Software voor een schoonheidskliniek: waar je op moet letten
Een schoonheidskliniek werkt anders dan een doorsnee schoonheidssalon. Waar een salon vooral draait om verzorging en ontspanning, draait een kliniek om resultaatgerichte, esthetische behandelingen: peelings, microneedling, huidverbetering, ontharing en trajecten die zich over meerdere sessies uitstrekken. Dat stelt hogere eisen aan je software - aan de manier waarop je afspraken plant, klantdossiers bijhoudt en met gevoelige gezondheidsgegevens omgaat. Deze gids legt uit wat software voor een schoonheidskliniek moet kunnen, van behandelplannen met meerdere sessies tot een AVG-veilige kluis voor gezondheidsnotities. En hij is eerlijk over waar de grens ligt: Salonnare is salonsoftware met een versleutelde kluis voor gezondheidsgegevens (AVG art. 9), geen medisch dossiersysteem. Voor de agenda, klantadministratie, toestemmingsformulieren, betalingen en rapportage van een esthetische kliniek is dat precies wat je nodig hebt. Voor formele medische dossiervoering blijft een gespecialiseerd systeem nodig.
Wat is schoonheidskliniek-software precies?
Het korte antwoord: schoonheidskliniek-software is een systeem dat de complete werking van een esthetische kliniek ondersteunt - online afspraken, klantdossiers, intake- en toestemmingsformulieren, een kassa met aanbetalingen en rapportage - met extra aandacht voor de veilige opslag van gezondheidsgerelateerde gegevens.
Het verschil met gewone salonsoftware zit in drie dingen. Ten eerste werk je met behandelplannen over meerdere sessies in plaats van losse, op zichzelf staande afspraken.
Ten tweede leg je gevoelige gezondheidsgegevens vast - allergieën, medicatie, huidaandoeningen, zwangerschap - die apart en versleuteld bewaard moeten worden, en niet zomaar voor iedereen in het team zichtbaar mogen zijn. Ten derde moet je aantoonbaar toestemming hebben vastgelegd voordat een behandeling begint.
Een eerlijke afbakening vooraf: Salonnare is geen elektronisch patiëntendossier (EPD) en geen medisch dossiersysteem. Het is salonsoftware met een gezondheidsgegevens-kluis die voldoet aan de eisen van AVG art. 9 voor bijzondere persoonsgegevens.
Voor een kliniek die cosmetische, niet-medische behandelingen uitvoert, dekt dat de operationele en administratieve kant volledig af: plannen, klantbeheer, consent, afrekenen en sturen op cijfers.
Werk je met gereguleerde medische zorg waarvoor een formeel patiëntendossier verplicht is, dan heb je daarnaast een gespecialiseerd medisch systeem nodig. Deze gids gaat over de eerste categorie.
Afspraken en behandelplannen over meerdere sessies
Een kliniek verkoopt zelden een losse behandeling. Een huidverbeteringstraject is bijvoorbeeld een reeks van zes peelings met vaste tussenpozen, of een ontharingskuur van acht sessies. Je software moet die realiteit aankunnen, anders belanden de vervolgafspraken toch weer in een apart schrift.
Afspraken met de juiste duur en buffers. Elke behandeling krijgt een eigen duur en, waar nodig, een schoonmaak- of hersteltijd erna. De online agenda rekent de beschikbaarheid uit op basis van die werkelijke duur, zodat een klant nooit een tijd kan boeken die overlapt met de behandeling ervoor. Je kunt meerdere behandelingen in één afspraak combineren, elk optioneel gekoppeld aan een andere behandelaar.
Reeksen en vervolgafspraken. Behandelingen die met een vaste regelmaat terugkomen, plan je als herhalende afspraken in één keer in de agenda. Zo staat het hele traject vast en zie je in één oogopslag wanneer de volgende sessie is. De rebook-herinnering nudget klanten automatisch om de vervolgafspraak te maken als die nog niet is ingepland.
