Caisse pour institut de beauté : comment clôturer chaque journée, du comptage de la caisse au comptable
Après votre dernier soin, vous voulez rentrer chez vous, mais la caisse doit d'abord être juste. Une caisse pour institut de beauté calcule pour vous les tickets, la TVA et les modes de paiement. Ce qu'elle ne fait pas à votre place, c'est vérifier que le tiroir-caisse, le terminal de paiement et votre agenda racontent la même histoire. C'est tout l'enjeu de la clôture de journée. Dans ce guide, vous verrez comment la garder courte et fiable : les étapes à suivre chaque soir, ce qu'il faut faire chaque semaine et chaque trimestre, et comment éviter qu'un soin sans ticket ou un acompte déjà payé ne fausse vos chiffres.
Pourquoi la clôture de journée est le moment le plus important de votre caisse
Un système de caisse enregistre chaque vente au moment où elle a lieu. Les erreurs surviennent rarement lors de l'encaissement lui-même, mais dans tout ce qui l'entoure : une cliente qui paie en espèces alors que le ticket indique la carte, un soin jamais encaissé, un produit sorti du rayon sans être enregistré. Plus un tel écart reste en suspens, plus il devient difficile de comprendre ce qui s'est passé.
Une clôture de journée régulière repère ces erreurs le jour même, tant que vous vous souvenez encore de qui était installée dans le fauteuil. Votre comptable reçoit des chiffres déjà justes, et vous n'avez pas à fouiller des semaines de tickets au moment de la déclaration de TVA. Si vous travaillez avec plusieurs taux de TVA, comme aux Pays-Bas avec 21 % sur la plupart des soins et produits et 9 % sur les prestations de coiffure, il est pratique que chaque ligne de ticket porte déjà le bon taux.
Pour organiser l'encaissement lui-même, avec des tickets conformes et les obligations de conservation, consultez notre guide sur le système d'encaissement pour votre institut de beauté. Cet article porte sur ce qui vient ensuite : la clôture de la journée.
Étape 1 : finalisez d'abord les rendez-vous du jour
Ne commencez pas par le tiroir, mais par votre agenda. En fin de journée, chaque rendez-vous du jour doit avoir un statut clair : encaissé, absence ou annulé. Un rendez-vous encore marqué comme planifié alors que la cliente est partie depuis longtemps correspond souvent à un chiffre d'affaires enregistré nulle part.
Dans Salonnare, vous encaissez un rendez-vous directement depuis l'agenda. Le ticket est alors lié à ce rendez-vous, et vous voyez plus tard quel soin correspond à quel paiement. Lorsque l'heure de fin d'un rendez-vous est passée et qu'il est toujours ouvert, il apparaît comme tâche 'Rendez-vous à traiter' dans vos notifications. Vous savez ainsi, avant même de compter, quels rendez-vous demandent encore votre attention.
Conseil : traitez une absence le jour même. Si vous attendez le lendemain, vous ne savez souvent plus si la cliente n'est vraiment pas venue ou si elle est passée plus tard et a payé en espèces.
Étape 2 : comptez la caisse et comparez par mode de paiement
Une fois l'agenda à jour, comparez ce qu'indique votre système avec ce qui est réellement entré. Faites-le par mode de paiement, car chaque canal a son propre point de contrôle.
Espèces. Comptez le tiroir et retirez votre fonds de caisse fixe. Le reste doit correspondre au total des espèces de la journée. La caisse de Salonnare arrondit les montants en espèces aux 5 centimes, pour que ce total corresponde à ce que vous pouvez réellement compter.
Carte. Comparez le total carte de votre caisse avec le total du jour de votre terminal de paiement.
En ligne et iDEAL. Vérifiez les paiements en ligne dans le tableau de bord de votre prestataire, comme Mollie ou Stripe. L'argent arrive sur votre propre compte.
Dans Salonnare, ces chiffres sont réunis dans le rapport du jour : le chiffre d'affaires de la journée choisie, réparti par employé et par mode de paiement, avec la liste des tickets en dessous. Les pourboires sont affichés à part, pour ne pas brouiller votre chiffre d'affaires. Le rapport du jour fait partie des rapports, inclus dans Starter et Pro. Avec le plan gratuit, vous encaissez déjà en espèces et par carte dans la caisse.
Un écart de caisse ? Notez-le le soir même, avec le montant et votre meilleure explication. Un petit écart noté tout de suite reste un détail. Le même écart découvert à la fin du trimestre vous coûte un après-midi de recherches. Si votre institut est aux Pays-Bas, l'Ondernemersplein du gouvernement néerlandais explique quels documents conserver et pendant combien de temps.
Étape 3 : surveillez les acomptes et les ventes de produits
Deux éléments faussent facilement un total journalier : l'argent reçu plus tôt, et les produits vendus au comptoir.
Acomptes. Si vous demandez un acompte à la réservation, une partie du soin est déjà payée avant l'arrivée de la cliente. Cet acompte est déduit sur le ticket. Le rapport du jour de Salonnare indique à part la partie du chiffre d'affaires déjà reçue sous forme d'acompte, pour que vous ne cherchiez pas ce montant dans le tiroir ou sur le terminal. Les acomptes sont inclus dans la formule Pro. Pourquoi et comment les utiliser, c'est ce qu'explique notre guide pour demander un acompte dans votre salon.
Produits. Quand vous vendez une crème de jour ou un sérum à l'accueil, la caisse le déduit immédiatement de votre stock. Une vente n'est jamais bloquée parce que le stock est à zéro, mais vous recevez une alerte quand un produit passe sous votre minimum. Vous voyez ainsi, au moment de la clôture, ce qu'il faut recommander. La gestion des stocks est incluse à partir de Starter. Pour simplifier aussi l'inventaire annuel, découvrez comment automatiser l'inventaire de votre salon.
