Obliczanie obłożenia salonu fryzjerskiego: wzór i decyzje stojące za liczbą

Co mierzy obłożenie twojego salonu

Obłożenie pokazuje, jaka część dostępnego czasu zabiegowego jest zarezerwowana. Pojęcie pochodzi z matematyki i nauk o zarządzaniu: stopień obłożenia zestawia wykorzystaną część pojemności z całością. W salonie tą pojemnością jest czas, w którym twoje fotele i ręce są dostępne dla klientów.

Definicja w jednym zdaniu: obłożenie salonu fryzjerskiego to zarezerwowany czas zabiegowy wyrażony jako procent czasu, w którym można rezerwować zabiegi.

Liczba mówi więc coś o twoim planowaniu, a nie o przychodzie ani o tym, jak dobrze ktoś strzyże. Salon z obłożeniem 90% i niskimi cenami może zarobić mniej niż salon z obłożeniem 70% i dobrym miksem usług.

Mianownik: które godziny liczą się jako dostępne?

Większość różnic w wyniku bierze się z mianownika. Godziny otwarcia to nie to samo co dostępny czas zabiegowy. Licz tylko godziny, w których faktycznie można rezerwować wizyty, i odejmij to, co się nie mieści:

Przerwy i dni wolne. Jeśli stylistka nie pracuje we wtorki, jej wtorek nie należy do mianownika, nawet jeśli salon jest otwarty.

Nieobecności. Urlopy, choroby i dni szkoleniowe odpadają. Inaczej tydzień z chorą koleżanką nagle wygląda jak słaby tydzień.

Stały czas poza zabiegami. Stałe pół godziny przed otwarciem albo na administrację to nie czas do rezerwacji.

Kilku pracowników. Zsumuj dostępny czas zabiegowy każdej osoby. Dwie stylistki, każda dostępna do rezerwacji przez 30 godzin, dają razem 60 godzin pojemności, a nie 45 godzin, przez które drzwi są otwarte.

Zapisz te zasady na jednej kartce i za każdym razem stosuj je tak samo. Bez stałych zasad nie porównujesz tygodni, tylko metody liczenia.

Wzór z dwoma przykładami wyliczeń

Obłożenie = zarezerwowany czas zabiegowy ÷ dostępny czas zabiegowy × 100

Przykład 1, jedna stylistka (fikcyjny). W tygodniu stylistka jest dostępna przez 30 godzin, a zarezerwowano 21 godzin zabiegów. Wyliczenie: 21 ÷ 30 × 100 = 70%.

Przykład 2, zespół (fikcyjny). Stylistka A jest dostępna przez 30 godzin, z czego 21 zarezerwowanych, stylistka B przez 24 godziny, z czego 18 zarezerwowanych. Razem to 39 ÷ 54 × 100 = 72%. Uwaga: najpierw zsumuj godziny, potem dziel. Średnia z 70% i 75% to 72,5% i nadaje zbyt dużą wagę stylistce z mniejszą liczbą godzin.

Licz dla każdej stylistki i dla całego zespołu. Wynik zespołu pokazuje, czy salon jako całość ma jeszcze miejsce, a wynik każdej osoby pokazuje, gdzie to miejsce jest.

Zarezerwowany czy wykorzystany: dwie liczby, dwa pytania

Wizyta, która została później odwołana, albo na którą klient nie przyszedł, była w kalendarzu, ale nie dała czasu zabiegowego. Dlatego warto prowadzić obok siebie dwie liczby:

Obłożenie zarezerwowane. Wszystkie wizyty zaplanowane w danym okresie, łącznie z tymi, które później odpadły. Pokazuje, jak pełny był kalendarz i jak dobrze popyt pasuje do twojej oferty.

Obłożenie wykorzystane. Tylko wizyty, które faktycznie się odbyły. Pokazuje, ile dostępnego czasu przełożyło się na klientów.

Różnica między nimi to twój przeciek: późne odwołania i niestawienia się. Jeśli ta różnica jest duża, odpowiedzią nie jest więcej rezerwacji, tylko mniej rezygnacji. Jak obliczyć, ile kosztuje pusty fotel, i jak ograniczyć niestawienia się, opisuje artykuł o ograniczaniu niestawień się w salonie.

Zdecyduj też z góry, jak traktujesz zabiegi, które trwają dłużej lub krócej niż zaplanowano. Najprostsza zasada: używaj zaplanowanego czasu trwania, a przekroczenia analizuj osobno, jeśli zdarzają się często.

Dane, których potrzebujesz

Dla każdej stylistki i każdego okresu potrzebujesz dwóch rzeczy: dostępnego czasu zabiegowego z grafiku oraz zaplanowanego czasu trwania każdej wizyty wraz z jej statusem (zakończona, odwołana, niestawienie się).

Z papierowym kalendarzem to wieczór liczenia. Z kalendarzem cyfrowym te dane już są: w zarządzaniu rezerwacjami każda wizyta ma początek, koniec, pracownika i status. W raportach Salonnare (od planu Starter, 29 € miesięcznie) widzisz między innymi, jak duży jest ruch w poszczególne dni i godziny, co pomaga dostrzec, gdzie są puste godziny. Mianownik z twoimi własnymi godzinami pracy, przerwami i nieobecnościami uzupełniasz sam lub sama według własnych zasad, więc procent mierzy dokładnie to, co chcesz zmierzyć.

Darmowy plan (0 €, jeden pracownik, 50 wizyt miesięcznie) wystarcza stylistce solo, żeby prowadzić kalendarz cyfrowo i mieć liczby do własnych obliczeń. Możesz wypróbować Salonnare za darmo.

Poprawa niskiego obłożenia bez upychania grafiku

Niższy procent to powód do analizy, a nie dowód, że ktoś pracuje gorzej. Zacznij od wzorca: czy puste bloki powtarzają się w te same dni, o tych samych porach lub przy tych samych usługach?

Czy zaplanowany czas trwania się zgadza? Zbyt hojne planowanie tworzy luki, których nikt nie zarezerwuje. Zbyt ciasne powoduje przekroczenia i stres.

Czy podaż pasuje do popytu? Pusty wtorkowy poranek wymaga czegoś innego niż pełna sobota. Czasem pomaga inne rozłożenie bloków do rezerwacji w tygodniu.

Czy klienci umawiają się ponownie? Umówienie kolejnej wizyty przy ladzie wypełnia kalendarz na sześć tygodni naprzód.

Testuj jedną zmianę naraz, a potem mierz dokładnie według tych samych zasad. Nie porównuj tygodnia wakacyjnego ze zwykłym; jak uczciwie zestawiać okresy, opisuje artykuł o raportach finansowych dla fryzjerów. Jeśli w jutrzejszym kalendarzu już jest luka, pomoże kolejność z artykułu o wypełnianiu pustych terminów ofertami last minute.

I pamiętaj: wyższe obłożenie nie gwarantuje wyższego przychodu. Jakie inne liczby się liczą, opisuje artykuł o oprogramowaniu do raportów dla salonu.

Zacznij od jednego uczciwego pomiaru

Zapisz swoje zasady, policz jeden tydzień dla każdej stylistki i dla zespołu, i trzymaj osobno czas zarezerwowany i wykorzystany. Potem wiesz nie tylko, jak pełny jest twój kalendarz, ale też gdzie jest miejsce i co je powoduje.

Chcesz prowadzić wizyty cyfrowo, żeby następny pomiar zajął minuty, a nie cały wieczór? Zacznij za darmo z Salonnare.

Najczęściej zadawane pytania