Calcular a taxa de ocupação do teu cabeleireiro: a fórmula e as escolhas por trás do número
Uma agenda cheia não significa automaticamente que o teu tempo de tratamento disponível está bem aproveitado. Quem quer calcular a taxa de ocupação de um cabeleireiro depressa percebe que a fórmula é a parte fácil. A parte difícil são as escolhas que vêm antes: que horas contam como disponíveis, e uma marcação cancelada ou uma falta contam ou não? Neste artigo tomas essas decisões de uma vez por todas. Recebes a fórmula com dois exemplos de cálculo, a diferença entre tempo marcado e tempo usado, os dados de que precisas e uma forma de usar o resultado sem encheres o horário até rebentar.
O que mede a taxa de ocupação do teu salão
A taxa de ocupação mostra que parte do teu tempo de tratamento disponível está marcada. O conceito vem da matemática e da gestão: uma taxa de ocupação compara a parte usada de uma capacidade com o total. Num salão, essa capacidade é o tempo em que as tuas cadeiras e as tuas mãos estão disponíveis para os clientes.
Definição numa frase: a taxa de ocupação de um cabeleireiro é o tempo de tratamento marcado em percentagem do tempo em que é possível marcar tratamentos.
Por isso, o número diz alguma coisa sobre o teu planeamento, não sobre a tua receita nem sobre a qualidade dos cortes. Um salão com 90% de ocupação e preços baixos pode ficar com menos do que um salão com 70% e uma boa combinação de tratamentos.
O denominador: que horas contam como disponíveis?
A maior parte das diferenças no resultado vem do denominador. O horário de funcionamento não é o mesmo que o tempo de tratamento disponível. Conta apenas as horas em que é realmente possível marcar, e tira o que não encaixa:
Pausas e dias de folga. Se uma profissional não trabalha à terça-feira, a terça dela não entra no denominador, mesmo que o salão esteja aberto.
Ausências. Férias, baixas e dias de formação saem. Senão, uma semana com uma colega doente parece de repente uma semana má.
Tempo fixo sem tratamentos. Uma meia hora fixa antes de abrir ou para papelada não é tempo marcável.
Vários profissionais. Soma o tempo de tratamento disponível de cada pessoa. Duas profissionais com 30 horas marcáveis cada dão juntas 60 horas de capacidade, e não as 45 horas em que a porta está aberta.
Escreve estas regras numa folha de papel e aplica-as sempre da mesma forma. Sem regras fixas não estás a comparar semanas, estás a comparar métodos de cálculo.
A fórmula com dois exemplos de cálculo
Taxa de ocupação = tempo de tratamento marcado ÷ tempo de tratamento disponível × 100
Exemplo 1, uma profissional (fictício). Numa semana, uma profissional está disponível 30 horas e tem 21 horas de tratamentos marcados. O cálculo é 21 ÷ 30 × 100 = 70%.
Exemplo 2, uma equipa (fictício). A profissional A está disponível 30 horas com 21 marcadas, a profissional B 24 horas com 18 marcadas. Juntas, isso dá 39 ÷ 54 × 100 = 72%. Atenção: soma primeiro as horas e só depois divide. A média de 70% e 75% é 72,5% e dá demasiado peso a uma profissional com menos horas.
Calcula por profissional e para a equipa. O número da equipa mostra se o salão no seu todo tem margem; o número por pessoa mostra onde está essa margem.
Marcado ou usado: dois números, duas perguntas
Uma marcação que é cancelada mais tarde, ou em que o cliente não aparece, esteve na tua agenda mas não gerou tempo de tratamento. Por isso compensa manter dois números lado a lado:
Ocupação marcada. Todas as marcações que estavam agendadas no período, incluindo as que caíram depois. Mostra quão cheia estava a agenda e quão bem a procura corresponde à tua oferta.
Ocupação usada. Apenas as marcações que aconteceram de facto. Mostra quanto do teu tempo disponível gerou clientes.
A diferença entre as duas é a tua fuga: cancelamentos tardios e faltas. Se essa diferença for grande, a resposta não é ter mais marcações, mas menos desistências. Como calcular quanto custa uma cadeira vazia e como reduzir as faltas está explicado em reduzir as faltas no teu salão.