Kuren als pakket verkopen. Voor een traject van meerdere sessies kun je een pakket aanmaken dat de klant vooraf afrekent - bijvoorbeeld een kuur van zes behandelingen. De afname wordt per sessie afgeboekt, zodat je altijd ziet hoeveel behandelingen er nog openstaan.
Wees hierbij realistisch over wat de software is: Salonnare heeft geen formele "behandelplan-module" met medische protocollen. Wat het wel biedt, is de combinatie van reeksafspraken, prepaid pakketten en een compleet klantdossier waarin de volledige historie zichtbaar is.
Daarmee volg je de voortgang van een traject over de sessies heen, zonder losse lijstjes. Bekijk hoe de online agenda en afspraken in de praktijk werken.
Klantdossiers en gezondheidsnotities in een versleutelde kluis
Dit is het punt waarop een kliniek de meeste risico's loopt - en waarop de juiste software het grootste verschil maakt. Een schoonheidskliniek verwerkt gezondheidsgerelateerde gegevens, en die vallen onder de strengste categorie van de AVG.
Het gewone klantdossier. Per klant heb je een compleet profiel: contactgegevens, afsprakenhistorie, gebruikte producten, notities en voor-en-na-foto's per behandeling. Dat geeft elke behandelaar direct de context die nodig is voor een goede, veilige behandeling.
De aparte kluis voor gezondheidsgegevens. Allergieën, medicatie, huidaandoeningen en zwangerschap horen niet in het gewone notitieveld. In Salonnare leven die in een aparte, versleutelde kluis, los van de reguliere klantnotities. De inhoud is versleuteld met AES-256-GCM, en de toegang is per medewerker geregeld: alleen wie de expliciete bevoegdheid heeft, kan de gezondheidsnotities inzien.
Die scheiding is precies wat AVG art. 9 vraagt voor bijzondere persoonsgegevens. Elke toegang tot de kluis wordt gelogd, de gegevens worden binnen de EU verwerkt, en er geldt een retentietermijn zodat gegevens niet eindeloos blijven staan.
Voor een kliniek is dat geen luxe maar een verplichting - en een sterke reden om niet met een gewone spreadsheet of een gratis agenda-app te werken, waar gevoelige gegevens ongescheiden en onbeveiligd rondzwerven.
Nogmaals eerlijk: dit is een AVG-veilige kluis voor gezondheidsnotities, geen volwaardig medisch dossier met diagnoses en behandelprotocollen. Voor het vastleggen van intake, allergieën, consent en aandachtspunten per klant is het uitstekend geschikt; voor gereguleerde medische verslaglegging niet bedoeld.
Intake- en toestemmingsformulieren (consent)
Voor een esthetische behandeling wil je vooraf weten of er contra-indicaties zijn, en je wilt aantoonbaar toestemming hebben. Een papieren formulier dat in een map verdwijnt, is daarvoor de zwakste schakel: onvindbaar, onbeveiligd en niet gekoppeld aan de juiste klant.
Digitale intake vooraf. Met digitale intakeformulieren laat je de klant vooraf invullen wat relevant is: allergieën, medicatiegebruik, huidconditie, eerdere behandelingen en verwachtingen. De klant kan dat thuis doen via een link, of aan de balie op een tablet. De antwoorden komen direct op de klantkaart terecht, en gezondheidsrelevante antwoorden landen in de versleutelde kluis in plaats van in een open notitieveld.
Toestemming vastleggen vóór de behandeling. Een toestemmingsformulier legt vast dat de klant is geïnformeerd over de behandeling en akkoord is. Doordat de intake en de consent digitaal en met tijdstempel worden bewaard, kun je later altijd aantonen wat er is afgesproken - belangrijk als er ooit een klacht of discussie ontstaat.
Per behandeling anders. Een microneedling-intake vraagt om andere vragen dan een simpele gezichtsbehandeling. Formulieren die je per behandeltype kunt inrichten, voorkomen dat je klanten met irrelevante vragen lastigvalt of juist een belangrijke contra-indicatie mist. Bekijk de digitale intakeformulieren om te zien hoe je ze inricht.
