Politique de confidentialité de votre institut de beauté : comment la rédiger, processus par processus
Que deviennent les données d'un client dès qu'il réserve un rendez-vous, remplit un questionnaire d'accueil ou mentionne une allergie ? La politique de confidentialité de votre institut de beauté doit refléter exactement ces moments du quotidien. Dans cet article, vous avancez processus par processus : rendez-vous, caisse, newsletter, fiche client, photos et données de santé. Pour chaque processus, vous notez les données utilisées, pourquoi, et avec qui vous les partagez. Vous en faites ensuite un texte clair pour vos clients.
Que faut-il mettre dans la politique de confidentialité d'un institut de beauté ?
Indiquez d'abord le nom de votre salon, vos coordonnées et le responsable de l'utilisation des données clients. Expliquez en langage simple quelles données vous collectez, pourquoi, et comment vos clients peuvent vous contacter en cas de question. Le travail d'une esthéticienne varie d'un salon à l'autre : adaptez donc votre texte à vos soins et à votre façon de travailler.
Cartographiez ensuite vos flux de données par processus. Ne regardez pas seulement votre agenda, mais aussi la facturation, les newsletters, les photos et les questionnaires d'accueil. Un exemple détaillé pour un salon de cinq processus :
- Rendez-vous : nom, numéro de téléphone et horaire, pour confirmer le rendez-vous et le rappeler. - Caisse et facture : nom et montant, pour la comptabilité. - Newsletter : uniquement une adresse e-mail, et seulement si la personne s'est inscrite. - Questionnaire d'accueil : allergies et affections cutanées, pour réaliser le soin en toute sécurité. - Photos avant/après : uniquement si vous en prenez réellement, avec la finalité indiquée.
Ne mentionnez des photos ou des données d'accueil que si vous les collectez réellement. Vous cherchez le cadre juridique ? Lisez RGPD pour les salons de beauté.
### Quelles données du salon et des clients décrivez-vous ?
Passez en revue vos formulaires, fiches clients et systèmes. Pensez aux coordonnées, aux données de rendez-vous et aux notes sur les préférences. Notez à part les informations d'allergie ou de santé si vous en enregistrez. Si vous utilisez des photos avant/après, précisez que vous traitez des images et pourquoi.
Une fiche client peut contenir des notes, des alertes d'allergie et l'historique du client. Avec le fichier clients pour salons, ces données de fiche entrent dans votre aperçu des données. Une courte explication peut se formuler ainsi :
*« Pour planifier les rendez-vous, (nom du salon) traite votre nom, vos coordonnées et les données de rendez-vous. Nous utilisons ces informations pour gérer votre rendez-vous et vous en informer. »*
Remplacez le texte entre parenthèses et adaptez les données et finalités citées à votre activité.
Comment décrire avec soin les finalités, les durées de conservation et les droits des clients ?
Rendez chaque finalité concrète. N'écrivez pas seulement que vous utilisez les données pour « le service », mais dites ce que vous en faites. Les coordonnées servent à confirmer un rendez-vous ; les données de facturation à la comptabilité. Pour une newsletter, vous traitez des données avec une autre finalité. Décrivez ces processus séparément et ne citez pas plus de données que nécessaire.
Dressez pour chaque processus un aperçu avec la finalité, les types de données et la durée de conservation. Le RGPD ne fixe pas de durée de conservation générale pour toutes les données clients. Déterminez donc combien de temps vous avez besoin des données pour votre processus et vérifiez quelles obligations légales actuelles s'appliquent. Pour la comptabilité fiscale, l'administration fiscale néerlandaise fixe une obligation de conservation de sept ans, notamment pour les factures et les données de caisse. N'appliquez pas automatiquement ce délai aux questionnaires d'accueil ou aux notes clients.
### Comment rendre compréhensibles les données sensibles et les droits ?
Les allergies, affections cutanées et prises de médicaments sont des données de santé. Décrivez-les à part et vérifiez quelles règles s'appliquent à votre traitement ; vous en saurez plus dans données de santé et RGPD dans votre salon. Si vous vous appuyez sur un consentement explicite, demandez-le séparément pour une finalité clairement décrite et consignez ce que vous en faites. Faites vérifier la formulation juridique avant publication.
