Voordelen van een digitaal kassasysteem: wat er per handeling verandert in je salon

Tel handelingen, niet functies

Een point of sale is letterlijk het punt waar een verkoop wordt afgerond. In een salon is dat meer dan een bedrag aanslaan: je zoekt op wat de klant heeft gehad, rekent eventueel een product mee af, kiest de betaalwijze en zorgt dat de verkoop later terug te vinden is. Met een losse kassa of alleen een pinautomaat doe je een deel daarvan met de hand.

De eerlijkste manier om de voordelen van een digitaal kassasysteem te beoordelen is daarom tellen. Neem een gewone dinsdag en zet een streepje bij elke keer dat je iets overtypt, opzoekt in een schrift of later nog moet uitzoeken. Die streepjes zijn wat een digitale kassa kan wegnemen. Wat overblijft, blijft gewoon werk.

Hieronder lopen we zes momenten langs. Bij elk moment staat wat er met de hand gebeurt en wat een kassa die aan je agenda vastzit anders doet. Wil je eerst weten hoe je een kassa kiest, lees dan de keuzegids voor een kassasysteem.

1. De bon begint bij de afspraak

Met een losse kassa begint elke bon leeg. Je kijkt in de agenda wat de klant had, zoekt de prijs op en slaat het bedrag aan. Bij een combinatiebehandeling of een extra product is dat precies het moment waarop iets wordt vergeten of dubbel wordt aangeslagen.

In Salonnare open je de kassa vanuit de afspraak zelf. De behandelingen van die afspraak staan dan al op de bon, met de prijs uit je dienstenlijst, en de bon hangt aan die klant en dat bezoek. Je voegt alleen nog toe wat erbij kwam, zoals een shampoo voor thuis.

Dubbel afrekenen wordt opgemerkt. Zet je een behandeling los op de bon die ook al in de afspraak zit, dan vraagt de kassa of je hem echt twee keer wilt afrekenen. Dat klinkt klein, maar het is een fout die je met een losse kassa pas ziet als de klant thuis haar afschrift bekijkt.

2. Btw en wisselgeld rekent de kassa uit

Behandelingen en producten kunnen een ander btw-tarief hebben. Met de hand betekent dat een rekensom of een geschat bedrag op het eind van het kwartaal. Een digitale kassa zet het tarief per regel op de bon en telt het per tarief op, zodat je bon en je administratie hetzelfde zeggen. Hoe een bon er btw-proof uitziet en hoe lang je hem bewaart, lees je in het artikel over een btw-proof afrekensysteem.

Contant wordt afgerond op 5 cent. De kassa rekent het af te ronden bedrag zelf uit, dus je hoeft niet bij elke contante betaling na te denken over het verschil.

De bon kan per e-mail naar de klant. Geen bonrol die opraakt, en de klant heeft hem terug te vinden als ze een product wil ruilen.

3. Een fout herstel je met een creditbon, niet met een gum

Een verkeerd aangeslagen bedrag in een schrift streep je door. Dat werkt tot de boekhouder vraagt waarom de dagomzet niet klopt met de pinbetalingen. In een digitale kassa blijft een betaalde bon staan. Moet er geld terug, dan maak je een creditbon met negatieve regels ernaast. Zo zie je allebei: wat er eerst verkocht is en wat er later is teruggegeven, en de omzet van een al afgesloten periode verschuift niet achteraf.

Een betaling zonder bon valt op. Komt er via Mollie of Stripe een betaling binnen die bij geen enkele bon hoort, dan meldt Salonnare die zodat je hem aan de juiste bon kunt koppelen. Met alleen een pinautomaat ontdek je zo'n verschil pas bij het tellen.

In de bonhistorie filter je op datum, betaalmethode en status (betaald, openstaand, terugbetaald of creditbon). De vraag "heeft mevrouw Jansen vorige maand die serum nu betaald?" beantwoord je in een paar klikken.

