Salon yazılımı değiştirmek: verilerini hiçbirini kaybetmeden nasıl taşırsın

Bir geçiş gerçekte ne zaman kendini amorti eder

Bir geçiş sana her zaman bir günlük işe mal olur. Yani soru bunun zahmetli olup olmadığı değil, zahmetin karşılığını verip vermediğidir. Başlamadan önce bunu bir kez hesapla.

En büyük kalem genellikle fiyatlandırma modelidir. Sabit bir aylık ücret mi ödüyorsun, yoksa sağlayıcın platformu üzerinden gelen randevuların bir yüzdesini mi alıyor? Komisyon modelinde yazılım maliyetlerin cironla birlikte büyür: ayın ne kadar iyi geçerse o kadar çok verirsin. Sabit bir aylık ücretle bu maliyet takvimin dolarken sabit kalır. Son üç faturanı aç ve kesilen komisyonu topla. Bu rakam, özelliklere bakmadan önce geçişten elde edeceğin yıllık kazançtır.

Parayla hiçbir ilgisi olmayan işaretler de var. Kendi web sitene bir randevu widget'ı yerleştiremiyorsun. Müşteri verilerin AB dışında duruyor. Hangi ekip üyesinin hangi kayıtları göreceğini kontrol edemiyorsun. Ya da kendi verilerini kullanılabilir bir biçimde dışarı alamıyorsun; bu tek başına ayrılmak için yeterli bir nedendir.

Henüz nereye gideceğini bilmiyorsan taşımayla değil seçimle başla. Salon yazılımı karşılaştırma rehberi, sağlayıcıları fiyatlandırma modeli, KDV'ye uygun kasa ve GDPR açısından nasıl adil şekilde sıralayacağını anlatıyor.

1. adım: neyin seninle geleceğinin ve neyin geride kalacağının envanterini çıkar

Taşımalar nadiren teknolojide başarısız olur. Biri sonradan boya formüllerinin serbest bir metin alanında durduğunu fark ettiği için başarısız olurlar. Bu yüzden herhangi bir şeyi dışa aktarmadan önce bir liste yap.

Verilerini üç yığına ayır. Birincisinde vazgeçemeyeceklerin durur: isimler, iletişim bilgileri, pazarlama onayı, yaklaşan randevular ve koltuk başında güvendiğin hizmet geçmişi. İkincisinde faydalı ama yeniden oluşturulabilir olanlar durur: stok seviyeleri, eski satış satırları, zaten yeniden kurmak istediğin hizmet listeleri. Üçüncüsünde bilinçli olarak geride bıraktıkların durur ve bu sandığından daha büyüktür. Beş yıldır gelmeyen müşterilerin gelmesine gerek yok ve GDPR kapsamında kişisel verileri gerekenden uzun saklamana da izin verilmez. Bir taşıma, temizlik yapmak için doğal andır.

Geri kalan her şey için herhangi bir yazılım değişikliğinden önce sorman gereken soruları sor. Forbes Technology Council bu soruları listeliyor: yeni sistem eskisinin çözemediği neyi çözüyor, ekibinde kim etkileniyor ve geçiş hayal kırıklığı yaratırsa ne olacak. En önemlisi sonuncusu: taşındıktan sonra da eski sisteminin tam bir dışa aktarımını sakla.

Bu kayıtların nereye gittiği envanterinin ne kadar değerli olduğunu belirler. Müşteri yönetiminde her müşteri için iletişim bilgilerini, geçmişi ve notları kaydedersin; böylece eski sistemindeki bilgiler dağınık bir dosyada beklemek yerine bir yuvaya kavuşur.

2. adım: verilerini dışa aktar ve sağlık kayıtlarını ayrı tut

Mevcut sağlayıcından CSV veya Excel formatında bir dışa aktarım iste. Bunu almaya hakkın var: GDPR kapsamında kişisel verilerini yaygın kullanılan bir formatta alabilirsin. Reddedilirsen ya da sana yalnızca bir PDF verilirse talebini yazılı olarak yap ve tekrarla. PDF kullanılabilir bir dışa aktarım değildir.

Ardından içe aktarmadan önce dosyayı kendin kontrol et. Veri taşıma genellikle sıkıcı ayrıntılarda ters gider: ters dönen tarih biçimleri, baştaki sıfırı kaybolan telefon numaraları, iki farklı yazımla kaydedilmiş çift müşteriler. Yirmi satırlık bir örneğin üzerinden geç ve eski sisteminde gördüklerinle karşılaştır. Orada tuhaf görünen bir şey yoksa geri kalanının da çarpık olması pek olası değildir.

Bir kategori ayrı ele alınmayı hak eder. Alerjiler, ilaçlar, cilt rahatsızlıkları veya hamilelik hakkındaki notlar GDPR'ın 9. maddesi kapsamında özel nitelikli kişisel verilerdir. Bunlar sıradan bir not alanına, hele masaüstündeki dağınık bir tabloya hiç ait değildir. Salonnare bunları, her ekip üyesi için kimin erişeceğine senin karar verdiğin ayrı şifrelenmiş bir kasada tutar. Eski dışa aktarımında bu bilgiler genel notların arasında geçiyorsa onları ayıkla ve ayrı gir. Ön görüşme formlarıyla çalışıyorsan bu bilgiler en baştan doğru yere düşer.

