Raporty finansowe dla fryzjerów: jak uczciwie porównywać okresy i wybrać jedno działanie
Co ci po kwocie obrotu, jeśli nie wiesz, czy to dobra, czy zła wiadomość? Raporty finansowe dla fryzjerów stają się przydatne dopiero wtedy, gdy możesz uczciwie zestawić dwa okresy. Miesiąc z trzema świętami, koleżanka na urlopie macierzyńskim albo podwyżka cen w połowie okresu: to wszystko powody, dla których niższa lub wyższa suma nic nie mówi o tym, jak naprawdę radzi sobie twój salon. W tym artykule przeczytasz, które pięć rzeczy zniekształca porównanie, jak przeliczyć wynik na uczciwą miarę i jak zamienić miesięczne liczby w jedno konkretne działanie. Zobaczysz też, na które pytania odpowiada oprogramowanie dla salonu, a gdzie przejmuje księgowość.
Dlaczego pojedyncza kwota obrotu nic ci nie mówi
Obrót to to, co twój salon zarabia na usługach i sprzedaży produktów, przed kosztami. Koszty to wydatki, takie jak produkty, czynsz i pracownicy. Zysk to to, co zostaje, gdy odejmiesz koszty od obrotu. Wysoki obrót nie oznacza więc automatycznie, że twój salon przynosi zysk.
Pełny obraz finansowy, z bilansem i rachunkiem zysków i strat, zawiera sprawozdanie finansowe (po niderlandzku: jaarrekening). Przygotowujesz je z księgową raz w roku. Do bieżącego zarządzania korzystasz z raportów z kasy i kalendarza. Jak przejść od dziennego utargu do prawdziwego zysku, wyjaśnia nasz przewodnik po raportach obrotu salonu. Ten artykuł dotyczy kroku wcześniej: porównywania dwóch okresów tak, by różnica naprawdę coś znaczyła.
Pięć rzeczy, które zniekształcają porównanie
Zanim odczytasz spadek lub wzrost jako złą albo dobrą pracę, przejdź przez te pięć punktów. Każdy z nich może spowodować różnicę, która nie ma nic wspólnego z twoimi wynikami.
Liczba dni otwarcia. Miesiąc z dwoma świętami i dniem pomostowym ma mniej dni na zarabianie. Porównaj go z miesiącem bez świąt, a będzie wyglądać, jakbyś się cofała.
Obsada. Jeśli jedna osoba z zespołu wypadła z grafiku przez chorobę, urlop lub odejście, dostępnych było mniej godzin przy fotelu. Niższy obrót nie oznacza wtedy, że spadł popyt.
Wakacje. Lato i ferie szkolne zmieniają rytm twoich klientek. Porównuj letni miesiąc z tym samym miesiącem w zeszłym roku, a nie z poprzednim miesiącem.
Zmiany cen. Jeśli w połowie okresu zmieniłaś ceny, część wzrostu wynika z nowych cen, a nie z większej liczby klientek. Patrz też na liczbę usług, a nie tylko na kwotę.
Pozycje jednorazowe. Bony podarunkowe sprzedane w okresie świątecznym często są realizowane miesiące później. Duże zamówienie produktów od jednej klientki albo dodatkowa promocja też mogą sztucznie zawyżyć miesiąc. Zapisuj takie pozycje, żeby rozpoznać je przy następnym porównaniu.
Przelicz na uczciwą miarę
Najprostsza korekta to obrót na dzień otwarcia. Podziel obrót z okresu przez liczbę dni, w których salon był faktycznie otwarty. To w dużej mierze usuwa wpływ świąt i dni zamknięcia.
Przykład obliczeniowy (zmyślone liczby dla ilustracji): w miesiącu A masz 12 000 € obrotu w 20 dni otwarcia, czyli 600 € dziennie. W miesiącu B masz 11 050 €, ale przez święta salon był otwarty tylko 17 dni: 650 € dziennie. Suma spadła, ale na dzień otwarcia twój salon radził sobie lepiej. Bez tej korekty mogłabyś uruchomić promocje, żeby naprawić spadek, którego nie było.
Jeśli pracujesz z kilkoma osobami, możesz pójść krok dalej i liczyć na zaplanowaną godzinę. Zestaw obrót z liczbą przepracowanych godzin. Tę liczbę obliczasz sama, ale dużo mówi o tym, jak dobrze wypełniony jest twój kalendarz.
Najlepiej porównuj na dwa sposoby naraz: z poprzednim miesiącem, żeby zobaczyć krótkoterminowy trend, i z tym samym miesiącem w zeszłym roku, żeby odfiltrować wpływ sezonu. Jeśli oba porównania wskazują w tę samą stronę, sygnał jest silniejszy.
Miesięczna godzina liczb: jedno pytanie, jedno porównanie, jedno działanie
Raport sam z siebie nie mówi, co robić. Zaplanuj więc co miesiąc jeden stały moment, na przykład pierwszy poniedziałkowy poranek, i pracuj w czterech krokach.
Krok 1: wybierz jedno pytanie. Na przykład: dlaczego wtorkowe popołudnie jest spokojniejsze niż reszta tygodnia? Albo: czy sprzedaż produktów rośnie proporcjonalnie do liczby usług?
Krok 2: wybierz tylko dane, które należą do tego pytania. Obrót na dzień, na usługę lub na produkt, za okres, któremu chcesz się przyjrzeć.