4. De voorraad loopt mee

Verkoop je producten, dan is de voorraad het tweede schrift naast de kassa. Elke verkoop moet je daar ook nog afstrepen, en dat gebeurt op een drukke zaterdag gewoon niet.

Met voorraadbeheer (vanaf het Starter-pakket) boekt een verkoop aan de kassa het product direct af. Gaat een verkoop onder de voorraad, dan waarschuwt de kassa, en bij lage voorraad krijg je een melding in de app. Het tellen van het schap blijft nodig, maar je telt om te controleren en niet om bij te werken. Hoe je dat inricht, staat in het artikel over een kassa met voorraadbeheer.

5. Wie mag wat aan de kassa

Werk je met meer mensen, dan wil je niet dat iedereen bonnen kan terugbetalen. Met een losse kassa los je dat op met vertrouwen of met een sleutel. In Salonnare stel je per medewerker in of iemand de kassa alleen mag bekijken of ook mag bewerken. Zo kan een collega afrekenen, terwijl terugbetalen en aanpassen bij jou blijft.

Omdat een bon die uit de agenda komt aan de klant en het bezoek hangt, vind je hem later ook vanuit die klant terug. Dat is geen wantrouwen, het maakt een vraag over een bon gewoon snel te beantwoorden.

6. De dag sluiten en de boekhouder bedienen

Aan het eind van de dag tel je met een losse kassa de la, tel je de pinbonnen op en schrijf je het totaal op. Bij de boekhouder begint dan het overtypen opnieuw.

Met de rapportages (vanaf Starter) zie je de dagstaat met de omzet per medewerker en per betaalmethode, met fooien apart. De boekhoudexport maakt bestanden voor Moneybird, e-Boekhouden en Exact Online. Het is een export en geen live-koppeling: je zet de gegevens over en verwerkt ze verder in je boekhoudprogramma. Hoe je de dag stap voor stap afsluit, lees je in het artikel over de dagafsluiting aan de kassa.

Wat een digitale kassa niet voor je doet

Een eerlijk beeld hoort erbij. Een digitale kassa telt je contante la niet: het tellen van het geld en het vergelijken met de contante omzet blijft een handeling die jij doet. Er is in Salonnare ook geen aparte functie voor een beginsaldo of een kassasessie, dus noteer je wisselgeld aan het begin van de dag gewoon zelf.

De kassa vervangt ook je boekhouding niet. Hij levert schone, complete gegevens aan, maar de aangifte en de jaarrekening maak je of je boekhouder in een boekhoudprogramma.

En software lost geen onduidelijke afspraken op. Spreek met je team af wanneer een bon wordt afgesloten en wie terugbetaalt. De kassa maakt die afspraken daarna makkelijk te volgen.

Wat het kost en hoe je het een week test

Afrekenen met contant en pin zit al in het gratis plan van Salonnare: Free kost €0 per maand, voor 1 medewerker en 50 afspraken per maand. Starter kost €29 per maand en voegt onder meer voorraadbeheer, rapportages, de boekhoudexport en online betalen toe. Pro kost €59 per maand. Op elke online- of kaartbetaling gaat een transactiefee van 0,5% af, met een minimum van €0,30. De marktplaats-commissie op nieuwe klanten is €0. Betalingen via Mollie of Stripe komen op je eigen rekening. Alle pakketten vind je op de prijzenpagina.

Zo test je het. Zet in week één je dienstenlijst met prijzen en btw-tarief erin en reken een dag lang elke afspraak af vanuit de agenda. Houd je streepjeslijst van het begin ernaast. Tel aan het eind van de week hoeveel streepjes er nog over zijn, en waar ze zitten. Dat zegt meer dan elke functielijst. Meer over de kassa lees je op de pagina over het kassasysteem van Salonnare.

Klaar om te tellen? Start gratis met Salonnare en reken je eerste afspraak af vanuit je agenda.

Veelgestelde vragen