Clôture de journée au salon de coiffure : un plan étape par étape pour l'agenda, la fiche cliente et demain

Clôturer la journée, ce n'est pas seulement fermer la caisse

Quand on parle de clôture de journée, la plupart des coiffeurs pensent à la caisse : compter le tiroir, comparer le total carte, consulter le rapport du jour. C'est important, et nous traitons ce volet dans notre guide sur la clôture de journée avec votre logiciel de caisse.

Au salon de coiffure, la caisse n'est pourtant pas la seule chose qui doit être juste en fin de journée. Le métier de la cosmétologie et de la coiffure repose sur un travail que vous devrez reproduire ou ajuster plus tard : la couleur d'aujourd'hui est le point de départ du prochain rendez-vous, et une cliente qui a dépassé de vingt minutes aura besoin d'un créneau plus long la prochaine fois. Ce que vous ne notez pas ce soir, vous devrez le reconstituer de mémoire.

C'est pourquoi nous découpons la clôture en quatre étapes courtes qui ne concernent pas l'argent : l'agenda, la fiche cliente, demain et la passation. Ensemble, elles prennent un quart d'heure environ et vous évitent de chercher le lendemain matin.

Étape 1 : donnez un statut final à chaque rendez-vous du jour

Parcourez l'agenda du jour de haut en bas. Chaque rendez-vous doit se terminer par l'un de ces trois résultats : terminé, absent (no-show) ou annulé. Un rendez-vous encore « planifié » alors que la cliente est rentrée depuis longtemps raconte quelque chose de faux à vos rapports, à votre fiche cliente et à votre collègue.

Terminé, mais sans ticket ? Il y a probablement eu un souci à l'encaissement. Réglez-le maintenant, tant que vous vous souvenez si la cliente a payé en espèces ou si le ticket a atterri sur un autre rendez-vous.

La cliente n'est pas venue ? Marquez le rendez-vous comme absent et non comme annulé. La différence compte : vous verrez plus tard quelles clientes manquent plus souvent, et c'est la base d'une politique d'absence équitable.

Dépassement ou fin anticipée ? Notez-le sur le rendez-vous. Un balayage qui dure toujours trois quarts d'heure de plus que prévu dans l'agenda, ce n'est pas de la malchance, c'est une mauvaise durée de prestation.

Dans Salonnare, vous n'avez pas besoin de compter sur votre mémoire. Un rendez-vous passé qui est encore planifié apparaît comme tâche dans vos notifications, avec le choix d'encaisser, de le marquer comme terminé ou absent, ou de l'annuler. Aucun rendez-vous du jour ne reste en suspens.

Étape 2 : notez la formule couleur tant que vous vous en souvenez

C'est l'étape la plus souvent sautée, et celle qui coûte le plus quand elle manque. À 11 heures, vous savez exactement quel dosage vous avez utilisé. À 18 heures, vous hésitez déjà, et dans six semaines une cliente s'assoit dans votre fauteuil en demandant « la même chose que la dernière fois ».

Pour chaque coloration, notez au minimum :

La marque et la gamme du produit.

La hauteur de ton de départ et la nuance visée, par exemple de 7/0 à 6/77.

La quantité et l'oxydant : combien de grammes et quel pourcentage.

Qui l'a réalisée et ce qui a été remarqué : temps de pose, une zone qui a pris différemment, ce que vous changeriez la prochaine fois.

Dans Salonnare, vous activez les formules couleur sur la fiche cliente dans les réglages, sous Paramètres clients. Vous enregistrez ensuite par cliente une formule avec exactement ces champs : date, marque, nuance de départ, nuance visée, quantité en grammes, oxydant, collaboratrice et une note libre. La prochaine fois, l'historique figure sur la fiche cliente, même si une collègue reprend la cliente. Avec les droits par collaborateur, vous décidez qui peut consulter les fiches et qui peut les modifier.

