Kuaförler için finansal raporlar: dönemleri adil şekilde nasıl karşılaştırır ve tek bir eylem seçersin
İyi mi kötü mü haber olduğunu anlayamıyorsan bir ciro rakamı ne işe yarar? Kuaförler için finansal raporlar ancak iki dönemi adil şekilde yan yana koyabildiğinde işe yarar hale gelir. Üç resmî tatilli bir ay, doğum iznindeki bir meslektaş ya da dönem ortasında bir fiyat artışı: bunların hepsi daha düşük ya da daha yüksek bir toplamın salonunun gerçekte nasıl gittiği hakkında hiçbir şey söylememesinin nedenleri. Bu yazıda bir karşılaştırmayı çarpıtan beş şeyi, adil bir ölçüye nasıl yeniden hesaplayacağını ve aylık rakamlarını nasıl tek bir somut eyleme dönüştüreceğini okuyacaksın. Ayrıca salon yazılımının hangi soruları yanıtladığını ve muhasebenin nerede devreye girdiğini de göreceksin.
Tek bir ciro rakamı neden sana hiçbir şey söylemez
Ciro, salonunun maliyetlerden önce hizmetlerden ve ürün satışlarından elde ettiği gelirdir. Maliyetler ürünler, kira ve personel gibi giderlerdir. Kâr, cirodan maliyetleri çıkardığında kalandır. Bu yüzden yüksek ciro, salonunun otomatik olarak kâr ettiği anlamına gelmez.
Bilanço ve gelir tablosuyla tam finansal tablo, yıllık finansal tablolarında (Hollandaca: jaarrekening) yer alır. Bunları yılda bir kez muhasebecinle birlikte hazırlarsın. Arada yönetmek için kasandan ve takviminden gelen raporları kullanırsın. Günlük hasılattan gerçek kâra nasıl gidileceği salon ciro raporlaması rehberimizde anlatılıyor. Bu yazı ondan önceki adımla ilgili: farkın gerçekten bir anlam taşıması için iki dönemi karşılaştırmak.
Bir karşılaştırmayı çarpıtan beş şey
Bir düşüşü ya da artışı iyi veya kötü çalışma olarak okumadan önce bu beş noktanın üzerinden geç. Her biri, performansınla hiçbir ilgisi olmayan bir farka yol açabilir.
Açık gün sayısı. İki resmî tatili ve bir köprü günü olan bir ayda ciro kazanmak için daha az gün vardır. Onu tatilsiz bir ayla karşılaştırırsan geriliyormuşsun gibi görünür.
Personel durumu. Bir ekip üyesi hastalık, izin ya da ayrılık nedeniyle vardiya planında yoksa daha az koltuk saati vardı. O zaman daha düşük ciro talebin düştüğü anlamına gelmez.
Tatiller. Yaz ve okul tatilleri müşterilerinin ritmini değiştirir. Bir yaz ayını önceki ayla değil, geçen yılın aynı ayıyla karşılaştır.
Fiyat değişiklikleri. Fiyatlarını dönemin ortasında değiştirdiysen artışın bir kısmı daha fazla müşteriden değil, yeni fiyatlardan gelir. Sadece tutara değil, hizmet sayısına da bak.
Tek seferlik kalemler. Bayram ve yılbaşı döneminde satılan hediye çekleri çoğu zaman aylar sonra kullanılır. Tek bir müşteriden gelen büyük bir ürün siparişi ya da ek bir kampanya da bir ayı yapay olarak şişirebilir. Bu tür kalemleri not et ki bir sonraki karşılaştırmada onları tanıyasın.
Adil bir ölçüye yeniden hesapla
En basit düzeltme açık gün başına cirodur. Dönemin cirosunu salonunun gerçekten açık olduğu gün sayısına böl. Bu, resmî tatillerin ve kapalı günlerin etkisini büyük ölçüde ortadan kaldırır.
Örnek hesap (açıklama amaçlı uydurma rakamlar): A ayında 20 açık günde 12.000 € ciro yaparsın, bu günde 600 € eder. B ayında 11.050 € ciro yaparsın, ama resmî tatiller nedeniyle yalnızca 17 gün açıktın: günde 650 €. Toplam düştü, ama açık gün başına salonun daha iyi iş çıkardı. Bu düzeltme olmadan, var olmayan bir düşüşü gidermek için kampanyalar başlatabilirdin.
Birkaç ekip üyesiyle çalışıyorsan bir adım daha ileri gidip planlanan saat başına hesaplayabilirsin. Ciroyu çalışılan saat sayısının yanına koy. Bu rakamı kendin hesaplarsın, ama takviminin ne kadar iyi dolduğu hakkında sana çok şey söyler.
İdeal olarak aynı anda iki şekilde karşılaştır: kısa vadeli eğilimi görmek için önceki ayla ve mevsimsel etkileri ayıklamak için geçen yılın aynı ayıyla. İki karşılaştırma da aynı yönü gösteriyorsa sinyal daha güçlüdür.
Aylık rakam saati: tek soru, tek karşılaştırma, tek eylem
Bir rapor sana kendiliğinden ne yapman gerektiğini söylemez. Bu yüzden her ay sabit bir an planla, örneğin ayın ilk pazartesi sabahı, ve dört adımda çalış.
1. adım: tek bir soru seç. Örneğin: salı öğleden sonrası neden haftanın geri kalanından daha sakin? Ya da: ürün satışları hizmet sayısıyla aynı oranda büyüyor mu?
2. adım: yalnızca o soruya ait verileri seç. Bakmak istediğin dönem boyunca gün, hizmet veya ürün başına ciro.