Kassa, aanbetalingen en betalen
Klinieken hebben doorgaans hogere behandeltarieven dan een gemiddelde salon, en langere tijdsloten. Een no-show kost daardoor meer: een leeg uur op een dure stoel is direct verlies. Daarom is de betaalkant hier belangrijker dan waar dan ook.
Aanbetalingen en no-showtarief. Bij het online boeken kun je een verplichte aanbetaling instellen, of een no-showtarief dat automatisch wordt geïncasseerd bij niet verschijnen of laat annuleren. Dat kun je per behandeltype instellen, zodat een duur traject een hogere aanbetaling vraagt dan een korte behandeling. Dit filtert bovendien de niet-serieuze boekingen eruit.
Afrekenen met behandelingen én producten. Een afrekening in een kliniek bevat vaak een combinatie: een behandeling plus een homecare-product. De kassa verwerkt die combinaties in één transactie, splitst de btw automatisch en maakt een correcte bon.
Betalingen op je eigen rekening. Salonnare werkt met iDEAL, Bancontact, kaart en contant via Mollie en Stripe, en die betalingen komen rechtstreeks op je eigen bankrekening binnen. Er zit geen partij tussen jou en je geld, en er wordt geen percentage per boeking afgeroomd. Je betaalt een vaste, transparante maandprijs - geen commissie over je omzet. Bekijk de online betalingen en aanbetalingen voor de details.
Rapportage en inzicht
Sturen op cijfers is in een kliniek geen bijzaak. Je wilt weten welke behandelingen renderen, welke behandelaar hoeveel omzet draait en hoe goed je klanten terugkomen voor hun vervolgsessies.
Omzet per behandeling en per behandelaar. De rapportages tonen je omzet per dag, week, maand of kwartaal, uitgesplitst per behandeling, per medewerker en per betaalmethode. Zo zie je welke behandelingen je omzet dragen en welke vooral tijd kosten.
Bezetting en herhaalbezoek. Voor een kliniek is de terugkeer per klant een belangrijke graadmeter: maakt iemand na sessie één ook echt de vervolgafspraak? De cijfers over herhaalbezoek en de rebook-nudge helpen je het traject compleet te maken in plaats van het na één sessie te laten verlopen.
Marge per behandeling. Door productverbruik en de tijdsbesteding mee te wegen, krijg je een beeld van je werkelijke marge per behandeling - niet je gevoel, maar een cijfer. Dat is de basis voor betere tarieven en een slimmere behandelmenukaart. Bekijk de rapportages en dashboards om te zien welke overzichten standaard beschikbaar zijn.
Waar let je op bij het kiezen?
Niet elk pakket dat zich "clinic software" noemt, past bij een esthetische kliniek in de EU. Loop bij je keuze deze punten langs.
Omgang met gezondheidsgegevens. Kan het systeem gevoelige gegevens versleuteld en gescheiden opslaan, met toegang per medewerker (RBAC), en voldoet dat aan AVG art. 9? Een gewone notitie of tag is niet genoeg.
Aanbetalingen en no-showbeleid. Kun je per behandeltype een aanbetaling of no-showtarief instellen? Voor dure, lange behandelingen is dat essentieel.
Behandelplannen en pakketten. Ondersteunt het systeem reeksafspraken en prepaid kuren, en kun je de voortgang per klant zien?
EU-dataverwerking en eigen betaalrekening. Worden je gegevens binnen de EU verwerkt, en komen betalingen op je eigen rekening zonder commissie per boeking?
Transparante prijs en talen. Een vaste maandprijs is voorspelbaarder dan een percentage over elke boeking. En werk je met een internationaal team of internationale klanten, dan is meertaligheid (Salonnare werkt in 5 talen) een praktisch pluspunt.
Eerlijkheid over de medische grens. Wees kritisch op aanbieders die suggereren dat hun salonsoftware een volwaardig medisch dossier is. Salonnare positioneert zich bewust als salonsoftware met een AVG-kluis, geschikt voor esthetische klinieken - niet als medisch dossiersysteem. Die duidelijkheid voorkomt verkeerde verwachtingen. Twijfel je nog over de bredere functionaliteit, lees dan meer over software voor je schoonheidssalon.
