Kapsalon software die écht werkt in de praktijk

Eerste cohort: gratis testen + Pro 1 jaar gratis na launch

Beperkt aantal plekken voor salons die mee willen draaien tijdens de beta. Founder loopt persoonlijk je salon-setup door en je krijgt het Pro abonnement 1 jaar gratis na launch.

Online afsprakensysteem voor kappers

Klanten boeken 24/7 via je eigen embedable widget of vanuit de Salonnare marketplace. Geen account vereist - enkel naam, telefoon en service. Automatische email- en SMS-bevestigingen, rebook reminders en no-show fee bescherming. Integreert met je bestaande website (WordPress, Wix, Squarespace) via één kopieerbare snippet.

Kassa met iDEAL en Belastingdienst-ready

Direct afrekenen met iDEAL, pin, tikkie of contant. Automatische BTW-afhandeling, dagomzet rapportage, tip-tracking per medewerker, split payments voor groepen, en volledige audit trail voor de Belastingdienst. Ondersteunt losse bons en email receipts, inclusief integratie met populaire bonprinters.

Klantbeheer met kleurformules en foto's

Elke klant heeft een volledig profiel met historie, foto's van eerder werk, kleurformules, allergieën en notities. Zie in één oogopslag wanneer iemand voor het laatst kwam, welke producten worden gebruikt, en welke staff-favoriete services ze prefereren. AVG-compliant met klantportaal voor zelfbeheer.

Backbar en retail voorraad apart bijhouden

Salonnare maakt onderscheid tussen backbar producten (wat je stylist gebruikt tijdens behandelingen) en retail (wat je aan de klant verkoopt). Automatische herinneringen als voorraad laag is, inkoopbonnen met één klik naar je leverancier, en rapportage per productgroep zodat je weet wat je marges zijn.

Marketing automation die klanten terugbrengt

Automatische rebook nudges, verjaardag coupons, win-back campagnes voor klanten die 3+ maanden niet zijn geweest, en Google review verzoeken na elke afspraak. Alles voorgebouwd, je zet het één keer aan en Salonnare runt je retentiemarketing op de achtergrond. Bekijk alle marketingfuncties om te zien wat er mogelijk is.

Dagelijkse workflow: van opening tot sluitingstijd

Een typische dag in een kapsalon met Salonnare ziet er zo uit: bij binnenkomst open je het dashboard en zie je direct alle afspraken van die dag, inclusief klantnotities en kleurformules. Tussen afspraken door checkt je stylist het klantprofiel op een tablet - allergieën, vorige behandelingen, favoriete producten. Aan het eind van de dag sluit je de kassa met één klik: dagomzet, tip-verdeling per medewerker, BTW-rapportage. Alles automatisch, zonder Excel of papierwerk. Op drukke zaterdagen helpt de wachtlijstfunctie bij overboeking: klanten krijgen automatisch een seintje als er een plekje vrijkomt.

Praktische tips voor kapsalon eigenaren

Stel rebook-herinneringen in op 6 weken voor knippen en 4 weken voor kleurbehandelingen - dat is het moment waarop klanten beginnen na te denken over hun volgende afspraak. Gebruik de no-show fee functie om veelplegers te ontmoedigen: een verplichte aanbetaling van €10 bij online boeken werkt als drempel voor herhaalde no-shows. Zet Google review verzoeken aan: salons met een sterk reviewprofiel (volume + recente activiteit + hoge score) verschijnen doorgaans hoger in lokale zoekresultaten. En activeer de verjaardagsmail met een korting van 10-15% - het is de campagne met de hoogste conversie in de beauty-industrie.

Waarom Salonnare in plaats van een papieren agenda of generieke software?

Een papieren agenda of Google Calendar biedt geen online boekingen, geen automatische herinneringen en geen omzetrapportage. Generieke boekingssystemen zoals Calendly missen salon-specifieke functies: kleurformules, backbar voorraad, split payments en kassabon-integratie. Salon-specifieke concurrenten zoals Treatwell rekenen commissie per boeking - bij 100 boekingen per maand al snel €250-350 extra. Salonnare combineert het beste van beide werelden: salon-specifiek én een vast maandelijks bedrag zonder commissie, vanaf €0 per maand voor het Free plan. Bekijk de prijzen of lees meer over ons.