Expliquez aussi en langage simple comment les clients peuvent poser des questions sur leurs données. Indiquez par exemple l'adresse e-mail à laquelle ils peuvent demander l'accès, la rectification ou l'effacement. Avec les fiches clients gratuites, vous gardez vos informations clients numériques organisées et alignez votre registre des traitements dessus.
Comment intégrer le logiciel de salon et la sécurité dans votre politique de confidentialité ?
Le logiciel de salon est un maillon de votre traitement des données. Recensez les données qui transitent par le système, l'usage que vous en faites et les services externes concernés, comme la gestion des rendez-vous, les fiches clients et les paiements. En tant que salon, vous décidez de l'usage des données clients ; le logiciel vous aide à les gérer pour cet usage.
Distinguez la sécurité que vous organisez vous-même des mesures de votre éditeur de logiciel. Ne décrivez que ce que vous pouvez justifier. Vérifiez qui, dans votre salon, a accès aux informations clients et comment vous conservez les dossiers papier.
Salonnare stocke les données sur des serveurs européens et les chiffre avec TLS et AES-256. Les données de santé sont conservées dans un coffre chiffré. Lisez aussi le guide du logiciel de dossier client pour salons pour plus de contexte sur la gestion de ces données.
### Exemple chiffré : combien coûte le traitement des paiements ?
Votre prestataire de paiement figure aussi dans votre aperçu, comme destinataire de données de paiement. Vous calculez le coût ainsi : Salonnare prélève 0,5 % sur chaque paiement en ligne ou par carte, avec un minimum de 0,30 €.
- Soin à 40 € : 0,5 % × 40 € = 0,20 €. C'est sous le minimum, vous payez donc 0,30 €. - Soin à 100 € : 0,5 % × 100 € = 0,50 €. - Le seuil est à 60 € : à ce montant, 0,5 % fait exactement 0,30 €.
Faites de la confidentialité un réflexe de salon
Une politique de confidentialité ne s'écrit pas une fois pour être oubliée ensuite. Votre façon de travailler change, vous ajoutez un soin ou vous utilisez les données autrement ? Mettez alors votre texte à jour et vérifiez aussi vos coordonnées, vos processus et les informations sur vos fournisseurs.
Prévoyez un contrôle régulier et désignez une personne pour suivre les changements. En cas de doute sur la formulation juridique, vérifiez les règles applicables avant de modifier le texte. Une explication courte et claire, conforme à ce que vous faites réellement, montre comment vous traitez les données clients.
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Avec Salonnare, vous gérez vos rendez-vous et vos fiches clients sur une seule plateforme. La version gratuite propose notamment la réservation en ligne, le fichier clients et les rappels par e-mail.
Démarrer gratuitementQuestions fréquentes
Mon institut de beauté doit-il publier une politique de confidentialité sur son site ?
Si vous traitez des données personnelles, vous devez en informer vos clients. Si vous avez un site, placez le texte à un endroit fixe et facile à trouver, par exemple dans le pied de page et près des formulaires ou réservations en ligne. Si vous traitez des données sans site, assurez-vous que les clients peuvent consulter le texte d'une autre manière accessible.
Ai-je besoin d'un consentement pour chaque traitement de données clients ?
Non, le consentement n'est pas automatiquement la bonne base juridique pour chaque traitement. La base applicable dépend de la finalité et de la situation. Consignez-la soigneusement pour chaque traitement et vérifiez les règles en vigueur. Les données de santé, comme les informations sur les allergies, appellent une attention supplémentaire.
Puis-je utiliser un exemple ou un modèle pour ma politique de confidentialité ?
Oui, un exemple peut aider à ordonner les éléments, mais utilisez-le comme point de départ et non comme texte prêt à l'emploi. Un modèle peut parler de comptes clients ou de données que votre salon ne collecte pas du tout. Adaptez chaque passage à vos soins, formulaires, systèmes et coordonnées.