Güzellik salonu kasa sistemi: kasayı saymaktan muhasebecine kadar her iş gününü nasıl kapatırsın

Gün sonu kapanışı kasan için neden en önemli andır

Bir satış noktası sistemi her satışı gerçekleştiği anda kaydeder. Hatalar nadiren ödemenin kendisinde, çoğunlukla etrafındaki her şeyde olur: fişte kart yazarken nakit ödeyen bir müşteri, hiç ödemesi alınmamış bir hizmet, okutulmadan raftan çıkan bir ürün. Böyle bir fark ne kadar uzun süre kalırsa ne olduğunu çözmek o kadar zorlaşır.

Sabit bir gün sonu rutini bu hataları, koltukta kimin oturduğunu hâlâ hatırlarken aynı gün yakalar. Muhasebecin zaten tutan rakamlar alır ve KDV beyannamen geldiğinde haftalarca fiş karıştırmak zorunda kalmazsın. Hollanda'da çoğu hizmet ve üründe %21, kuaförlük hizmetlerinde %9 gibi birden fazla KDV oranıyla çalışıyorsan her fiş satırının zaten doğru oranı taşıması işine yarar.

KDV'ye uygun fişler ve kayıt tutma kurallarıyla ödeme anının kendisini nasıl kuracağın güzellik salonun için ödeme sistemi rehberimizde anlatılıyor. Bu yazı bundan sonra geleni ele alıyor: günü kapatmak.

Adım 1: önce bugünün randevularını kapat

Nakit çekmecesiyle değil, takviminle başla. Günün sonunda her randevunun net bir durumu olmalıdır: ödendi, gelmedi ya da iptal edildi. Müşteri saatler önce gitmişken hâlâ planlandı yazan bir randevu, çoğu zaman hiçbir yerde kaydedilmemiş bir cirodur.

Salonnare'de bir randevunun ödemesini doğrudan takvimden alırsın. Fiş o zaman o randevuya bağlanır; böylece hangi hizmetin hangi ödemeye ait olduğunu her zaman görebilirsin. Bir randevunun bitiş saati geçtiğinde ve hâlâ açıksa, bildirimlerinde 'İşlenecek randevu' görevi olarak görünür. Böylece saymaya başlamadan önce hangi randevuların hâlâ ilgi beklediğini bilirsin.

İpucu: bir gelmemeyi aynı gün hallet. Yarına bırakırsan çoğu zaman müşterinin gerçekten gelmediğini mi yoksa daha sonra gelip nakit mi ödediğini artık hatırlamazsın.

Adım 2: kasayı say ve ödeme yöntemine göre karşılaştır

Takvim doğru olduğunda sisteminin söylediğini gerçekte gelenle karşılaştır. Bunu ödeme yöntemine göre yap, çünkü her kanalın kendi kontrolü vardır.

Nakit. Çekmeceyi say ve sabit bozuk paranı çıkar. Kalan, günün nakit toplamıyla tutmalıdır. Salonnare kasası nakit tutarları en yakın 5 sente yuvarlar; böylece bu toplam gerçekten sayabildiğin şeyle örtüşür.

Kart. Kasa sistemindeki kart toplamını ödeme terminalindeki gün toplamının yanına koy.

Online ve iDEAL. Online ödemeleri Mollie ya da Stripe gibi ödeme sağlayıcının panelinde kontrol et. Para kendi banka hesabına gelir.

Salonnare'de bu rakamlar gün raporunda bir arada durur: seçilen günün cirosu personele ve ödeme yöntemine göre ayrılmış, altında fiş listesiyle. Bahşişler ayrı gösterilir; böylece cironu bulandırmazlar. Gün raporu, Starter ve Pro'ya dahil olan raporlamanın bir parçasıdır. Ücretsiz planda zaten kasada nakit ve kart ödemesi alabilirsin.

Kasa farkı mı var? Aynı akşam tutarı ve en iyi açıklamanla birlikte not et. Hemen not ettiğin küçük bir fark bir ayrıntıdır. Aynı fark çeyrek sonunda fark edildiğinde sana bir öğleden sonralık arayışa mal olur. Salonun Hollanda'daysa, Hollanda hükümetinin Ondernemersplein sitesi hangi kayıtları ne kadar süre tutman gerektiğini açıklar.

Adım 3: kaporalara ve ürün satışlarına dikkat et

İki şey bir gün toplamını kolayca bozar: daha önce gelen para ve kapıdan çıkan ürünler.