Chaque semaine et chaque trimestre : du rapport du jour au comptable
La clôture quotidienne est la base. Une fois par semaine, regardez un peu plus loin. Parcourez le chiffre d'affaires par employé et vérifiez s'il y a des jours où un écart de caisse revient sans cesse, ou où un nombre inhabituel de rendez-vous sont restés sans ticket. Ce sont des signes qu'une habitude à l'accueil ne fonctionne pas. Pour passer de la recette du jour à une vision de votre bénéfice réel, lisez notre guide sur le rapport de chiffre d'affaires du salon.
Chaque trimestre, vous transmettez vos chiffres pour la déclaration de TVA. Salonnare génère pour cela des fichiers d'export que vous importez dans Moneybird, e-Boekhouden ou Exact Online. Il s'agit d'un export et non d'une connexion en direct : c'est vous qui décidez quand les données partent vers votre comptabilité. L'export comptable est inclus à partir de Starter.
Tenez aussi compte des frais de paiement lors du rapprochement. Chaque paiement en ligne ou par carte via Salonnare comporte des frais de transaction de 0,5 %, avec un minimum de €0,30 par paiement. Votre prestataire de paiement facture en plus ses propres frais. Enregistrez ces montants en charges, et ce qui arrive sur votre compte correspondra à votre chiffre d'affaires.
Qui peut faire quoi à la caisse, et où ranger les données de santé ?
Si plusieurs personnes travaillent à l'accueil, vous ne voulez pas que chacune puisse tout faire. Dans Salonnare, vous définissez des droits par employé, par exemple qui peut encaisser et qui peut seulement consulter l'agenda. Votre clôture de journée reste ainsi claire, car vous savez qui peut créer ou modifier un ticket.
Autre erreur fréquente : des informations de santé dans un champ de notes de la caisse ou de la fiche cliente. Les allergies, les médicaments et les affections cutanées sont des catégories particulières de données au sens de l'article 9 du RGPD. Salonnare les conserve dans un coffre séparé et chiffré, avec un consentement distinct de la cliente, et visibles uniquement par les employés que vous désignez. Pour en savoir plus, lisez notre guide sur le logiciel de dossier client pour votre salon.
Comment démarrer votre clôture de journée avec Salonnare
Salonnare est une plateforme récente qui réunit agenda, réservation en ligne, caisse et gestion des clients dans un seul système, en cinq langues et avec vos données dans l'UE. Vous travaillez dans le navigateur, sur une tablette à l'accueil, votre téléphone ou votre ordinateur portable. Vous payez un montant mensuel fixe et rien par rendez-vous.
Free, €0 par mois : un employé, 50 rendez-vous par mois, une page de réservation en ligne, la caisse pour les espèces et la carte, la gestion des clients et des rappels par e-mail.
Starter, €29 par mois : jusqu'à trois employés, rendez-vous illimités, paiements en ligne, rapports avec le rapport du jour, gestion des stocks et export comptable.
Pro, €59 par mois : employés illimités, avec en plus, entre autres, les acomptes et les campagnes e-mail.
Comparez les formules actuelles sur la page des tarifs. Vous commencez tout juste à chercher ? Lisez d'abord comment choisir une caisse pour votre institut de beauté ou comment comparer les logiciels de salon.
Vous voulez voir à quoi ressemble votre propre clôture de journée ? Commencez gratuitement avec Salonnare et encaissez votre premier rendez-vous dès aujourd'hui.
Clôturez votre journée avec des chiffres justes
Commencez avec le plan gratuit : €0 par mois pour un employé et 50 rendez-vous, avec la caisse pour les espèces et la carte. Quand votre institut grandit, passez à Starter (€29) ou Pro (€59).
Commencer gratuitement avec SalonnareQuestions fréquentes
Que dois-je vérifier lors de la clôture de journée de mon institut ?
Trois choses : que tous les rendez-vous du jour sont encaissés ou traités, que les espèces comptées et le total carte correspondent à votre caisse, et que les acomptes et les ventes de produits ont été correctement enregistrés. Notez tout écart de caisse le soir même, avec le montant et une explication.
Le rapport du jour est-il inclus dans le plan gratuit de Salonnare ?
Avec le plan gratuit, vous encaissez en espèces et par carte et vous gérez vos clients. Le rapport du jour avec le chiffre d'affaires par employé et par mode de paiement fait partie des rapports, inclus dans Starter (€29 par mois) et Pro (€59 par mois).
Que faire si la caisse ne tombe pas juste ?
Recomptez d'abord et vérifiez si un paiement a été enregistré sous le mauvais mode, par exemple des espèces pour un ticket encaissé par carte. Si l'écart persiste, notez-le avec la date et une explication, pour que votre comptable puisse le justifier plus tard.
Salonnare envoie-t-il automatiquement mes données de caisse à mon logiciel comptable ?
Non. Salonnare génère des fichiers d'export que vous importez vous-même dans Moneybird, e-Boekhouden ou Exact Online. Ce n'est pas une connexion en direct. L'export comptable est inclus dans Starter et Pro.
Combien coûte l'encaissement via Salonnare ?
Vous payez une formule fixe de €0, €29 ou €59 par mois, sans frais par rendez-vous et sans commission de marketplace sur les nouveaux clients. En revanche, chaque paiement en ligne ou par carte comporte des frais de transaction de 0,5 %, avec un minimum de €0,30 par paiement. Votre prestataire de paiement facture en plus ses propres frais.