Kassasysteem voor kapsalon: test het met zes afrekenmomenten uit je eigen werkdag

Kies op je werkwijze, niet op de functielijst

Bijna elk kassasysteem kan een bedrag vastleggen en een bon maken. Het verschil zit in wat er gebeurt vlak vóór en vlak ná dat moment: hoe de afspraak op de bon komt, wat er met een product gebeurt, hoe je een fout herstelt en wie er wat mag zien. Daarom werkt een functielijst slecht als keuzemiddel. Twee systemen kunnen allebei "voorraadbeheer" of "rapportages" aanvinken en in de praktijk heel anders aanvoelen.

Begin daarom bij je eigen werkwijze. Die bepaalt ook welk pakket je nodig hebt:

- Je werkt alleen op één stoel. Je hebt vooral een snelle bon nodig die aansluit op je agenda. Het Free-pakket van Salonnare kost € 0 en is bedoeld voor 1 medewerker en 50 afspraken per maand, met de kassa voor contant en pin. - Je werkt met een klein team. Dan wil je per medewerker rechten instellen, voorraad bijhouden en een dagstaat zien. Starter kost € 29 per maand, voor maximaal 3 medewerkers en onbeperkt afspraken. - Je hebt een groter team of werkt met aanbetalingen. Pro kost € 59 per maand, met onbeperkt medewerkers en aanbetalingen bij online boeken.

De maandprijs is niet het hele verhaal. Op elke online- of kaartbetaling gaat 0,5% (min. € 0,30) af; een marktplaats-commissie op nieuwe klanten rekent Salonnare niet, de 0,5% (min. € 0,30) transactiefee wel. Neem die bedragen mee als je systemen vergelijkt, net als de kosten van je eigen betaalterminal.

Wil je eerst het totaalplaatje voor kappers zien? Op de pagina over software voor kapsalons lees je hoe agenda, klantkaart en kassa samenhangen. Daarna gebruik je de zes momenten hieronder als test.

Moment 1: knippen en kleuren plus een shampoo, vanuit de afspraak

Dit is het moment dat het vaakst voorkomt, en daarom het belangrijkste. Een klant heeft een afspraak voor knippen en kleuren en neemt aan de balie nog een fles shampoo mee.

Controleer bij elk systeem:

- Komt de afspraak vanzelf op de bon? Of typ je de behandeling opnieuw in? Elke keer dat je iets overtypt, is een kans op een verkeerd bedrag. - Welke prijs komt er op de bon? Heb je je prijzen tussendoor aangepast, dan wil je weten of de klant de prijs van het boekmoment betaalt of de nieuwe. - Krijgt elke regel het juiste btw-tarief? Een behandeling en een product kunnen een ander tarief hebben. Op de bon hoort per tarief het juiste bedrag te staan. - Gaat de shampoo van de voorraad af? Verkoop je veel producten, dan is dit het moment waarop je voorraad klopt of gaat schuiven.

In Salonnare staan de afspraken van vandaag als tegels in de kassa. Je tikt de afspraak aan, de behandelingen komen erop met de prijs van het boekmoment, en je voegt het product toe. Probeer je dezelfde afspraak een tweede keer af te rekenen, dan waarschuwt de kassa je. Voorraadbeheer zit vanaf Starter. Meer over een bon die klopt voor de btw lees je in het artikel over een afrekensysteem met btw-proof bonnen, en over producten en voorraad in kassa met voorraadbeheer.

Moment 2: twee afspraken, één persoon die betaalt

Een moeder heeft voor haarzelf en haar twee kinderen een afspraak gemaakt en wil alles in één keer afrekenen. Of een stel komt samen en een van de twee betaalt.

Hier vallen veel systemen door de mand. Kun je maar één afspraak per bon kiezen, dan maak je drie bonnen en drie betalingen, of je typt de behandelingen van de kinderen er los bij. In het eerste geval pint de klant drie keer, in het tweede blijven twee afspraken in je agenda openstaan alsof niemand ze heeft afgerekend.

Controleer daarom: kun je meerdere afspraken op één bon zetten, en worden ze daarna allemaal als afgerond gemarkeerd? In Salonnare zet je beide afspraak-tegels in hetzelfde mandje. Bij het afrekenen worden alle afspraken op de bon tegelijk afgerond, zodat je agenda aan het eind van de dag geen losse eindjes heeft.

Moment 3: de inloopklant die contant betaalt

Een klant loopt binnen voor een snelle knipbeurt, heeft geen afspraak en wil liever geen klantkaart. Hij betaalt contant en laat het wisselgeld liggen als fooi.

Wat je hier test:

- Kun je afrekenen zonder afspraak en zonder klant? Een systeem dat je dwingt eerst een klantkaart aan te maken, vertraagt je balie en verzamelt gegevens die je niet nodig hebt. - Rondt de kassa contante bedragen af op 5 cent? In Nederland is dat de gewoonte bij contant betalen. Het verschil hoort op de bon zichtbaar te zijn, zodat je kas aan het eind van de dag klopt. - Kun je de fooi apart vastleggen? Een fooi is geen omzet van de behandeling. Komt hij op een aparte regel, dan zie je later per medewerker wat er aan fooi binnenkwam.