Kaporalar. Randevu sırasında kapora istiyorsan hizmetin bir kısmı müşteri içeri girmeden ödenmiştir. Bu kapora fişte mahsup edilir. Salonnare'nin gün raporu günün cirosunun hangi kısmının zaten kapora olarak geldiğini ayrıca gösterir; böylece o tutarı çekmecede ya da terminalde aramazsın. Kaporalar Pro planın bir parçasıdır. Neden ve nasıl kullanılacakları salonunda kapora isteme rehberimizde anlatılıyor.

Ürünler. Tezgâhta bir gündüz kremi ya da serum sattığında kasa onu hemen stoğundan düşer. Stok sıfırda olduğu için bir satış asla engellenmez, ama bir ürün minimumunun altına düştüğünde bir uyarı alırsın. Böylece kapanış sırasında neyi yeniden sipariş edeceğini görürsün. Stok yönetimi Starter'dan itibaren dahildir. Yıllık sayımı da kolaylaştırmak istersen salonunda stok sayımını otomatikleştirme yazısını oku.

Haftalık ve çeyreklik: gün raporundan muhasebeciye

Günlük kapanış temeldir. Haftada bir biraz daha ileriye bak. Personel başına ciroyu gözden geçir ve bir kasa farkının sürekli tekrarlandığı ya da alışılmadık sayıda randevunun fişsiz kaldığı günler olup olmadığını kontrol et. Bunlar resepsiyondaki bir rutinin işlemediğinin işaretleridir. Günlük hasılattan gerçek kârının resmine nasıl ulaşacağın salon ciro raporlaması rehberimizde anlatılıyor.

Her çeyrekte KDV beyannamesi için rakamlarını teslim edersin. Salonnare bunun için Moneybird, e-Boekhouden ya da Exact Online'a aktardığın dışa aktarma dosyaları oluşturur. Bu bir dışa aktarmadır, canlı bir bağlantı değil: verilerin muhasebene ne zaman gideceğine sen karar verirsin. Muhasebe dışa aktarması Starter'dan itibaren dahildir.

Mutabakat yaparken ödeme maliyetlerini de dahil et. Salonnare üzerinden yapılan her online ya da kartlı ödeme, ödeme başına en az 0,30 € olmak üzere %0,5 işlem ücreti taşır. Ödeme sağlayıcın da kendi ücretlerini alır. Bu tutarları gider olarak kaydet; hesabına gelen tutar cironla örtüşür.

Kasada kim ne yapabilir ve sağlık bilgileri nereye aittir?

Resepsiyonda birden fazla kişi çalışıyorsa herkesin her şeyi yapabilmesini istemezsin. Salonnare'de personel bazında yetkiler belirlersin; örneğin kimin ödeme alabileceğini ve kimin yalnızca takvimi görebileceğini. Bu, günlük kapanışını anlaşılır tutar, çünkü kimin bir fiş oluşturup değiştirebileceğini bilirsin.

Sık yapılan bir başka hata: kasadaki ya da müşteri kartındaki bir not alanında sağlık bilgileri. Alerjiler, ilaçlar ve cilt rahatsızlıkları GDPR'ın 9. maddesi kapsamında özel nitelikli verilerdir. Salonnare bunları müşterinin ayrı onayıyla, yalnızca seçtiğin personelin görebildiği ayrı ve şifreli bir kasada saklar. Daha fazlasını salonun için müşteri kayıt yazılımı rehberimizde oku.

Salonnare'de gün sonu kapanışına nasıl başlarsın

Salonnare; takvimi, online randevuyu, kasayı ve müşteri yönetimini dokuz dilde ve verilerin AB'de olacak şekilde tek bir sistemde bir araya getiren genç bir platformdur. Tarayıcıda, resepsiyondaki bir tablette, telefonunda ya da dizüstü bilgisayarında çalışırsın. Sabit bir aylık tutar ödersin, randevu başına hiçbir şey ödemezsin.

Free, ayda 0 €: bir personel, ayda 50 randevu, bir online randevu sayfası, nakit ve kart için kasa, müşteri yönetimi ve e-posta hatırlatmaları.

Starter, ayda 29 €: en fazla üç personel, sınırsız randevu, online ödemeler, gün raporuyla raporlama, stok yönetimi ve muhasebe dışa aktarması.

Pro, ayda 59 €: sınırsız personel, ayrıca diğer şeylerin yanında kaporalar ve e-posta kampanyaları.

Güncel planları fiyatlandırma sayfasında karşılaştır. Aramanın henüz başında mısın? Önce güzellik salonun için bir kasa sistemi nasıl seçilir ya da salon yazılımları nasıl karşılaştırılır yazılarını oku.

Kendi günlük kapanışının nasıl göründüğünü görmek mi istiyorsun? Salonnare ile ücretsiz başla ve ilk randevunun ödemesini bugün al.

Sıkça sorulan sorular