Une exception : le cuir chevelu a réagi à un produit, ou la cliente a mentionné une allergie ? C'est une donnée de santé, qui n'a pas sa place dans une note ordinaire. Pour cela, Salonnare dispose d'un coffre-fort santé séparé et chiffré, avec un droit dédié par collaborateur. Il est inclus dans chaque formule, y compris la gratuite.

Étape 3 : prenez cinq minutes pour regarder demain

Ouvrez l'agenda de demain et posez-vous trois questions.

Qui arrive en premier, et de quoi cette cliente a-t-elle besoin ? Une longue coloration à 9 heures suppose que la couleur soit prête et le fauteuil libre. Lisez dès maintenant la fiche des deux premiers rendez-vous, pour ne pas commencer demain en cherchant.

Avez-vous assez de produit ? Regardez les colorations de demain et vérifiez que les nuances nécessaires sont en stock. Si vous utilisez la gestion des stocks de Salonnare, chaque vente en caisse déduit le stock immédiatement et vous recevez une notification lorsqu'un produit passe sous son stock minimum.

Le créneau est-il bon ? Si vous voyez un rendez-vous que vous savez trop serré par expérience, appelez ou écrivez à la cliente maintenant plutôt que demain à 8 h 55.

Vous n'avez pas à envoyer les rappels vous-même : Salonnare envoie automatiquement un rappel par e-mail aux clientes. Si un rendez-vous de demain concerne une cliente sans adresse e-mail, vous savez qu'elle ne recevra pas de rappel. C'est le bon moment pour la contacter vous-même.

Étape 4 : laissez une passation que quelqu'un d'autre peut lire

Si vous travaillez à plusieurs, la clôture est aussi une passation. Une note du type « vérifier rendez-vous » n'aide personne. Écrivez ce qui doit se passer, pour qui et pourquoi :

Concret : « Mme Martin, demain 10 h, veut plus court que la dernière fois. Formule sur la fiche, oxydant passé de 9 à 6 %. »

Points ouverts : un ticket que vous n'avez pas pu clôturer, une cliente qui rappellera, une commande en route.

Un seul endroit : convenez de l'endroit où se trouve la passation. Un papier près de la caisse, un groupe de messagerie et une note dans l'agenda en même temps, c'est la moitié qui passe à la trappe.

Restez bref. Tout ce qui concerne une seule cliente va sur sa fiche ou sur le rendez-vous, car c'est là que votre collègue cherchera. La passation sert uniquement à ce qui demande une action demain.

Et la caisse ? En bref

Le volet caisse fait bien sûr partie de la clôture : chaque ticket finalisé, espèces et carte comparées avec ce que vous comptez, et chaque écart noté avant de partir. Faites ce contrôle avant l'étape 1, car c'est juste après avoir parcouru les tickets du jour que vous repérez le plus vite un rendez-vous sans ticket.

Dans Salonnare, la caisse avec espèces et carte est incluse dans chaque formule, y compris la gratuite. Le rapport du jour, avec le chiffre d'affaires par collaborateur et par moyen de paiement et les pourboires à part, est disponible à partir de Starter. Pour choisir une caisse adaptée à votre salon, consultez notre guide pour choisir votre logiciel de caisse.

Mettre en place cette routine dans Salonnare

Pas besoin d'une configuration compliquée. Activez les formules couleur sur la fiche cliente, convenez avec votre équipe que chaque rendez-vous reçoit un statut final avant la fermeture, et choisissez un seul endroit pour la passation. Au bout d'une semaine, c'est une habitude.

Salonnare réunit l'agenda, la fiche cliente avec formules couleur, la caisse et les rappels au même endroit, conçu pour les salons de coiffure. Il existe trois formules : Free à 0 € par mois (1 collaborateur, 50 rendez-vous par mois), Starter à 29 € et Pro à 59 € par mois.

Envie d'essayer ? Commencez gratuitement avec Salonnare et mettez en place votre première clôture de journée dès ce soir.

Questions fréquentes