Son olarak içe aktarma doğrulandıktan sonra ara dosyaları sil. Tüm müşteri listeni içeren bir dışa aktarım, tam olarak yıllarca bir USB bellekte kalan türden bir dosyadır.

3. adım: anını seç ve sistemlerin örtüşmesine izin ver

Cumartesi sabahı yayına geçme. Kapalı olduğun bir günü ya da sakin bir pazartesiyi seç ve geçişi, yayına geçmekle yoğun bir dönem arasında en az bir hafta olacak şekilde planla.

Yeni sistem çalışana kadar eski aboneliğini iptal etme. Bir aylık örtüşme sana bir çift aboneliğe mal olur; bu, yarı yolda verilerin eksik olduğunu ve onlara artık ulaşamadığını keşfetmenin yanında önemsizdir. Bu arada mevcut sağlayıcının ihbar süresine de dikkat et: bazen bir ay, bazen bir çeyrek ve çoğu zaman bir sözleşme döneminin sonundan itibaren sayılır.

Örtüşme sırasında temel rutinlerini baştan sona bir kez çalıştır. Kendi randevu widget'ın üzerinden bir test randevusu al, kasada bir test satışı yap, kendine bir onay e-postası gönder ve fişteki KDV'nin doğru olduğunu kontrol et. Bunu gerçekten kullandığın cihazlarda yap, yani tezgâhtaki tablette ve telefonunda da.

Aynı seferde kâğıt ya da bağımsız bir ajandadan geçiyorsan salonlar için dijital takvim yazısındaki adımlar faydalı bir yardımcıdır: ilk online randevu gelmeden önce hizmetleri, süreleri ve müsaitliği kurmayı ele alıyor.

4. adım: ekibini ve müşterilerini yanında götür

Teknik olarak sorunsuz bir taşıma yine de salonda takılabilir. Bu yüzden yayına geçmeden önce ekibinle yarım saat planla ve herkesin günlük ihtiyaç duyduğu işlemleri en az bir kez yapmasını sağla: bir randevu almak, bir müşteriyi aramak, bir satış yapmak.

Yetkileri hemen doğru ayarla. Her ekip üyesinin ciro raporlarını veya sağlık notlarını görmesi gerekmez. Rol tabanlı yetkiler herkese tam olarak işine uyanı verir; bu huzur getirir ve aynı zamanda bir GDPR gerekliliğidir: özel nitelikli verilere erişim, ihtiyacı olanlarla sınırlı olmalıdır.

Müşterilerin iyi bir taşımada gerçekten tek bir şeyi fark eder, o da randevu almanın yeni yoludur. Bunu bir değişiklik olarak değil, bir iyileştirme olarak duyur: artık çalışma saatleri dışında da online olarak kendileri bir saat seçebilir ve e-postayla bir onay alabilirler. Yeni randevu linkini hemen Google İşletme Profiline ve Instagram ve Facebook biyografine koy, çünkü eski link aylarca tam da oralarda kalır.

Otomatik hatırlatmaları aynı hafta aç. Yeni bir randevu ortamına yeni alışmış müşteriler her zamankinden biraz daha unutkandır ve önceden gönderilen bir hatırlatma tam da bu grubu yakalar.

Geçişin maliyeti ve getirisi

Geçişin maliyeti tek seferlik ve yönetilebilirdir: bir günlük kurulum, bir aylık örtüşme ve ekibin için biraz zaman. Getiri ise yapısaldır ve esas olarak fiyatlandırma modelindedir.

Salonnare'ın bir ekip üyesi ve ayda en fazla 50 randevu için kalıcı ücretsiz bir paketi var. Bunun üstünde Starter ayda 29 €, Pro ise ayda 59 €'dur. Pazar yeri komisyonu alınmaz (ödeme başına yalnızca %0,5 platform ücreti, min. 0,30 €), böylece takvimin doldukça sabit maliyetlerin aynı kalır. Bu, 1. adımda hesapladığın farkın ta kendisidir.

Ödemeler kendi Mollie veya Stripe hesabın üzerinden geçer; böylece iDEAL, kartlı ödemeler ve kaporalar, Salonnare'ın ödeme başına kendi %0,5 platform ücreti (min. 0,30 €) dışında, harici bir aracı olmadan doğrudan kendi banka hesabına düşer. Bunu nasıl kuracağın online ödemeler altında anlatılıyor. Muhasebe için Moneybird ve e-Boekhouden gibi programlarla uyumlu dışa aktarma dosyaları alırsın. Bu canlı bir entegrasyon değil bir dışa aktarımdır, ama seni fişleri yeniden yazmaktan kurtarır ve KDV beyannamendeki hataları önler.

Geri kalanı zaten oradadır: Hollanda KDV oranlarını hesaplayan bir kasa, stok yönetimi, AB içindeki sunucularda veriler, dokuz dilde bir arayüz ve Google, Microsoft, Apple veya Facebook ile giriş.

Geçişi önce risksiz denemek mi istiyorsun? Salonnare ile ücretsiz başlayabilir, verilerini içe aktarabilir ve ancak salonun gerektirdiğinde Starter'a ya da Pro'ya geçebilirsin.

Salon yazılımı değiştirmek hakkında sık sorulan sorular