Installer un logiciel de salon gratuit : numériser son salon en cinq étapes
Un agenda papier fonctionne très bien, jusqu'au moment où vous avez les mains dans les cheveux d'une cliente et où votre téléphone vibre pour la troisième fois. Les messages, la messagerie vocale et les petits papiers vous coûtent plus de temps que la coupe elle-même. Beaucoup d'indépendants de la beauté cherchent donc un logiciel de salon gratuit, puis butent sur la même question : par où commencer, et combien de temps prend le transfert ? Cet article n'est pas une liste de choix mais un plan de marche. Vous suivez cinq étapes - prestations, fichier clients, réservation en ligne, caisse et rappels - et pour chacune vous voyez ce qu'il faut préparer et où les autres se bloquent. À la fin, vous saurez aussi exactement ce que coûte le passage, y compris le montant qui est réellement prélevé sur un paiement.
Ce qu'un après-midi de numérisation vous rapporte
Une grande partie des salons de coiffure et d'esthétique est tenue par des indépendants sans personnel. C'est précisément ce groupe qui perd le plus de temps sur la prise de rendez-vous, puisque personne d'autre ne décroche. La numérisation ne règle pas cela en vous faisant travailler plus dur, mais en vous retirant la planification des mains.
Ce dont vous avez besoin au fond, c'est d'un logiciel de prise de rendez-vous : un système qui sait combien de temps dure chaque prestation et quels créneaux de votre semaine sont encore libres. S'y ajoute ce qu'un salon demande en propre : des fiches clients, une caisse qui applique le bon taux de TVA et des paiements qui arrivent sur votre propre compte.
La différence se voit dès la première semaine. Les doubles réservations disparaissent, car un créneau ne peut être attribué qu'une fois. Votre agenda est sur votre téléphone, vous ne rappelez donc plus le soir. Et dès le premier jour vous construisez un fichier clients structuré, réellement exploitable plus tard, au lieu d'une pile de papiers que personne ne consulte.
Étape 1 : transférez vos prestations et vos horaires
Ne commencez pas par vos clientes mais par votre carte de prestations. Saisissez trois éléments par soin : le nom, la durée et le prix. La durée est le champ le plus important, car elle détermine la taille des créneaux dans votre agenda et donc le nombre de clientes qui tiennent dans une journée.
Soyez honnête sur cette durée. Si vous comptez une coupe à trente minutes alors qu'elle vous en prend quarante-cinq, votre journée prend du retard dès la deuxième cliente. Intégrez le temps de rangement et de préparation dans la durée, ou prévoyez une marge entre les rendez-vous. Renseignez ensuite vos horaires de travail, pauses et jours de fermeture compris.
Commencez petit : saisissez vos cinq prestations les plus réservées et ajoutez le reste plus tard. Un système à moitié fini que vous utilisez aujourd'hui vaut mieux qu'un système complet prêt le mois prochain. À quoi ressemble la gestion des rendez-vous en pratique, la page fonctionnalité vous le montre.
Étape 2 : reprenez votre fichier clients sans le retaper
Si vous venez d'un autre système, exportez vos clientes en fichier CSV et importez-le en une fois. Si vous travaillez sur papier, ne retapez pas tout votre fichier cartonné. Ne saisissez que les clientes venues au cours de l'année écoulée et laissez les autres entrer naturellement à leur prochain rendez-vous.
Faites attention à ce que vous conservez exactement. Le RGPD vous autorise à enregistrer ce qui est nécessaire à la prestation et à la gestion, pas tout ce que vous savez par hasard. Nom, coordonnées et historique des soins sont logiques. Une note sur la situation privée d'une cliente n'a rien à y faire.
Une catégorie demande une attention particulière. Si vous notez des allergies, des médicaments, des affections cutanées ou une grossesse, vous traitez des données sensibles au sens de l'article 9 du RGPD. Un simple champ de commentaires ne suffit pas : ces informations doivent aller dans un coffre chiffré à part, avec ses propres droits d'accès, pour que toute l'équipe ne puisse pas les lire. Chez Salonnare ce coffre est intégré au fichier clients, y compris dans le plan gratuit.
Étape 3 : activez la réservation en ligne sur votre propre site
C'est là que se trouve le plus grand gain de temps. Tant que les clientes ne peuvent réserver que par téléphone, vous êtes joignable quand vous avez le temps. Avec un widget de réservation sur votre propre site ou vos réseaux sociaux, elles réservent le soir depuis leur canapé, et vous voyez le lendemain matin une journée remplie.
Une part importante des réservations arrive en dehors des heures d'ouverture, précisément quand vous n'auriez pas pu décrocher. Regardez toutefois où atterrissent ces réservations. Certains prestataires vous placent dans leur propre place de marché, où votre cliente défile d'abord devant vos concurrents. Réserver sur votre propre domaine garde la relation client chez vous.
Dans les réglages de réservation, posez tout de suite deux limites : jusqu'à quand à l'avance les clientes peuvent réserver, et jusqu'à quel délai avant le rendez-vous. Sans ces limites, le samedi à huit heures du matin vous verrez apparaître un rendez-vous pour huit heures et quart. Pour voir si cela vous convient, vous pouvez activer le plan gratuit et poser le widget sur votre site le jour même.
Étape 4 : reliez votre caisse et votre comptabilité
Un rendez-vous passé doit encore être encaissé. Faites-le dans le même système, sinon vous tenez deux comptabilités qui ne se recoupent jamais tout à fait. Une caisse enregistreuse reliée à votre agenda sait déjà quelle prestation a été réalisée et prépare le ticket en une seule action.
