Kassasysteem schoonheidssalon: zo sluit je elke werkdag af, van kas tellen tot boekhouder

Waarom de dagafsluiting het belangrijkste moment van je kassa is

Een kassasysteem legt elke verkoop vast op het moment dat die gebeurt. Fouten ontstaan zelden bij het afrekenen zelf, maar in wat eromheen gebeurt: een klant die contant betaalt terwijl de bon op pin staat, een behandeling die nooit is afgerekend, een product dat uit de kast ging zonder dat het werd aangeslagen. Hoe langer zo'n verschil blijft liggen, hoe moeilijker het wordt om te achterhalen wat er gebeurde.

Een vaste dagafsluiting vangt die fouten op dezelfde dag, terwijl je nog weet wie er in de stoel zat. Je boekhouder krijgt cijfers die al kloppen, en je hoeft bij de btw-aangifte niet terug te zoeken in weken aan bonnen. Werk je met verschillende btw-tarieven, zoals 21% op de meeste behandelingen en producten en 9% op kappersdiensten, dan is het prettig als elke bonregel het juiste tarief al draagt.

Hoe je het afrekenmoment zelf inricht, met btw-correcte bonnen en de bewaarplicht, lees je in onze gids over het afrekensysteem voor je schoonheidssalon. Dit artikel gaat over wat daarna komt: het afsluiten van de dag.

Stap 1: rond eerst de afspraken van vandaag af

Begin niet bij de la, maar bij je agenda. Elke afspraak van vandaag hoort aan het eind van de dag een duidelijke status te hebben: afgerekend, niet verschenen of geannuleerd. Een afspraak die nog op gepland staat terwijl de klant allang weg is, is vaak omzet die nergens staat.

In Salonnare reken je een afspraak af vanuit de agenda. De bon wordt dan aan die afspraak gekoppeld, zodat je later ziet welke behandeling bij welke betaling hoort. Is de eindtijd van een afspraak voorbij en staat die nog open, dan verschijnt hij als taak 'Afspraak afhandelen' in je meldingen. Zo zie je voor het tellen al welke afspraken nog aandacht nodig hebben.

Tip: handel een no-show dezelfde dag af. Wie dat pas de volgende dag doet, weet vaak niet meer of de klant echt wegbleef of later toch kwam en contant betaalde.

Stap 2: tel de kas en vergelijk per betaalmethode

Klopt de agenda, dan vergelijk je wat je systeem zegt met wat er werkelijk binnenkwam. Doe dat per betaalmethode, want elk kanaal heeft een eigen controlepunt.

Contant. Tel de la en trek je vaste wisselgeld eraf. Wat overblijft, hoort gelijk te zijn aan het contante totaal van de dag. De kassa van Salonnare rondt contante bedragen af op 5 cent, zodat dat totaal aansluit op wat je echt kunt tellen.

Pin. Leg het pintotaal uit je kassasysteem naast het dagtotaal van je betaalterminal.

Online en iDEAL. Online betalingen controleer je in het overzicht van je betaalprovider, zoals Mollie of Stripe. Het geld komt binnen op je eigen rekening.

In Salonnare staan deze cijfers bij elkaar in de dagstaat: de omzet van de gekozen dag, uitgesplitst per medewerker en per betaalmethode, met de lijst van bonnen eronder. Fooien staan apart, zodat ze je omzet niet vertroebelen. De dagstaat hoort bij de rapportages, die in Starter en Pro zitten. Met het gratis plan reken je al af met contant en pin in de kassa.

Een kasverschil? Noteer het dezelfde avond, met het bedrag en je beste verklaring. Een klein verschil dat je direct opschrijft, is een detail. Hetzelfde verschil dat je pas bij de kwartaalcijfers ontdekt, kost je een middag zoeken. Welke gegevens je als ondernemer moet bewaren en hoe lang, lees je op het Ondernemersplein van de overheid.

Stap 3: let op aanbetalingen en productverkoop

Twee dingen trekken een dagtotaal gemakkelijk scheef: geld dat al eerder binnenkwam, en producten die de deur uitgingen.

