Automatiser la gestion de salon : le temps que vous gagnez par semaine
Automatiser la gestion de salon, c'est laisser les confirmations, les rappels et les données clients se faire tout seuls pendant que vous restez auprès de la personne dans votre fauteuil. Cet article calcule le temps que cela fait gagner à un petit salon chaque semaine, montre les étapes à automatiser et ce qu'il faut regarder pour choisir et changer d'outil.
Commencez par calculer : que vous coûte le travail manuel par semaine ?
Prenez un salon avec 25 rendez-vous par semaine. Ce sont des hypothèses, adaptez-les à votre salon.
À la main, chaque rendez-vous prend environ 4 minutes pour la planification et les échanges de messages, 2 minutes pour une confirmation et 2 minutes pour un rappel : 8 minutes. Pour 25 rendez-vous, cela fait 25 × 8 = 200 minutes, soit 3 heures 20 par semaine.
Si la cliente ou le client réserve en ligne et que la confirmation et le rappel partent automatiquement, il reste environ 1 minute de contrôle par rendez-vous : 25 × 1 = 25 minutes.
Gain : 200 - 25 = 175 minutes par semaine. Sur 4 semaines, cela fait 700 minutes, soit 11 heures 40 (11,67 heures).
Face à Starter à 9,99 € par mois, cela donne 9,99 € / 11,67 = environ 0,86 € par heure gagnée. Avec Pro (14,99 € par mois), c'est 14,99 € / 11,67 = environ 1,28 € par heure. Que vous récupériez vraiment ces heures dépend de ce que vous en faites, mais vous pouvez refaire le calcul vous-même.
Laisser confirmations et rappels se faire seuls
Un agenda numérique prend aussi les réservations hors des heures d'ouverture et envoie aussitôt une confirmation par e-mail. Indiquez-y la date, l'heure, le collaborateur et la prestation, et montrez comment modifier le rendez-vous.
Programmez aussi un rappel automatique par e-mail à un moment fixe avant le rendez-vous, avec les mêmes informations et les mêmes coordonnées que pour la réservation. Testez les deux messages vous-même sur votre téléphone. Pour savoir comment les rappels fonctionnent, lisez les rappels automatiques de rendez-vous.
Vous voulez savoir si cela marche ? Comptez les rendez-vous manqués dans les semaines avant et après la mise en place.
Données clients et historique des prestations au même endroit
Conservez coordonnées, préférences et notes dans une fiche client et notez après chaque rendez-vous la prestation et les produits utilisés. Un coiffeur consigne par exemple la couleur, une pédicure les points d'attention pour la fois suivante. N'ajoutez que ce qui aide au prochain rendez-vous.
Dans le fichier clients, cela fait partie du rendez-vous. Les données de santé sont dans un coffre-fort chiffré séparé selon l'article 9 du RGPD, et les rôles décident qui voit quoi. Décidez aussi à l'avance comment vous corrigez ou supprimez des données si un client le demande.
Choisir et changer d'outil sans doubles réservations
Comparez les logiciels avec la même liste de contrôle : agenda, fichier clients, caisse, stock et rapports. Ce dont vous avez besoin varie selon le salon : un salon de coiffure planifie par collaborateur et enregistre les ventes, un institut de beauté suit prestations et produits, une pédicure s'appuie sur les notes de soin. Testez la rapidité avec laquelle vous retrouvez un rendez-vous sur votre téléphone.
Le changement se fait en quatre étapes : exportez les données existantes, comparez noms, coordonnées et réservations à venir avec la nouvelle administration, importez-les et vérifiez par sondage que les rendez-vous sont rattachés à la bonne personne. Testez d'abord avec une copie. Les doubles réservations apparaissent quand deux agendas continuent en parallèle, et des données se perdent quand un fichier est incomplet.
Les paiements via Mollie ou Stripe arrivent sur votre propre compte. Pour votre comptabilité, vous exportez les données, par exemple vers Moneybird ou e-Boekhouden. C'est un export et non une liaison en direct : comparez les totaux avec votre caisse période par période.
Vous planifiez les rendez-vous dans la gestion des rendez-vous. Pour une organisation plus sereine, lisez gestion de salon sans chaos. Convenez enfin avec votre équipe de qui met les données à jour et de la façon dont les rendez-vous sont transmis.
Ce que cela coûte dans Salonnare
Free coûte 0 € par mois, Starter 9,99 € et Pro 14,99 € par mois, hors TVA et résiliable chaque mois.
Chaque paiement en ligne ou par carte via Salonnare supporte des frais de transaction de 0,5 %, avec un minimum de 0,30 €. Exemple : sur un paiement en ligne de 35 €, 0,5 % font 0,175 €, donc le minimum de 0,30 € s'applique. Sur 100 €, cela fait 0,50 €.
Consultez les tarifs par formule ou commencez gratuitement avec Salonnare.
Laissez votre agenda faire le travail répétitif
Commencez avec la formule gratuite Free (0 € par mois). Quand votre salon grandit, passez à Starter (9,99 €) ou Pro (14,99 €), résiliable chaque mois.
Commencer gratuitement avec SalonnareQuestions fréquentes
Comment commencer à automatiser la gestion de mon salon ?
Saisissez prestations, collaborateurs et horaires disponibles. Les clients choisissent ensuite eux-mêmes un créneau et le rendez-vous arrive dans l'agenda. Commencez par une prestation très demandée et vérifiez que les disponibilités correspondent aux horaires de votre équipe.
À qui s'adresse un logiciel de salon ?
Aux coiffeurs, instituts de beauté, studios d'ongles, barbershops et pédicures, y compris indépendants. Choisissez les fonctions selon vos tâches quotidiennes : un salon qui vend des produits profite de la gestion du stock, une équipe de plusieurs praticiens d'agendas partagés et de droits d'accès.
Quelle différence entre un logiciel de salon gratuit et payant ?
Chez Salonnare, Free coûte 0 € par mois, Starter 9,99 € et Pro 14,99 € par mois, hors TVA et résiliable chaque mois. La formule gratuite convient à un petit démarrage ou à peu de réservations ; les formules payantes s'adressent aux salons qui ont plus de collaborateurs ou besoin de fonctions en plus.
Qu'apporte un logiciel de salon ?
Moins de doubles saisies. Rendez-vous, données clients, caisse et stock sont dans un seul système : après une prestation, vous enregistrez aussitôt un produit vendu et le stock se met à jour.