Rappels automatiques de rendez-vous : comment ils fonctionnent pour votre salon
Un rappel automatique fonctionne le mieux comme une étape fixe de votre gestion des rendez-vous, et non comme un message isolé activé quelque part dans le logiciel. Le message ne vaut que ce que vaut le rendez-vous dont il provient : si la date, l'heure ou la prestation est fausse, le rappel répète cette erreur à l'heure prévue. Dans cet article, vous verrez ce qu'un rappel fait et ne fait pas, ce qu'il doit contenir, comment choisir le moment d'envoi et quels contrôles garantissent que votre cliente sait exactement à quoi s'en tenir.
Ce qu'un rappel automatique fait, et ce qu'il ne fait pas
Une fois qu'une cliente a réservé une prestation, plus personne n'a besoin de noter qui doit encore recevoir un message. Le logiciel envoie un rappel à un moment défini avant le rendez-vous. Cela évite les appels de relance et donne à la cliente un aide-mémoire avec les détails de sa visite.
Ce que l'automatisation ne fait pas : prendre en charge la conversation. Une question, une demande de report ou un doute sur la prestation demande toujours une réponse de votre part ou de votre équipe. Considérez donc le rappel comme une étape fixe de votre organisation. Le logiciel s'occupe du message planifié, vous gardez votre attention pour le contact personnel.
Confirmation, rappel et gestion des rendez-vous : trois rôles
Ces trois notions sont souvent confondues, alors que chacune a sa fonction :
- Confirmation : envoyée juste après la réservation, elle indique que le rendez-vous est enregistré. - Rappel : envoyé plus tard, avant le rendez-vous, il remet la visite en mémoire. - Gestion des rendez-vous : la vue d'ensemble où se trouvent votre planning et les données clientes, et d'où les deux messages tirent leurs informations.
Ce dernier point est essentiel. Une erreur dans la réservation se retrouve automatiquement dans chaque message automatique. Un enregistrement soigné compte donc pour votre planning, mais aussi pour une communication claire. Des exemples de formulation pour le premier message figurent dans notre article sur l'e-mail de confirmation de rendez-vous.
Ce que contient un bon rappel de rendez-vous
N'indiquez que ce dont la cliente a besoin pour préparer sa visite. Un rappel est un message de service, pas un espace pour des offres.
- La date et l'heure, vérifiées par rapport à la réservation. - La prestation, pour qu'il soit clair de quel rendez-vous il s'agit. - Un expéditeur reconnaissable : le nom de votre salon, pour que la cliente voie tout de suite d'où vient le message. - Des informations pratiques si nécessaire, comme l'adresse ou la façon de signaler un changement.
Gardez le ton que vous avez à l'accueil : aimable, bref et direct. Si certaines prestations demandent une préparation (venir sans maquillage, par exemple), rédigez un texte distinct pour ce type de rendez-vous plutôt qu'un seul message censé convenir à tout.
Choisir le moment d'envoi
Aucun calendrier ne convient à tous les salons. Une coupe de trente minutes ne demande pas la même chose qu'une longue coloration pour laquelle la cliente doit se libérer. Posez-vous deux questions : quand la cliente a-t-elle besoin de cette information, et de combien de temps disposez-vous pour remplir un créneau libéré si quelqu'un annule ?
Beaucoup de salons commencent par un rappel la veille et ajustent lorsqu'ils constatent que les clientes ont besoin de l'information plus tôt. Revérifiez vos réglages chaque fois que vos horaires ou votre organisation changent. Si une cliente annule après le rappel, une politique d'annulation claire précise ce qui s'applique.