3. adım: adil karşılaştır. Açık günler, personel ve fiyatlar açısından karşılaştırılabilir dönemleri yan yana koy ve açık gün başına ciro gibi adil bir ölçüye yeniden hesapla.
4. adım: tek bir eyleme ve geriye bakılacak bir tarihe karar ver. Örneğin salı öğleden sonrasının farklı bir düzeni ya da daha görünür bir ürün rafı. Etkisini ne zaman değerlendireceğini yaz ki eylem unutulmasın.
Her sonuç için olası açıklamaları da not et. Daha sakin bir dönem değişen çalışma saatleriyle ya da daha az personelle bağlantılı olabilir. Tek bir rakamdan nedene dair sonuç çıkarma.
Salon yazılımının hangi soruları, muhasebenin hangilerini yanıtladığı
Salon yazılımı ve muhasebe yazılımı işin farklı birer kısmını yapar. Hangi soruyu nerede sorduğunu bilmek işine yarar.
Salon yazılımın salonunda olanları kaydeder: randevular, hizmetler, ürün satışları ve ödemeler. Salonnare raporlarında diğerlerinin yanı sıra seçtiğin bir dönem boyunca hizmet ve ürün başına ciroyu, ekip üyesi başına ciroyu, ödeme yöntemine göre dağılımı, takviminin gün ve saate göre ne kadar dolu olduğunu, geri dönen müşterileri ve bir KDV özetini görebilirsin. Her şey aynı kasa sisteminden geldiği için her döneme aynı ölçütle bakabilirsin. Hangi raporların en çok işe yaradığı salon raporlama yazılımı yazımızda anlatılıyor.
Muhasebenin ise maliyetlerini bilir: kira, alımlar, ücretler, sigorta. Kâr hesabın ve sonunda yıllık finansal tabloların oradan çıkar. Salonnare bir muhasebe yazılımı değildir. Verileri Moneybird, e-Boekhouden ve Exact Online'ın içe aktarabileceği bir biçimde, ayrıca bir MT940 dosyası olarak dışa aktarabilirsin. Bu canlı bir bağlantı değil, bir dışa aktarımdır: dosyayı indirir ve kendin ya da muhasebecin aracılığıyla içe aktarırsın.
Pratikte: ne kadar yoğun olduğun, hizmetler, ürün satışları ve müşterilerle ilgili sorular salon yazılımında yanıtlanır. Marj ve kârla ilgili sorular ise muhasebenle birlikte yanıtlanır.
Kendi rakam saatine nasıl başlarsın
Ücretsiz Free paket (0 €) bir ekip üyesi ve ayda en fazla 50 randevu için kasayı, müşteri yönetimini ve online randevu sayfanı içerir. Genişletilmiş raporlar ve muhasebe dışa aktarımı Starter'dan (ayda 29 €, en fazla üç ekip üyesi) itibaren dahildir. Pro (ayda 59 €) daha fazla personeli olan ya da e-posta kampanyaları da göndermek isteyen salonlar içindir. Tüm paketleri fiyatlandırma sayfasında karşılaştırabilirsin.
Küçük başla: bir ay boyunca her hizmeti ve her satışı kasa üzerinden kaydet, böylece ilk rakam saatinde karşılaştırabileceğin eksiksiz bir dönemin olur. Salonnare ile ücretsiz başla ve ilk rakam saatinin tarihini bugün takvimine yaz.
Aylık rakamlarını sabit bir alışkanlık haline getir
Hizmetlerini ve satışlarını tek bir yerde kaydet ve her ayı aynı ölçütle karşılaştır. Ücretsiz başla ve salonuna uyan paketi sonra seç.
Paketleri görSıkça sorulan sorular
Bir kuaför hangi finansal rakamları takip etmeli?
En azından ciroyu, maliyetleri ve kârı birbirinden ayrı tut. Ciro salonunun hizmetlerden ve ürün satışlarından kazandığıdır, maliyetler işletme giderlerindir, kâr ise geriye kalandır. Pratik bir başlangıç noktası aylık cirodur; ideal olarak hizmetler ve ürün satışları olarak ayrılmış ve açık gün başına ciroya çevrilmiş olarak.
İki ay adil şekilde nasıl karşılaştırılır?
Önce ciroyu gerçekten açık olduğun günlere bölerek açık gün sayısı için düzeltme yap. Personel durumunu, tatilleri, fiyat değişikliklerini ve hediye çeki satışları gibi tek seferlik kalemleri de hesaba kat. İdeal olarak hem önceki ayla hem de geçen yılın aynı ayıyla karşılaştır.
Kuaför salonunun finansal raporlarını ne sıklıkla incelemelisin?
Sabit bir kural yok, ama ayda bir sabit an çoğu salon için iyi işler. Sakin bir an seç, tek bir soru sor ve tek bir eylemle ve etkisini değerlendireceğin bir tarihle bitir.
Salon yazılımı aynı zamanda muhasebe yazılımı mıdır?
Hayır. Salon yazılımı randevuları, hizmetleri, satışları ve ödemeleri kaydeder ve bunları raporlara dönüştürür. Maliyetlerin, kâr hesabın ve yıllık finansal tabloların muhasebene aittir. Salonnare verileri Moneybird, e-Boekhouden ve Exact Online için bir biçimde dışa aktarabilir, ama bu canlı bir bağlantı değil, bir dışa aktarımdır.
Salonnare hizmet başına ciroyu gösterebilir mi?
Evet. Starter paketten itibaren raporlar, diğerlerinin yanı sıra ekip üyesi ve ödeme yöntemi başına ciroyla birlikte seçtiğin bir dönem boyunca hizmet ve ürün başına ciroyu gösterir. Free paket bu genişletilmiş raporlar olmadan kasanın kendisini içerir.