Klantretentie: hoe rebook automation een kapsalon ondersteunt

Klantverloop is een bekend probleem voor kapsalons - branchecijfers (Salons Direct, NHF) noemen vaak waarden tussen de 20% en 30% per jaar voor salons zonder actief retentiebeleid. Rebook automation in Salonnare is ontworpen om dit verloop te verlagen door op het juiste moment contact te maken: na een knipbeurt plant het systeem 6 weken later automatisch een rebook-herinnering, na een kleurbehandeling 4 weken. Klanten die binnen 48 uur reageren krijgen hun voorkeurstylist en -tijdslot direct bevestigd. Een aanvullend instrument is de "win-back" campagne: klanten die 90 dagen geen boeking hebben gedaan krijgen een gepersonaliseerde email met een korting op hun favoriete behandeling. Verjaardagscampagnes met een gratis add-on (bv. haarbehandeling) en loyaliteitspunten per euro uitgegeven zijn andere bouwstenen die je kunt activeren. De daadwerkelijke conversie hangt sterk af van je klantenbestand, prijssegment en lokale concurrentie - Salonnare maakt het meetbaar via de campagne-rapportage zodat je per kanaal ziet wat werkt.

BTW, kassabon en audit trail voor de Belastingdienst

Nederlandse kapsalons vallen onder het lage BTW-tarief van 9% op diensten (knippen, kleuren, behandelingen) en 21% op retailproducten. Salonnare splitst dit automatisch per bon: op één kassabon staan knippen met 9% en een meegekochte shampoo met 21% netjes uitgesplitst. De dagrapportage geeft een Z-staat met dagtotaal, BTW-verdeling en betalingstypen (iDEAL, pin, contant) - precies wat je boekhouder nodig heeft. Voor een Belastingdienst-audit is de onveranderbare audit trail cruciaal: elke kassatransactie krijgt een doorlopend bonnummer, tijdstempel en gebruikersidentificatie, en wijzigingen worden gelogd zonder originele data te overschrijven. Dit voldoet aan de Nederlandse bewaarplicht van 7 jaar. Cashrondingen volgens de officiële 5-cent-regel worden standaard toegepast bij contante betalingen. Export naar je boekhoudpakket (Moneybird, e-Boekhouden, Exact Online) gaat via SEPA-compatibele CSV of directe koppeling. Zet bij onboarding je KvK-nummer, BTW-ID en vestigingsadres in de instellingen - deze verschijnen automatisch op elke bon en factuur, zoals de Belastingdienst eist.

Uitbreiden naar meerdere locaties: het Pro-pad

Groei je van één salon naar twee, drie of vijf locaties? Het Pro plan (€59 per maand) ondersteunt multi-locatie op een manier die generieke systemen niet bieden. Centraal dashboard toont omzet, bezettingsgraad en klanttevredenheid per vestiging naast elkaar. Medewerkers kunnen worden toegewezen aan één of meerdere locaties - een senior stylist die dinsdag in Amsterdam en donderdag in Utrecht werkt zie je terug in beide agendas zonder dubbele boekingen. Klantdossiers zijn cross-locatie: als iemand normaal in Amsterdam komt maar een keer in Utrecht moet zijn, heeft de stylist daar direct toegang tot de complete kleurformule en historie. Voorraadbeheer per vestiging met interne overboekingen: als een locatie te weinig van een bepaalde kleur heeft, kun je overdragen vanuit een andere vestiging zonder externe inkoop. Rapportage vergelijkt locaties onderling zodat je kunt zien waar retentie achterblijft of waar je marge hoger ligt. Eén klantportaal voor alle vestigingen versterkt de brandbeleving, en marketing campagnes kunnen per locatie of keten-breed worden uitgerold. Zie de volledige prijsplannen voor details.

Veelgestelde vragen over kapsalon software