Wachtlijst voor je salon: zo vul je een vrijgekomen plek zonder dubbel boeken
Een volle agenda is fijn, tot iemand annuleert en de klant die graag eerder wilde niet meer in beeld is. Met een wachtlijst leg je vast wie er wil, op welke dagen en voor welke behandeling. Zo weet je bij een annulering meteen wie past. Hieronder lees je hoe je dat inricht, wat Salonnare automatisch doet en wat een opgevulde plek oplevert, stap voor stap uitgerekend.
Wat is een wachtlijst in je salon en wat is het niet?
Een wachtlijst bewaart de wens van een klant voor een moment dat nu bezet is. Een inschrijving is geen afspraak: de klant staat in de rij en pas als een plek bevestigd wordt, staat er iets in de agenda. Klanten kunnen zich aanmelden via de online boekingspagina, of je zet ze er zelf op als iemand belt of aan de stoel vraagt of er iets vrijkomt.
Zo houd je losse verzoeken niet meer in je hoofd, in een schriftje of in WhatsApp-gesprekken. Alles staat op één plek, naast je afsprakenbeheer.
Welke voorkeuren leg je vast?
Per inschrijving kies je de klant en de behandeling. Wil de klant meer dan één behandeling, voeg die dan toe; je ziet hoe lang ze samen duren. Daarna leg je het gewenste moment vast op een van twee manieren:
- Losse datums: een of meer datums (hoogstens tien), met eventueel een tijd van en tot. Laat de tijden leeg als de klant de hele dag kan. - Vaste dagen per week: bijvoorbeeld elke dinsdag en donderdag, met een tijdvak en eventueel een periode waarin het geldt.
Een voorkeur voor een medewerker zet je in de notitie, zodat je die ziet als je een plek aanbiedt. Verzamel alleen wat je nodig hebt om een plek aan te bieden: naam, contactgegevens, behandeling en voorkeurstijden. Gezondheidsgegevens horen niet in een gewone notitie (AVG, artikel 9).
Wat gebeurt er als er een afspraak wegvalt?
Wordt een afspraak geannuleerd, door jou, door de klant zelf of via Google, dan kijkt Salonnare wie op de wachtlijst past. Een klant past als:
- minstens een van haar gewenste behandelingen in de geannuleerde afspraak zat; - de datum klopt, of bij vaste dagen de weekdag; - al haar behandelingen samen in het vrijgekomen tijdvak passen, binnen haar eigen tijdvak.
Passen er meerdere klanten, dan krijgt degene die het langst wacht een mail en gaat haar inschrijving naar Genotificeerd. Je kunt ook zelf een plek toewijzen met Accepteren: je kiest een dag in de kalender (groen is ruim, oranje een paar plekken, rood vol) en een vrije starttijd. De starttijden rekenen met de hele afspraak, dus dubbel boeken kan niet.
Met Contact opnemen open je een WhatsApp-gesprek, handig bij een last-minute plek. Afwijzen sluit de inschrijving en mailt de klant dat die is vervallen; Verwijderen haalt hem weg zonder mail. Wil je de automatische mail niet, dan zet je die uit bij de e-mailtemplates.
Rekenvoorbeeld: wat levert een opgevulde plek op?
Stel: een behandeling van 60 minuten (€60) wordt geannuleerd en je agenda heeft nu 90 minuten leeg, van 13:30 tot 15:00.
1. Klant A staat op de wachtlijst voor een behandeling van 60 minuten op die dag. Die past in de 90 minuten, dus zij krijgt de mail. 2. Klant B wil twee behandelingen die samen 100 minuten duren. Die passen niet in 90 minuten, dus zij krijgt dit bericht niet. 3. Klant A boekt de plek. Die levert €60 op in plaats van €0.
Gebeurt dat drie keer per maand, dan is dat 3 × €60 = €180 per maand, ofwel 12 × €180 = €2.160 per jaar aan omzet die anders was blijven liggen. Betaalt de klant online of met kaart, dan gaat er 0,5% af met een minimum van €0,30: 0,5% × €60 = €0,30 per behandeling. Ter vergelijking: Free kost €0, Starter €9,99 en Pro €14,99 per maand; welke functies bij welk plan horen, zie je op de prijspagina. Dit is een rekenvoorbeeld met aannames, geen belofte over jouw salon.
Een werkwijze die je team volhoudt
Spreek af wie de wachtlijst bijhoudt en hoe snel een klant moet reageren. Kijk bij een vrijgekomen plek of de tijd lang genoeg is voor de behandeling, of de juiste medewerker er is en of de klant kan. Zet de status bij na elk contact, zodat een collega kan zien wat er gebeurd is. En vertel klanten altijd dat een inschrijving nog geen afspraak is.
Bekijk Salonnare in je eigen salon
Maak een gratis account en bekijk hoe agenda, klantenbeheer en online boeken samenwerken.
Start gratisVeelgestelde vragen
Is een wachtlijstinschrijving een afspraak?
Nee. De klant wacht op een plek. Pas als een afspraak wordt aangemaakt of de klant een voorlopige afspraak bevestigt, staat de boeking in je agenda en wordt de inschrijving afgesloten.
Wie krijgt als eerste bericht als er een plek vrijkomt?
Van de klanten die qua behandeling, datum en tijdvak passen, de klant die het langst wacht. Komen er vlak na elkaar twee plekken vrij, dan gaat de tweede naar de volgende klant in de rij.
Kan een klant zich zelf aanmelden?
Ja, via de online boekingspagina kan een klant zich aanmelden. Jij zet ook zelf klanten op de lijst, bijvoorbeeld na een telefoontje. Een aanmelding is een wens, geen afspraak.
Hoe houd je een wachtlijst bij zonder Excel of WhatsApp?
Gebruik de wachtlijst in je salonsoftware, naast agenda en klantenbestand. Je ziet per klant de behandeling, de voorkeursdagen en de status, en een collega kan het overnemen zonder losse bestanden of chatgesprekken te doorzoeken.