Klantprofielen opbouwen en delen met je team: zo pak je het aan in je salon

Wat een klantprofiel in een salon is

Een klantprofiel is een praktisch overzicht van wat je weet over een klant of klantgroep: voorkeuren, gedrag en behoeften. Het bestaat in twee vormen. Het profiel van een bestaande klant gebruik je om het volgende contact voor te bereiden. Een ideaal klantprofiel beschrijft de groep op wie je je wilt richten en bepaalt wat je op je boekingspagina of in een campagne benadrukt.

Bouw het op echte gegevens uit gesprekken, afspraken en aankopen, niet op aannames zoals 'alle jonge klanten willen hetzelfde'.

Welke gegevens je vastlegt en wat de AVG vraagt

Begin met gegevens die verklaren waarom iemand boekt: de aanleiding, het gewenste resultaat, eerdere behandelingen, vragen en contactvoorkeur. Laat alles weg wat geen duidelijk doel dient.

Vertel klanten wat je vastlegt en waarvoor. Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens moet toestemming vrijwillig, specifiek, geïnformeerd en ondubbelzinnig zijn. De Europese Unie legt uit dat toestemming via een actieve handeling moet komen en niet via een vooraf aangevinkt vakje. Hoe je dat in je salon regelt, lees je in toestemmingsformulier voor klanten in je salon.

Rekenvoorbeeld: een scorekaart met drie cijfers

Een scorekaart op basis van het RFM-model (recentheid, frequentie, besteding) maakt een profiel meetbaar. Dit voorbeeld kun je zelf narekenen. Gebruik per onderdeel een score van 1 tot 3:

- Recentheid: laatste bezoek maximaal 4 weken geleden = 3, 5 tot 8 weken = 2, langer = 1. - Frequentie: 4 of meer bezoeken per jaar = 3, 2 of 3 = 2, 1 = 1. - Besteding per bezoek: 60 euro of meer = 3, 35 tot 59 euro = 2, minder dan 35 euro = 1.

Noor (fictief): laatste bezoek 6 weken geleden (2), 3 bezoeken dit jaar (2), gemiddeld 45 euro per bezoek (2). Totaal 2 + 2 + 2 = 6 van 9.

Een tweede klant (fictief): laatste bezoek 10 weken geleden (1), 1 bezoek (1), 30 euro (1). Totaal 3 van 9.

Afspraak: 8 tot 9 punten = vaste klant, 5 tot 7 = onderhouden, 3 tot 4 = heractiveren. Noor valt dus in 'onderhouden': een herinnering rond week 8 past. Stuur je een heractiveringsmail naar 40 klanten met 3 of 4 punten en boekt 10% opnieuw, dan zijn dat 40 x 0,10 = 4 boekingen. Bij 45 euro per bezoek is dat 4 x 45 = 180 euro omzet. Het gratis plan van Salonnare kost 0 euro per maand, dus je kunt dit zonder abonnement uitproberen.

Zo deel je profielen met je team

Spreek af welke velden je vastlegt, hoe ze heten en wie ze mag zien. Vaste veldnamen zorgen dat iedereen gegevens op dezelfde manier invult. Een los Excel-bestand kan voor een klein overzicht volstaan, maar een klantdossier in je salonsoftware houdt notities, afspraken en verkopen bij elkaar.

In Salonnare vind je dit in klantenbeheer. Gevoelige gezondheidsgegevens bewaar je apart in de AVG-kluis, zodat alleen medewerkers met de juiste rechten ze zien. Meer over het opzetten van je bestand lees je in klantenbestand opbouwen in je salon.

Bijwerken, meten en bijsturen

Werk een profiel bij zodra er iets verandert: een nieuwe voorkeur, een nieuwe boeking, een terugkerende vraag. Vergelijk reacties op campagnes en herhaalbezoeken voor en na een aanpassing en test onderwerpregels met een A/B-test. Krijgt een boodschap weinig respons, toets dan de aanname achter het profiel.

Ook je kassa levert profielgegevens: met het kassasysteem leg je verkopen en btw vast, zodat besteding per klant niet apart bijgehouden hoeft te worden.

Veelgestelde vragen over klantprofielen