir bağlantı değildir ve muhasebecinin yerini tutmaz. Free paketi (0 €) nakit ve kart için kasayı içerir, Pro ise 59 €'dur. Yeni müşterilerden pazar yeri komisyonu alınmaz, ancak online ve kartlı ödemelerden %0,5 (en az 0,30 €) işlem ücreti kesilir. Gelecek yıl rakamlarını tek bir yerde tutmak ister misin? Salonnare ile ücretsiz başla.
Salon rakamlarını yıl boyunca tek bir yerde tut
Kasa, raporlama ve muhasebe dışa aktarımı tek uygulamada. Ücretsiz başla, salonuna uyan paketi sonra seç.
Ücretsiz başlaSık sorulan sorular
Salonun yeniyse yıllık rakamları nasıl analiz edersin?
Elindeki ayları ya da çeyrekleri ilk referans ölçümü olarak kullan ve yeni bir işlem ya da farklı çalışma saatleri gibi neyin değiştiğini not et. Tek bir aydan kesin sonuç çıkarma. Sonraki dönemleri aynı şekilde karşılaştırarak kendi referansını oluştur.
Takvim yılına göre analiz etmek zorunda mısın?
Kendi analizin için takvim yılı kullanışlı sabit bir dönemdir ama zorunlu değildir. Sorunla uyumlu dönemler seç ve her zaman aynı dönemleri karşılaştır, örneğin iki yılın nisan-haziran dönemini. Resmi muhasebe ve vergi beyannamesi için hangi dönemlerin geçerli olduğunu muhasebecinle netleştir.
Salon yazılımı yıllık rakamları muhasebecine otomatik gönderebilir mi?
Bu programa bağlıdır. Salonnare, Moneybird ve e-Boekhouden biçiminde bir dışa aktarım oluşturur; bu canlı bir bağlantı değildir ve dosyalar muhasebecine kendiliğinden gitmez. Salonnare bir muhasebe yazılımı da değildir. Hangi dosya ve dönemlerin işine yarayacağını muhasebecinle kararlaştır.
Yıllık rakamlar hislerinle örtüşmüyorsa ne yaparsın?
Önce aynı dönemleri ve kategorileri karşılaştırdığını ve eksik veri olmadığını kontrol et. Sonra ciro farkını ziyaret ve harcamaya ayır: daha düşük harcamalı dolu bir takvim büyüme gibi hissettirir ama öyle olmak zorunda değildir. Belirsiz muhasebe kalemlerini muhasebecinle konuş.