Données de santé et RGPD au salon : consigner l'article 9 en sécurité
Une allergie à un produit de coloration, des anticoagulants avant une pédicure, une affection cutanée avant un peeling ou une grossesse qui détermine quels produits sont permis ou non : ce sont autant d'informations dont vous avez besoin, en tant que salon, pour traiter une personne en toute sécurité. Mais ce sont aussi des données de santé, et elles relèvent d'un régime strict du RGPD : l'article 9, sur les "catégories particulières de données à caractère personnel".  Les données client ordinaires (nom, numéro de téléphone, historique de traitement) se conservent assez simplement - vous trouverez tout cela dans notre guide plus large sur [le RGPD pour les salons de beauté](/blog/rgpd-pour-salons-de-beaute). Cet article va un cran plus loin et s'en tient strictement à cette seule catégorie sensible : les données de santé. Qu'est-ce qui les rend particulières, quand pouvez-vous les traiter et - le plus important - comment les consigner de sorte que votre cliente soit protégée et que vous respectiez les règles ?
Que sont les catégories particulières de données au sens de l'article 9 ?
Le RGPD réserve une catégorie distincte et plus lourde : les "catégories particulières de données à caractère personnel" (article 9). Ce sont des données si sensibles que leur traitement est en principe interdit. Cette catégorie inclut notamment les données sur l'origine raciale ou ethnique, la religion, les opinions politiques, l'orientation sexuelle - et, le plus pertinent pour un salon, les données concernant la santé d'une personne.
Pour un institut de beauté, un salon de coiffure, un onglerie, une pédicure ou une praticienne en soins de la peau, on parle vite de données de santé dès que vous notez ce qui suit :
- Allergies et hypersensibilités - aux produits de coloration, à la colle, au latex ou à certains ingrédients. - Médicaments - anticoagulants, médicaments qui rendent la peau plus sensible, traitements hormonaux. - Affections cutanées - eczéma, psoriasis, rosacée, cicatrices, acné. - Grossesse - pertinente car certains soins et produits sont alors déconseillés. - Autres situations médicales - diabète avant une pédicure, troubles de la circulation, opérations récentes.
Le principe du RGPD est clair : en principe, vous ne pouvez pas traiter ces données. "Ne pas traiter" signifie ne pas collecter, ne pas noter et ne pas conserver. Il existe toutefois des exceptions, et l'une d'elles est essentielle pour le salon : le consentement explicite de la cliente.
Pourquoi un salon a tout de même besoin de ces données
Si le traitement est en principe interdit, pourquoi consigner des données de santé ? Parce que sans ces informations, vous ne pouvez pas garantir un soin sûr. Elles constituent les contre-indications : les raisons pour lesquelles vous ne devez pas réaliser un soin, ou devez l'adapter.
Quelques exemples concrets :
- Une cliente avec une allergie connue à un produit de coloration risque une réaction grave en cas de coloration inadaptée. - Les anticoagulants peuvent entraîner davantage de saignements lors d'une pédicure ou de certains soins de la peau. - Une grossesse implique que certaines huiles essentielles, peelings chimiques ou produits sont mieux évités. - Le diabète exige une vigilance accrue lors des soins des pieds, en raison d'une cicatrisation plus lente et d'un risque d'infection.
En bref, il ne s'agit pas de curiosité ni de constitution de dossier, mais d'un métier responsable. Le RGPD le reconnaît aussi : vous pouvez traiter ces données, à condition de le faire avec soin. Toute la clé est dans ce "avec soin". Demander le consentement est la première étape, mais tout aussi important est la façon dont vous stockez ensuite les données, qui peut les voir et combien de temps vous les conservez.
Les cinq exigences pour les données de santé
Pour traiter les données de santé correctement et licitement, cinq principes se rejoignent. Ils s'appliquent à l'échelle de l'UE et forment le fil rouge de toute bonne politique RGPD autour de l'article 9.
1. Consentement explicite. Pour les données client ordinaires, "l'exécution du contrat" suffit souvent, mais pour les données de santé, le seuil est plus élevé : il vous faut un consentement explicite. Il doit être spécifique, éclairé et donné activement - pensez à une case à cocher distincte ou à une signature sur une fiche de consultation indiquant quelles données vous consignez et pour quoi. Un consentement caché dans les conditions générales ne compte pas.
