Lege plekken in je agenda als kapper opvullen met een wachtlijst

De wachtlijst als opvangnet, niet als vervanging

Een klant die afzegt geeft je een open plek, een no-show laat je met een lege stoel zitten zonder waarschuwing. De wachtlijst helpt bij het eerste, niet bij het tweede. Zie hem als aanvulling op je afsprakenbeleid.

Hou de functies uit elkaar:

- Wachtlijst: vult een plek die toch vrijkomt. - Herinnering: een bericht met datum, tijd en behandeling helpt klanten hun afspraak niet te vergeten. Meer daarover lees je in no-shows voorkomen. - Aanbetaling: bij lange behandelingen kun je vooraf een bedrag vragen. Leg bij het boeken uit wat er gebeurt bij annuleren.

Heb je de wachtlijst zelf nog niet ingericht? Dan helpt de wachtlijst-functie voor je salon als startpunt.

Zo bied je een vrijgekomen plek aan

1. Noteer per klant de voorkeuren. Naam, telefoonnummer, gewenste behandeling, medewerker en beschikbare dagen of dagdelen. Dan zie je meteen wie past bij een vrijgekomen kleurbehandeling op donderdagmiddag. 2. Match op behandeltijd. Bied een plek voor knippen eerst aan iemand die een knipbeurt wil, niet aan iemand die een kleurbehandeling zoekt. 3. Maak het aanbod concreet. Noem behandeling, medewerker, datum en begintijd. Voor een afspraak om 9.30 uur vraag je bijvoorbeeld om reactie vóór 8.45 uur. 4. Kies klanten die snel kunnen komen. Valt de plek op korte termijn vrij? Vraag of iemand binnen een halfuur kan zijn en vermeld die reistijd. 5. Doe een korte oproep op social media. Bijvoorbeeld een Instagram-verhaal: "Vandaag is er ruimte voor knippen om 15.00 uur." 6. Weeg korting af. Korting verlaagt je opbrengst per afspraak en kan verwachtingen scheppen. Bied de plek eerst zonder prijsverlaging aan passende klanten aan. Wil je toch een actie? Lees dan last-minute aanbiedingen in je salon. 7. Houd de lijst actueel. Vraag na een paar weken of klanten erop willen blijven staan en noteer wie een plek accepteerde.

Rekenvoorbeeld: wat levert een opgevulde plek op?

Een voorbeeld dat je met je eigen getallen kunt narekenen. Stel: een knipbeurt kost EUR 35 en er komen gemiddeld 3 plekken per week vrij. Je vult ze via de wachtlijst.

1. Opgevulde plekken per maand: 3 × 4 weken = 12. 2. Omzet: 12 × EUR 35 = EUR 420. 3. Stel dat die klanten de afspraak vooraf online betalen. Salonnare rekent op online- en kaartbetalingen 0,5% met een minimum van EUR 0,30. Bij EUR 35 is 0,5% gelijk aan EUR 0,175, dus het minimum van EUR 0,30 geldt. 4. Transactiefee: 12 × EUR 0,30 = EUR 3,60. 5. Tel daar het Starter-abonnement bij op (EUR 9,99 per maand, excl. btw, maandelijks opzegbaar): EUR 3,60 + EUR 9,99 = EUR 13,59. 6. Wat overblijft van die EUR 420 is EUR 420 − EUR 13,59 = EUR 406,41, nog vóór je eigen kosten.

Betalen klanten ter plekke contant, dan zijn er geen transactiekosten over die betaling. Vul je maar 1 plek per week, dan is het 4 × EUR 35 = EUR 140. Bekijk alle tarieven op de prijzenpagina.

Online boeken, herinneringen en privacy

Een online boekingssysteem helpt lege plekken te voorkomen:

- Publiceer alleen echte beschikbaarheid. Blokkeer pauzes, vrije dagen en momenten voor lange behandelingen. - Geef behandelingen een duidelijk tijdsblok. Stel passende duren in voor knippen, kleuren en föhnen en controleer of de gekozen medewerker de behandeling uitvoert. - Laat klanten zelf kiezen via de boekingsmogelijkheid op je eigen website. - Maak annuleren eenvoudig. Een op tijd geannuleerde afspraak komt weer beschikbaar, zodat iemand anders hem kan boeken. - Controleer je agenda. Zie je een vrij uur tussen twee afspraken, kijk dan of een kortere behandeling past.

Een telefoonnummer op de wachtlijst is een persoonsgegeven. Noem het gebruik in je privacyverklaring, noteer alleen wat nodig is en vraag na enige tijd of iemand op de lijst wil blijven. In Salonnare bewaar je voorkeuren in het klantdossier, naast je planning.

Maak er een vaste werkwijze van

Kijk na een afzegging welke tijdsloten lastig opnieuw te boeken zijn en stem je communicatie en beschikbaarheid daarop af. Kies een werkwijze die je ook op drukke dagen volhoudt, reageer vlot op annuleringen en evalueer regelmatig.

Wil je afspraken en klantgegevens overzichtelijk bijhouden? Begin gratis met salonbeheer.

Veelgestelde vragen