Intégrer les rappels à votre organisation en trois étapes
1. Enregistrez le rendez-vous avec soin. À la réservation, vérifiez les coordonnées, l'adresse e-mail, la prestation, la date et l'heure. Un enregistrement complet est la base d'un message exact. 2. Configurez le rappel. Décidez quand le message part et adaptez-le à votre façon de travailler, au lieu de laisser un réglage par défaut sans y réfléchir. 3. Contrôlez le résultat. Créez un rendez-vous test à votre nom, lisez le message comme votre cliente le verra et vérifiez qu'il correspond à votre planning. Recommencez lorsque votre organisation change.
Commencez petit : choisissez le type de rendez-vous que vous relancez le plus souvent à la main aujourd'hui, puis élargissez quand tout fonctionne bien.
Modifications et rendez-vous pris par téléphone
Un rappel ne correspond au rendez-vous actuel que si vous saisissez les changements immédiatement. Lorsqu'un rendez-vous est déplacé ou annulé, mettez l'agenda à jour tout de suite, pour qu'aucun message ne parte au sujet d'un rendez-vous qui n'existe plus.
Les rendez-vous pris par téléphone ont leur place dans le même système que les réservations en ligne. Faites-en une conclusion fixe de l'appel : répétez la date et l'heure, inscrivez le rendez-vous directement dans l'agenda et vérifiez l'adresse e-mail. Le suivi configuré inclut alors aussi ce rendez-vous, sans que vous ayez à y penser plus tard.
Comment cela fonctionne dans Salonnare
Dans Salonnare, la gestion des rendez-vous et les rappels se trouvent dans le même logiciel : les messages reprennent donc leurs données directement de votre agenda.
- Après la réservation, la cliente reçoit un e-mail de confirmation. - Avant le rendez-vous suit un e-mail de rappel. Par défaut 24 heures avant, et vous réglez vous-même le nombre d'heures. - Vous modifiez les textes dans un éditeur d'e-mails avec des champs dynamiques, notamment pour le nom de la cliente, la prestation, la date et l'heure, remplis automatiquement à l'envoi. - Les rappels partent par e-mail. Un rendez-vous que vous ajoutez vous-même à l'agenda, par exemple après un appel, est lui aussi inclus dans le suivi.
Les rappels par e-mail font déjà partie de l'offre gratuite (0 €, 1 collaboratrice, 50 rendez-vous par mois). Si votre équipe grandit, il existe Starter (29 € par mois) et Pro (59 € par mois). Découvrez les rappels automatiques dans Salonnare, calculez ce que vous coûte un fauteuil vide dans notre guide sur les no-shows ou commencez gratuitement avec Salonnare.
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Commencer gratuitementQuestions fréquentes
Quelle est la différence entre une confirmation et un rappel de rendez-vous ?
La confirmation est le premier retour juste après la réservation et indique que le rendez-vous est enregistré. Le rappel est un message ultérieur, avant le rendez-vous. Indiquez dans le rappel comment la cliente peut signaler un changement, pour qu'elle sache quoi faire si l'horaire ne lui convient plus.
Peut-on utiliser des rappels automatiques pour des rendez-vous pris par téléphone ?
Oui. Inscrivez le rendez-vous téléphonique dans le même agenda numérique que vos réservations en ligne et saisissez l'adresse e-mail de la cliente. Le rendez-vous est alors inclus dans le suivi configuré. Répétez la date et l'heure au téléphone et enregistrez le rendez-vous immédiatement.
Les rappels automatiques sont-ils utiles pour un petit salon ?
Oui. Surtout si vous travaillez seule, vous gagnez du temps en n'ayant pas à vérifier chaque réservation vous-même. Commencez par les rendez-vous que vous relancez le plus souvent à la main et voyez si une routine de rappel fixe convient à votre façon de travailler.
Comment éviter qu'un rappel automatique paraisse impersonnel ?
Rédigez le texte comme vous parlez habituellement à vos clientes, utilisez le nom de votre salon comme expéditeur et laissez le prénom de la cliente se remplir automatiquement. Si besoin, prévoyez des textes distincts pour les types de rendez-vous avec d'autres informations pratiques, afin que le message reste pertinent.