Decide também com antecedência como tratas os tratamentos que demoram mais ou menos do que o previsto. A regra mais simples: usa a duração planeada e analisa os excessos à parte, se acontecerem com frequência.
Os dados de que precisas
Por profissional e por período precisas de duas coisas: o tempo de tratamento disponível segundo o horário e a duração planeada de cada marcação, com o respetivo estado (concluída, cancelada, falta).
Com uma agenda de papel é uma noite a contar. Com uma agenda digital já está lá: na gestão de marcações, cada marcação tem um início, um fim, um profissional e um estado. Nos relatórios do Salonnare (a partir do Starter, 29 € por mês) vês, entre outras coisas, quão movimentado está cada dia e cada hora, o que te ajuda a perceber onde estão as horas vazias. O denominador, com o teu horário de trabalho, as pausas e as ausências, preenches tu de acordo com as tuas próprias regras, para que a percentagem meça exatamente o que queres medir.
O plano gratuito (0 €, uma profissional, 50 marcações por mês) chega para uma profissional independente manter a agenda em digital e ter os números para fazer o seu próprio cálculo. Podes experimentar o Salonnare grátis.
Melhorar uma ocupação baixa sem encher o horário até rebentar
Uma percentagem mais baixa é motivo para investigar, não prova de que alguém trabalha pior. Começa pelo padrão: os blocos vazios repetem-se nos mesmos dias, horas ou tratamentos?
A duração planeada está certa? Planear com demasiada folga cria buracos que ninguém consegue marcar. Planear de forma demasiado apertada provoca atrasos e stress.
A oferta corresponde à procura? Uma terça de manhã vazia precisa de algo diferente de um sábado cheio. Às vezes ajuda distribuir de outra forma os blocos marcáveis ao longo da semana.
Os clientes voltam a marcar? Marcar a próxima marcação ao balcão enche a agenda com seis semanas de antecedência.
Testa uma mudança de cada vez e depois mede com exatamente as mesmas regras. Não compares uma semana de férias com uma semana normal; como pôr períodos lado a lado de forma justa está em relatórios financeiros para cabeleireiros. Se já houver um buraco na agenda de amanhã, ajuda a ordem descrita em preencher horários vazios com ofertas de última hora.
E lembra-te: uma taxa de ocupação mais alta não garante mais receita. Que outros números importam está em software de relatórios para salões.
Começa com uma medição honesta
Escreve as tuas regras, calcula uma semana para cada profissional e para a equipa, e mantém separados o tempo marcado e o tempo usado. A partir daí não sabes só quão cheia está a tua agenda, mas também onde está a margem e o que a provoca.
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Começar grátisPerguntas frequentes
Como se calcula a taxa de ocupação de um cabeleireiro?
Divide o tempo de tratamento marcado pelo tempo de tratamento disponível e multiplica por 100. No denominador contas apenas as horas em que é realmente possível marcar, ou seja, sem pausas, dias de folga e ausências. Com vários profissionais, soma primeiro as horas e só depois divide.
Qual é uma boa taxa de ocupação para um cabeleireiro?
Não há uma percentagem que sirva a todos os salões. Depende dos teus tratamentos, da tua equipa e da margem que queres ter entre marcações. Compara os teus próprios períodos e profissionais com as mesmas regras e investiga os blocos vazios recorrentes, em vez de perseguires uma meta arbitrária.
As marcações canceladas e as faltas contam?
Depende da pergunta. Para a ocupação marcada contam, porque estavam na agenda. Para a ocupação usada contas apenas as marcações concluídas. A diferença entre as duas mostra quanto tempo perdes com desistências.
Um software de salão pode ajudar a acompanhar a taxa de ocupação?
Sim. Uma agenda digital regista a duração, o profissional e o estado de cada marcação, por isso deixas de ter de contar à mão. Nos relatórios do Salonnare (a partir do Starter) vês, entre outras coisas, quão movimentado está cada dia e cada hora. Com o plano gratuito, uma profissional independente mantém a agenda em digital.