Aanbetalingen. Vraag je een aanbetaling bij het boeken, dan is een deel van de behandeling al betaald voordat de klant binnenkomt. Die aanbetaling wordt op de bon verrekend. De dagstaat van Salonnare laat apart zien welk deel van de dagomzet al eerder als aanbetaling binnenkwam, zodat je dat bedrag niet in de la of op de pinautomaat gaat zoeken. Aanbetalingen zitten in het Pro-pakket. Waarom en hoe je ze inzet, lees je in onze gids over een aanbetaling vragen in je salon.

Producten. Verkoop je dagcrème of serums aan de balie, dan boekt de kassa het verkochte product direct af van je voorraad. Een verkoop wordt nooit geblokkeerd omdat de voorraad op nul staat, maar je krijgt wel een waarschuwing als een product onder je minimum zakt. Zo zie je bij het afsluiten meteen wat je moet bijbestellen. Voorraadbeheer zit vanaf Starter. Wil je ook de jaarlijkse telling eenvoudiger maken, lees dan hoe je de inventarisatie in je salon automatiseert.

Per week en per kwartaal: van dagstaat naar boekhouder

De dagafsluiting is de basis. Eén keer per week kijk je iets verder. Loop de omzet per medewerker door en kijk of er dagen zijn waarop een kasverschil steeds terugkomt, of waarop opvallend veel afspraken zonder bon bleven staan. Dat zijn signalen dat een werkwijze aan de balie niet klopt. Hoe je van dagomzet naar een beeld van je echte winst gaat, lees je in onze gids over omzetrapportage in je salon.

Per kwartaal lever je je cijfers aan voor de btw-aangifte. Salonnare maakt daarvoor exportbestanden die je inleest in Moneybird, e-Boekhouden of Exact Online. Het gaat om een export en niet om een live-koppeling: jij bepaalt wanneer de gegevens naar je boekhouding gaan. De boekhoudexport zit vanaf Starter.

Neem bij het aansluiten ook de betaalkosten mee. Op elke online- of kaartbetaling via Salonnare gaat een transactiefee van 0,5% af, met een minimum van €0,30 per betaling. Je betaalprovider rekent daarnaast zijn eigen kosten. Boek die bedragen als kosten, dan sluit wat er op je rekening binnenkomt aan op je omzet.

Wie mag wat bij de kassa, en waar laat je gezondheidsgegevens?

Werk je met meer mensen aan de balie, dan wil je niet dat iedereen alles kan. In Salonnare stel je per medewerker rechten in, bijvoorbeeld wie mag afrekenen en wie alleen de agenda mag inzien. Dat houdt je dagafsluiting overzichtelijk, want je weet wie een bon kan aanmaken of wijzigen.

Een ander punt dat vaak misgaat: gezondheidsinformatie in een opmerkingenveld van de kassa of de klantkaart. Allergieën, medicatie en huidaandoeningen zijn bijzondere persoonsgegevens onder artikel 9 van de AVG. Salonnare bewaart die in een aparte, versleutelde kluis, met aparte toestemming van de klant en alleen zichtbaar voor medewerkers die jij daarvoor aanwijst. Meer daarover lees je in onze gids over cliëntendossier-software voor je salon.

Zo begin je met je dagafsluiting in Salonnare

Salonnare is een jong platform dat agenda, online boeken, kassa en klantbeheer in één systeem samenbrengt, in vijf talen en met je gegevens in de EU. Je werkt in de browser, op een tablet aan de balie, je telefoon of je laptop. Je betaalt een vast bedrag per maand en niets per afspraak.

Free, €0 per maand: één medewerker, 50 afspraken per maand, een online boekingspagina, de kassa met contant en pin, klantenbeheer en herinneringen per e-mail.

Starter, €29 per maand: tot drie medewerkers, onbeperkt afspraken, online betalingen, rapportages met de dagstaat, voorraadbeheer en de boekhoudexport.

Pro, €59 per maand: onbeperkt medewerkers, en daarbovenop onder meer aanbetalingen en e-mailcampagnes.

De actuele pakketten vergelijk je op de prijspagina. Sta je nog aan het begin van je keuze, lees dan eerst hoe je een kassasysteem voor je schoonheidssalon kiest of hoe je salonsoftware vergelijkt.

Wil je zien hoe jouw dagafsluiting eruitziet? Begin gratis met Salonnare en reken je eerste afspraak vandaag nog af.

Veelgestelde vragen