Krok 3: porównuj uczciwie. Zestawiaj okresy porównywalne pod względem dni otwarcia, obsady i cen i przeliczaj na uczciwą miarę, taką jak obrót na dzień otwarcia.
Krok 4: zdecyduj o jednym działaniu i dacie podsumowania. Na przykład inny układ wtorkowego popołudnia albo bardziej widoczna półka z produktami. Zapisz, kiedy sprawdzisz efekt, żeby działanie nie zostało zapomniane.
Przy każdym wniosku zapisuj też możliwe wyjaśnienia. Spokojniejszy okres może mieć związek ze zmienionymi godzinami otwarcia albo mniejszą obsadą. Nie wyciągaj wniosków o przyczynie na podstawie jednej liczby.
Na które pytania odpowiada oprogramowanie dla salonu, a na które księgowość
Oprogramowanie dla salonu i oprogramowanie księgowe wykonują różne części pracy. Pomaga wiedzieć, gdzie zadajesz które pytanie.
Oprogramowanie dla salonu zapisuje to, co dzieje się w salonie: wizyty, usługi, sprzedaż produktów i płatności. W raportach Salonnare widzisz między innymi obrót na usługę i produkt w wybranym okresie, obrót na członka zespołu, podział według metod płatności, obłożenie kalendarza według dni i godzin, powracające klientki i zestawienie VAT. Ponieważ wszystko pochodzi z tego samego systemu kasowego, każdy okres oceniasz tą samą miarą. Które raporty opłacają się najbardziej, opisuje nasz artykuł o oprogramowaniu do raportów w salonie.
Twoja księgowość zna koszty: czynsz, zakupy, wynagrodzenia, ubezpieczenia. Stamtąd pochodzi obliczenie zysku i ostatecznie sprawozdanie roczne. Salonnare nie jest oprogramowaniem księgowym. Możesz eksportować dane w formacie, który potrafią zaimportować Moneybird, e-Boekhouden i Exact Online, a także plik MT940. To eksport, a nie połączenie na żywo: pobierasz plik i importujesz go sama albo przez księgową.
W praktyce: na pytania o obłożenie, usługi, sprzedaż produktów i klientki odpowiada oprogramowanie dla salonu. Na pytania o marżę i zysk odpowiadasz razem z księgowością.
Jak zacząć własną godzinę liczb
Darmowy plan Free (0 €) obejmuje kasę, zarządzanie klientami i stronę rezerwacji online, dla jednego członka zespołu i maksymalnie 50 wizyt miesięcznie. Rozszerzone raporty i eksport do księgowości są dostępne od planu Starter (29 € miesięcznie, maksymalnie trzech członków zespołu). Pro (59 € miesięcznie) jest dla salonów z większym zespołem lub takich, które chcą też wysyłać kampanie e-mailowe. Wszystkie plany porównasz na stronie z cennikiem.
Zacznij od małej skali: przez miesiąc zapisuj każdą usługę i każdą sprzedaż przez kasę, żeby przy pierwszej godzinie liczb mieć kompletny okres do porównania. Zacznij za darmo z Salonnare i jeszcze dziś wpisz datę swojej pierwszej godziny liczb do kalendarza.
Uczyń miesięczne liczby stałym nawykiem
Zapisuj usługi i sprzedaż w jednym miejscu i porównuj każdy miesiąc tą samą miarą. Zacznij za darmo, a plan pasujący do salonu wybierz później.
Zobacz planyNajczęściej zadawane pytania
Jakie liczby finansowe powinien śledzić fryzjer?
Jako minimum rozdzielaj obrót, koszty i zysk. Obrót to to, co salon zarabia na usługach i sprzedaży produktów, koszty to wydatki firmowe, a zysk to to, co zostaje. Praktycznym punktem wyjścia jest obrót miesięczny, najlepiej podzielony na usługi i sprzedaż produktów i przeliczony na obrót na dzień otwarcia.
Jak uczciwie porównać dwa miesiące?
Najpierw skoryguj liczbę dni otwarcia, dzieląc obrót przez dni, w których salon był faktycznie otwarty. Uwzględnij też obsadę, wakacje, zmiany cen i pozycje jednorazowe, takie jak sprzedaż bonów podarunkowych. Najlepiej porównuj zarówno z poprzednim miesiącem, jak i z tym samym miesiącem w zeszłym roku.
Jak często przeglądać raporty finansowe salonu fryzjerskiego?
Nie ma sztywnej zasady, ale w większości salonów dobrze sprawdza się jeden stały moment w miesiącu. Wybierz spokojną chwilę, zadaj jedno pytanie i zakończ jednym działaniem oraz datą sprawdzenia efektu.
Czy oprogramowanie dla salonu jest też oprogramowaniem księgowym?
Nie. Oprogramowanie dla salonu zapisuje wizyty, usługi, sprzedaż i płatności i zamienia je w raporty. Koszty, obliczenie zysku i sprawozdanie roczne należą do księgowości. Salonnare może eksportować dane w formacie dla Moneybird, e-Boekhouden i Exact Online, ale to eksport, a nie połączenie na żywo.
Czy Salonnare może pokazać obrót na usługę?
Tak. Od planu Starter raporty pokazują obrót na usługę i produkt w wybranym okresie, a obok między innymi obrót na członka zespołu i na metodę płatności. Plan Free obejmuje samą kasę, bez tych rozszerzonych raportów.