Salon marketing automatisering: de stopregels die je berichten persoonlijk houden
Bij salon marketing automatisering denken de meeste eigenaren aan wat er verstuurd wordt: een herinnering, een verjaardagsmail, een campagne. Maar of een automatisch bericht persoonlijk of opdringerig overkomt, hangt vooral af van iets anders: wie het NIET krijgt, en wanneer het NIET vertrekt. Een reviewverzoek terwijl de klant nog op de stoep staat, een terugkomherinnering aan iemand die vorige week nog in je stoel zat, dezelfde aanbieding voor je hele bestand. Dat zijn geen fouten in de tekst, maar ontbrekende stopregels. In deze gids loop je vijf vaste contactmomenten langs, met per moment de stopregel die erbij hoort, en lees je hoe je in vier stappen begint en meet wat het oplevert.
Waarom de stopregel belangrijker is dan de startregel
Salon marketing automatisering betekent dat je software vooraf instelt om terugkerende contactmomenten uit te voeren. Zoals de algemene uitleg over marketing automation laat zien, draait het daarbij om vaste regels die op klantgegevens aansluiten. Die regels hebben twee kanten. De startregel zegt wanneer een bericht vertrekt. De stopregel zegt wie het overslaat en hoe vaak het maximaal mag.
De startregel stel je in een minuut in. De stopregel vergeet je makkelijk, en juist die bepaalt of je klant het bericht als aandacht of als ruis ervaart. Een handgeschreven berichtje stuur je nooit twee keer, en nooit aan iemand die net geweest is. Software weet dat alleen als jij het vastlegt.
Maak daarbij onderscheid tussen drie soorten automatisering. Afspraakberichten gaan over een geplande behandeling: bevestiging en herinnering. Opvolgberichten komen na een bezoek: een reviewverzoek of een uitnodiging om terug te komen. Campagnes delen nieuws of een aanbod met een groep klanten. Ze vullen elkaar aan, maar ze hebben elk een eigen doel en dus een eigen stopregel.
Vijf contactmomenten en de stopregel die erbij hoort
1. Bevestiging en herinnering. Het doel is dat de klant op tijd komt. De stopregel: stop er geen marketing in. Een herinnering die ook een aanbieding bevat, wordt de volgende keer niet meer gelezen. In Salonnare gaan de bevestiging en de herinnering automatisch per e-mail, en kies je zelf hoeveel uur vooraf de herinnering vertrekt. Per klant kun je herinneringen pauzeren. Meer daarover lees je op de pagina over automatische herinneringen.
2. Het reviewverzoek. Het doel is een eerlijke beoordeling. De stopregel: niet terwijl de klant nog buiten staat, en niet na elk bezoek. Salonnare stuurt het verzoek de ochtend na de dag van de afspraak, om 09:00 salontijd. Ook een afspraak die om kwart voor negen klaar is, wacht dus tot de volgende ochtend. Een klant krijgt maximaal een verzoek, ook bij volgende bezoeken.
3. De terugkomherinnering. Het doel is dat een klant op het juiste moment opnieuw boekt. De stopregel: het interval moet bij de behandeling passen, en een ouder bezoek mag geen bericht meer opleveren als er al een nieuwer bezoek is geweest. Wimpers vragen een ander ritme dan een knipbeurt. In Salonnare maak je daarom groepen van behandelingen met elk een eigen aantal dagen; wat in geen groep zit, volgt de algemene instelling. Een klant krijgt per keer een herinnering, gerekend vanaf haar laatste bezoek in de groep die bij haar hoort.
4. De verjaardagsmail. Het doel is een persoonlijk gebaar. De stopregel: een keer per jaar, en alleen aan klanten van wie je de geboortedatum hebt. Salonnare verstuurt hem maximaal eenmaal per jaar per klant, en je zet hem voor de hele salon aan of uit.