Conclusie: kies software die past bij een kliniek
Een schoonheidskliniek vraagt meer van software dan een gemiddelde salon: behandelingen over meerdere sessies, gevoelige gezondheidsgegevens die versleuteld en gescheiden moeten worden bewaard, aantoonbare toestemming vooraf en een betaalproces dat dure no-shows afvangt. De juiste software brengt dat samen in één systeem, zodat je de administratie niet over losse tools en papieren mappen verspreidt.
Salonnare dekt die operationele en administratieve kant volledig af, met een versleutelde gezondheidsgegevens-kluis (AVG art. 9), rechten per medewerker, EU-dataverwerking, aanbetalingen tegen no-shows, betalingen op je eigen rekening en een vaste maandprijs zonder commissie.
Eerlijk blijft: het is salonsoftware, geen medisch dossiersysteem - voor gereguleerde medische verslaglegging heb je een gespecialiseerd systeem nodig. Voor de agenda, klantdossiers, consent en kassa van een esthetische kliniek is het precies wat je zoekt.
Je begint gratis: het Free-plan kost 0 euro (1 medewerker, 50 boekingen per maand), Starter is 29 euro en Pro 59 euro per maand. Maak een gratis account aan via salonnare.com/free en zet je eerste behandelingen, klantdossiers en intakeformulieren op - je hebt geen creditcard nodig om te beginnen.
Veelgestelde vragen
Is Salonnare een medisch dossiersysteem of EPD?
Nee. Salonnare is salonsoftware met een versleutelde kluis voor gezondheidsgegevens die voldoet aan AVG art. 9, geen elektronisch patiëntendossier (EPD) of medisch dossiersysteem. Het is uitstekend geschikt voor een esthetische kliniek die cosmetische, niet-medische behandelingen uitvoert: je legt intake, allergieën, toestemming en aandachtspunten per klant veilig vast. Voor gereguleerde medische zorg met een formeel patiëntendossier heb je daarnaast een gespecialiseerd medisch systeem nodig.
Kan ik behandelplannen met meerdere sessies bijhouden?
Ja, in de praktijk wel, al is er geen formele behandelplan-module. Je plant een reeks vervolgafspraken in één keer in de agenda, verkoopt een kuur als prepaid pakket dat per sessie wordt afgeboekt, en volgt de voortgang via de volledige historie op de klantkaart. De rebook-herinnering nudget klanten automatisch om hun vervolgsessie in te plannen, zodat een traject compleet wordt afgemaakt.
Hoe veilig worden gezondheidsnotities opgeslagen?
Gezondheidsnotities leven in een aparte kluis, los van de gewone klantnotities. De inhoud is versleuteld met AES-256-GCM, de toegang is per medewerker geregeld (alleen wie de expliciete bevoegdheid heeft, ziet de notities), elke toegang wordt gelogd en de gegevens worden binnen de EU verwerkt. Er geldt bovendien een retentietermijn. Deze opzet is gebouwd rond de eisen van AVG art. 9 voor bijzondere persoonsgegevens.
Kan ik aanbetalingen vragen voor dure behandelingen?
Ja. Je kunt per behandeltype een verplichte aanbetaling of een no-showtarief instellen dat bij het online boeken wordt geautoriseerd en automatisch wordt geïncasseerd bij niet verschijnen of laat annuleren. Voor een kliniek met lange, dure tijdsloten is dat belangrijk: een no-show kost daar meer dan een korte afspraak. Betalingen lopen via iDEAL, Bancontact, kaart en contant en komen rechtstreeks op je eigen bankrekening.
Wat kost het en hoe begin ik?
Salonnare heeft een permanent gratis Free-plan (0 euro, 1 medewerker, 50 boekingen per maand), Starter voor 29 euro per maand en Pro voor 59 euro per maand - een vaste prijs zonder commissie over je omzet. Je begint door een gratis account aan te maken via salonnare.com/free, je behandelingen en klantdossiers in te richten en je intakeformulieren op te zetten. Er is geen creditcard nodig om te starten.