Salonnare doet alle drie: een bon zonder klant, afronding op 5 cent bij contant en een apart fooiveld. In de dagstaat (vanaf Starter) staan fooien los van de omzet, per medewerker en per betaalmethode.

Moment 4: pinnen, een cadeaubon of een aanbetaling

Betalen gebeurt aan de balie op meer manieren dan je denkt. Loop deze drie situaties door:

Pinnen. Gebruik je een losse pinautomaat van je bank, dan registreer je de betaling in de kassa als pin. Werk je met een gekoppelde terminal van Mollie of SumUp, vraag dan na wanneer de bon op betaald gaat. In Salonnare gebeurt dat pas als de provider de betaling bevestigt. Breekt de betaling halverwege af, dan staat de bon niet onterecht als betaald in je overzicht.

Een cadeaubon. Een klant kreeg een cadeaubon voor haar verjaardag. Kun je de code invoeren, gaat het bedrag van het saldo af en blijft de rest bewaard? Cadeaubonnen zitten in Salonnare vanaf Starter.

Een aanbetaling. Laat je bij online boeken vooraf betalen, dan moet die aanbetaling aan de balie van het totaal af gaan. Anders betaalt de klant twee keer of moet je het met de hand verrekenen. Aanbetalingen zitten in Pro; de kassa trekt een betaalde aanbetaling automatisch van de bon af.

Vraag bij elk systeem ook na wat een kaartbetaling kost. Bij Salonnare is dat 0,5% (min. € 0,30) per online- of kaartbetaling, en het geld komt op je eigen rekening bij Mollie of Stripe binnen.

Moment 5: de klant die terugkomt omdat de kleur niet goed viel

Dit moment wil je liever niet, maar het komt voor. Een klant komt twee dagen later terug en je besluit een deel van het bedrag terug te geven.

Controleer hoe het systeem met correcties omgaat:

- Kun je een betaalde bon nog wissen of aanpassen? Dat lijkt handig, maar het is een risico. Je omzet en je btw over een al afgesloten periode veranderen dan achteraf, en je administratie klopt niet meer met wat je boekhouder heeft gezien. - Bestaat er een creditbon? De nette manier is een tweede bon met negatieve regels naast de oorspronkelijke. Zo blijft zichtbaar wat er verkocht is én wat er terugging. - Kan het ook gedeeltelijk? Een klant hoeft niet altijd alles terug te krijgen.

In Salonnare is een betaalde bon niet te verwijderen. Terugbetalen maakt een creditbon, helemaal of voor een deel van de regels. Ging de betaling via Mollie of Stripe, dan kan het geld via dezelfde weg terug. Zo blijft je bonhistorie een eerlijk verslag van de dag.

Moment 6: einde van de dag, en wie mag wat

Het laatste moment speelt zich af na sluitingstijd, en hier merk je of een systeem voor een team gemaakt is.

Wie mag wat? Een stagiaire hoeft niet alle bonnen van iedereen te zien, een vaste kracht wel kunnen afrekenen. In Salonnare stel je per medewerker in of iemand de kassa mag bekijken of ook mag afrekenen. Werk je met meer dan één medewerker, dan heb je Starter of Pro nodig.

Wat zie je aan het eind van de dag? Vanaf Starter krijg je een dagstaat met omzet per medewerker en per betaalmethode, met fooien apart. Daarmee leg je je kas naast het overzicht. Hoe je dat stap voor stap doet, staat in het artikel over de dagafsluiting van je kassa.

Hoe komt het bij je boekhouder? Salonnare maakt vanaf Starter een export die je in Moneybird of e-Boekhouden kunt inlezen. Dat is een export, geen live koppeling: je maakt het bestand zelf aan en verwerkt het in je boekhoudprogramma.

Zo voer je de proef zelf uit

Je hoeft niet te gokken. Zet een uur apart en speel de zes momenten na in elk systeem dat je overweegt.

1. Maak twee nepklanten aan en zet voor allebei een afspraak in de agenda, met minstens één combinatie van twee behandelingen. 2. Voeg twee producten toe, met een ander btw-tarief dan je behandelingen als dat bij jou zo is. 3. Reken de zes momenten af: afspraak plus product, twee afspraken op één bon, inloop contant met fooi, pin, een correctie en een blik op het einde van de dag. 4. Noteer per moment hoeveel handelingen het kostte en waar je twijfelde. Dat lijstje is je echte vergelijking.

Bij Salonnare kun je dit doen in het Free-pakket. Pakketfuncties zoals voorraad, cadeaubonnen en de dagstaat test je vanaf Starter. Kijk op de pagina over het kassasysteem voor salons hoe de kassa eruitziet, en begin gratis met Salonnare om de zes momenten met je eigen behandelingen na te spelen.

Veelgestelde vragen