La TVA est le point de vigilance ici. Dans beaucoup de pays, les prestations de coiffure et les produits que vous revendez relèvent de taux différents - aux Pays-Bas par exemple, les prestations sont au taux réduit de 9 pour cent, les produits de revente non. Une caisse qui fait cette distinction toute seule vous épargne une soirée de tri en fin de trimestre.
Votre comptabilité n'a pas besoin d'être manuelle ensuite. Salonnare propose une fonction d'export qui verse vos données de chiffre d'affaires dans un fichier destiné à des logiciels comptables comme Moneybird ou e-Boekhouden. Notez le mot export : vous transférez les données vous-même quand cela vous arrange, ce n'est pas une liaison permanente qui synchronise tout automatiquement.
Étape 5 : activez les rappels automatiques
La dernière étape prend cinq minutes et se rentabilise immédiatement. Une cliente qui ne vient pas vous coûte un créneau entier dans votre agenda, et ce créneau ne se revend plus. Un rappel par e-mail ou WhatsApp, la veille, élimine une bonne partie de ces rendez-vous oubliés.
Envoyez le rappel à un moment où l'on peut encore agir. Vingt-quatre heures à l'avance est en général le meilleur compromis : assez tôt pour annuler et vous laisser remplir le créneau, assez tard pour ne pas être oublié à nouveau. Mettez l'adresse et la durée dans le message, cela vous évitera d'autres appels.
Utilisez le même canal pour les confirmations. Une cliente qui voit une confirmation juste après avoir réservé en ligne ne rappelle pas par précaution. Comment régler et personnaliser ces messages est expliqué sur la page des rappels automatiques.
Ce que cela coûte, et ce qui est réellement prélevé sur un paiement
Le plan Free de Salonnare coûte 0 euro par mois et s'adresse à une personne seule, avec un maximum de 50 réservations par mois. Ce n'est pas une période d'essai qui s'arrête au bout de deux semaines. Si vous dépassez ce cadre, Starter est à 29 euros par mois et Pro à 59 euros par mois, en conservant votre agenda, vos fiches clients et vos réglages.
Soyez précis avec le mot commission, car beaucoup de choses sont brouillées autour de lui sur ce marché. Chez Salonnare, il n'y a pas de commission de place de marché sur les nouvelles clientes qui arrivent via la plateforme : ce pourcentage est de 0. Ce qui s'applique, c'est des frais de plateforme de 0,5 pour cent avec un minimum de 30 centimes sur chaque paiement en ligne ou par carte. Sur une prestation de 60 euros, cela fait 30 centimes. Un encaissement en espèces à la caisse n'entre pas dans ce calcul.
Le paiement lui-même passe par Mollie ou Stripe et arrive directement sur votre propre compte bancaire : votre chiffre d'affaires ne reste pas bloqué chez un intermédiaire. Pour mettre ces montants en regard d'autres prestataires, utilisez la méthode de notre guide pour comparer les logiciels de salon. Vous hésitez encore entre plusieurs formules gratuites ? Notre panorama des meilleurs choix gratuits pour votre salon va plus loin. Et si vous voulez simplement commencer, mettez votre première prestation en ligne dès aujourd'hui via le plan gratuit.
Mettez votre agenda en ligne dès aujourd'hui
Saisissez vos cinq prestations les plus réservées, posez le widget de réservation sur votre propre site et laissez vos clientes réserver le soir. Le plan Free coûte 0 euro par mois, s'adresse à une personne seule avec 50 réservations par mois, et n'expire pas. Voyez ci-dessous ce que contient chaque formule.
Voir toutes les formules et les prixQuestions fréquentes sur la numérisation de votre salon
Le logiciel de salon gratuit de Salonnare est-il vraiment gratuit ?
Le plan Free coûte 0 euro par mois et n'est pas un essai temporaire. Il s'adresse à une personne seule, avec un maximum de 50 réservations par mois, et aucune carte bancaire n'est demandée. Il n'y a pas de commission de place de marché sur les clientes qui réservent chez vous via la plateforme. Sur les paiements en ligne et par carte, nous facturons en revanche des frais de plateforme de 0,5 pour cent avec un minimum de 30 centimes par transaction.
Combien de temps prend le changement ?
Comptez une demi-journée si vous voulez tout faire d'un coup. Saisir vos cinq prestations les plus réservées et vos horaires est une affaire de minutes ; l'essentiel du temps passe dans le fichier clients. Si votre liste vient d'un autre système, vous l'importez en CSV et c'est réglé en un quart d'heure. Si vous partez du papier, ne saisissez que les clientes de l'année écoulée et laissez les autres arriver à leur prochain rendez-vous.
Mes données sont-elles en sécurité dans une formule gratuite ?
La sécurité est identique chez Salonnare quelle que soit la formule, payante ou non. Vos données se trouvent sur des serveurs situés dans l'UE et le traitement respecte le RGPD. Les données de santé comme les allergies, les médicaments ou les affections cutanées ne sont pas conservées dans un champ de notes ordinaire mais dans un coffre chiffré à part, conçu pour l'article 9 du RGPD, avec des droits d'accès propres à chaque membre de l'équipe.
Est-ce que je paie une commission par rendez-vous ?
Il n'y a pas de commission de place de marché sur vos réservations : ce pourcentage est de 0, y compris pour les nouvelles clientes trouvées via la plateforme. Des frais de plateforme de 0,5 pour cent, avec un minimum de 30 centimes, s'appliquent en revanche à chaque paiement en ligne ou par carte. Sur une prestation de 60 euros, cela représente 30 centimes. Si vous encaissez en espèces à la caisse, ces frais ne s'appliquent pas. Le montant du paiement lui-même arrive sur votre propre compte via Mollie ou Stripe.