2. Minimisation des données. Ne consignez que ce qui est pertinent pour le soin. Noter une allergie à un produit précis, oui ; constituer un dossier médical complet, non. Demandez-vous pour chaque donnée : en ai-je vraiment besoin pour traiter cette cliente en sécurité ?
3. Stockage chiffré et séparé. Les données de santé n'ont pas leur place en vrac dans le champ de notes général, entre "aime le café" et "se gare toujours devant la porte". Elles doivent être stockées chiffrées et à part, afin de ne pas fuiter au détour d'un export, d'une capture d'écran ou du regard d'une collègue qui n'a rien à y voir. Le RGPD cite explicitement le chiffrement comme mesure de sécurité appropriée.
4. Restreindre l'accès. Seuls les membres du personnel qui réalisent effectivement le soin ont besoin de voir les notes de santé. Une personne à l'accueil qui ne fait que planifier des rendez-vous n'en a pas besoin. Des droits par membre du personnel (selon les rôles) maintiennent l'information sensible auprès des bonnes personnes.
5. Durée de conservation. Conservez les données de santé le moins longtemps possible. Si une cliente ne vient plus depuis des années, il n'y a aucune raison de garder ses allergies ou ses médicaments. Une durée de conservation fixe avec suppression automatique évite de constituer, sans le vouloir, une archive grandissante de données sensibles.
Pourquoi un simple champ de notes ne suffit pas
La plupart des logiciels de salon disposent d'un champ de notes sur la cliente. Pratique pour "veut toujours la même styliste" ou "était contente de la nouvelle couleur". Mais cette commodité même rend le champ inadapté aux données de santé.
Un champ de notes général est en effet :
- Visible par tout le monde qui ouvre la fiche cliente, quel que soit le rôle. - Non chiffré séparément - il figure dans la même ligne que le reste des données client. - Inclus dans les exports et sauvegardes sans protection distincte. - Sans registre de consentement - vous ne consignez nulle part que la cliente a accepté la conservation de ces données précisément sensibles. - Sans durée de conservation - l'allergie d'il y a cinq ans reste tout simplement là.
Pour de simples remarques, c'est très bien. Pour une allergie, une prise de médicaments ou une grossesse, cela ne satisfait pas l'article 9. Ce qu'il vous faut, c'est un endroit distinct et protégé - un coffre-fort - qui intègre déjà les cinq exigences ci-dessus.
Le coffre-fort de santé chiffré de Salonnare
Salonnare a été conçu délibérément pour cela. À côté du champ de notes client ordinaire, il existe un coffre-fort de santé chiffré et distinct, spécialement pour les données de l'article 9. Vous gardez ainsi les informations sensibles strictement séparées des notes du quotidien.
Ce que ce coffre-fort offre :
- Chiffrement AES-256. Les notes de santé sont stockées avec un chiffrement d'enveloppe AES-256-GCM, séparément des données client ordinaires. Même au sein du système, elles ne sont pas lisibles telles quelles. - Consentement enregistré. Chaque note de santé est accompagnée d'un enregistrement du consentement de la cliente (consent events), afin de pouvoir démontrer qu'elle a accepté - une exigence centrale du RGPD. - Droits selon les rôles. Seuls les membres du personnel dûment autorisés voient les notes de santé. Qui n'a pas cette autorisation ne voit tout simplement pas le coffre-fort. - Serveurs dans l'UE. Toutes les données client, y compris le coffre-fort de santé, sont hébergées sur des serveurs au sein de l'UE. - Durée de conservation automatique. Le coffre-fort applique une conservation automatique (par défaut environ 12 mois après la dernière activité), pour que les données sensibles ne subsistent pas indéfiniment.
Vous traitez ainsi les données de santé comme le prévoit l'article 9 : avec consentement, chiffrées, protégées et temporaires - sans avoir à bâtir vous-même un plan de sécurité technique.
Bien paramétré en quelques étapes
Passer à une méthode de travail propre pour les données de santé prend moins de temps qu'il n'y paraît. Ces étapes gardent le tout clair.
Étape 1 - Créez une fiche de consultation avec une case à cocher de consentement distincte. Placez les questions de santé (allergies, médicaments, affections cutanées, grossesse) sur une fiche de consultation numérique avec une case explicite : la cliente consent à ce que ces données soient consignées pour un soin sûr.
Étape 2 - Consignez les réponses dans le coffre-fort de santé, pas dans le champ de notes ordinaire. Elles restent ainsi chiffrées et protégées.
Étape 3 - Réglez les droits par membre du personnel. Déterminez qui peut voir les notes de santé. C'est généralement la personne qui réalise le soin, pas l'accueil.
Étape 4 - Restez minimal. Ne notez que ce dont vous avez vraiment besoin pour le soin, en formulations courtes et factuelles.
Étape 5 - Faites confiance à la durée de conservation automatique. Laissez le système supprimer les données obsolètes plutôt que de le suivre à la main.
Étape 6 - Reliez-le à votre [fichier clients](/features/fichier-clients). Vous voyez ainsi, pour chaque cliente, en un coup d'œil s'il existe des points d'attention pertinents pour le soin, sans que le contenu sensible soit visible par tous.
Conclusion : les données sensibles vont dans un coffre-fort, pas dans une note
Les données de santé sont l'information la plus sensible qui transite par votre salon. C'est pourquoi le RGPD les traite à part : le traitement est en principe interdit, sauf si vous disposez d'un consentement explicite et conservez les données de façon minimale, chiffrée, protégée et temporaire. Une allergie ou une prise de médicaments n'a pas sa place dans le champ de notes ordinaire, mais dans un endroit distinct et sécurisé.
Salonnare a intégré cet endroit : un coffre-fort de santé chiffré avec enregistrement du consentement, droits par membre du personnel, hébergement dans l'UE et durée de conservation automatique. Vous commencez gratuitement - le forfait gratuit permanent (Free, 0 € par mois, pour 1 membre du personnel et 50 réservations par mois) vous laisse tout essayer. Quand votre salon grandit, vous passez à Starter (29 €) ou Pro (59 €) par mois, avec un prix fixe sans commission par réservation, des paiements via des méthodes locales sur votre propre compte, une interface en cinq langues, et à la fois une application web et une application installable.
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Questions fréquentes
Que sont les catégories particulières de données au sens de l'article 9 du RGPD ?
Les catégories particulières de données sont des données spécialement sensibles pour lesquelles le RGPD prévoit un régime strict à l'article 9. Elles incluent notamment les données sur la santé, l'origine raciale ou ethnique, la religion, les opinions politiques et l'orientation sexuelle. Pour un salon, ce sont surtout les données de santé qui comptent : allergies, médicaments, affections cutanées et grossesse. Le traitement de cette catégorie est en principe interdit, sauf si vous disposez d'une exception valable - pour un salon, le plus souvent le consentement explicite de la cliente.
Puis-je, en tant que salon, noter les allergies et médicaments des clientes ?
Oui, mais uniquement avec un consentement explicite et si c'est pertinent pour le soin. Une allergie, un anticoagulant ou une affection cutanée peut déterminer si un soin est sûr, vous pouvez donc le consigner comme contre-indication. La condition est que la cliente ait activement consenti (par exemple via une case sur une fiche de consultation), que vous ne notiez pas plus que nécessaire, et que vous stockiez les données chiffrées et protégées.
Puis-je simplement le mettre dans le champ de notes de la cliente ?
Non, ce n'est pas prudent. Un champ de notes général est visible par tous ceux qui ouvrent la fiche cliente, n'est pas chiffré séparément, se retrouve dans les exports et les sauvegardes, et n'a ni registre de consentement ni durée de conservation. Les données de santé vont dans un coffre-fort distinct et chiffré, à accès restreint. Dans Salonnare, ce coffre-fort de santé est séparé du champ de notes ordinaire, avec chiffrement AES-256, droits selon les rôles et durée de conservation automatique.
Combien de temps puis-je conserver les données de santé des clientes ?
Le moins longtemps possible. Le RGPD ne prescrit pas de durée exacte pour les données de santé dans un salon, mais le principe de limitation de la conservation implique de les supprimer dès qu'elles ne sont plus nécessaires. Si une cliente ne vient plus depuis longtemps, il n'y a aucune raison de garder ses allergies ou ses médicaments. Une durée de conservation automatique - dans Salonnare, par défaut environ 12 mois après la dernière activité - évite de constituer sans le vouloir une archive grandissante de données sensibles.
Qu'est-ce que le "consentement explicite" au juste ?
Le consentement explicite est une forme plus exigeante de consentement que le RGPD requiert pour les catégories particulières de données. Il doit être libre, spécifique, éclairé et donné activement : la cliente sait exactement quelles données de santé vous consignez et pour quoi, et y consent consciemment. Cela peut se faire, par exemple, avec une case distincte ou une signature sur une fiche de consultation. Un consentement caché dans les conditions générales ou pré-coché ne compte pas.