5. De campagne. Het doel is een groep informeren over iets wat voor die groep relevant is. De stopregel: nooit je hele bestand, en nooit naar wie zich heeft afgemeld. Met e-mailcampagnes in Salonnare (Pro) kies je een segment op laatste bezoek, aantal bezoeken, besteding, labels, behandelcategorie of verjaardagsmaand. Afgemelde klanten en adressen waar mail niet aankomt, worden automatisch overgeslagen. Hoe je zulke groepen slim indeelt, lees je in onze gids over e-mailmarketing voor kapsalons.
Zo leg je de stopregels vast in vier stappen
Begin klein: kies een contactmoment en werk deze vier stappen af voordat je het aanzet.
Stap 1: kies een doel. Schrijf in een zin op wat het bericht moet bereiken. "Klanten komen op tijd" vraagt een ander bericht dan "klanten boeken hun volgende kleurbehandeling". Heeft een bericht twee doelen, dan maak je er twee berichten van.
Stap 2: bepaal wie het krijgt, en wie niet. Dit is de stopregel. Gebruik alleen klantgegevens die relevant zijn voor dit doel en die je voor dit doel mag gebruiken. Voor afspraakberichten is dat meestal eenvoudig; voor campagnes gelden strengere regels rond toestemming en afmelden. Die verschillen per land, dus vraag bij twijfel advies.
Stap 3: schrijf de boodschap. Kort, concreet en in de toon van je salon. Noem iets waar de ontvanger iets aan heeft: de behandeling die ze had, het moment waarop het tijd wordt voor een nieuwe afspraak. In Salonnare pas je de teksten van de automatische mails zelf aan, zodat ze klinken als jouw salon en niet als software.
Stap 4: evalueer en stel bij. Kijk na een paar weken of het bericht doet wat het moest doen, en of er klachten of afmeldingen kwamen. Een stopregel die te ruim staat, merk je vaak het eerst aan klanten die zeggen dat ze "weer een mail" kregen.
Meet wat werkt, en weet wat er verstuurd is
Bepaal vooraf aan welk signaal je een bericht afmeet. Kies er een of twee die bij het doel passen. Voor een herinnering is dat het aantal klanten dat niet komt opdagen. Voor een terugkomherinnering is het het aantal boekingen in de weken erna. Voor een campagne kijk je naar hoeveel ontvangers de mail openden, en naar de boekingen die volgen.
Bij e-mailcampagnes in Salonnare zie je per campagne hoeveel ontvangers de mail hebben geopend. Vergelijk campagnes alleen als doelgroep en boodschap vergelijkbaar zijn, anders meet je het verschil tussen groepen en niet tussen berichten.
Minstens zo belangrijk: weten wat een klant van je heeft gekregen. Belt een klant met de vraag waarom ze een bericht kreeg, dan zie je op haar klantkaart welke mails er naar haar zijn gegaan. Zo controleer je of je stopregels in de praktijk doen wat je bedoelde, in plaats van dat je het moet raden. Verwacht daarbij niet dat automatisering vanzelf meer afspraken oplevert: de software voert je regels uit, maar de keuze welk bericht bij welk moment past, blijft van jou.
Welk pakket je nodig hebt en wat het kost
Je hoeft niet alles tegelijk aan te zetten. Begin met het contactmoment dat nu de meeste handmatige tijd kost. Wil je weten welke taken buiten marketing je het eerst automatiseert, lees dan onze gids over welke taken je eerst automatiseert.
Salonnare heeft drie vaste maandprijzen. Free (€0) is permanent gratis voor een medewerker en 50 afspraken per maand, met online boeken, klantenbeheer, de kassa en automatische e-mailherinneringen. Starter (€29) is voor maximaal drie medewerkers met onbeperkt afspraken, online betalingen, rapportages, cadeaubonnen en loyaliteit. Pro (€59) voegt onder meer e-mailcampagnes met segmenten toe, voor onbeperkt medewerkers.
Online betalingen via Mollie of Stripe gaan rechtstreeks naar je eigen rekening. Op nieuwe klanten betaal je geen marktplaats-commissie; op elke online- of kaartbetaling gaat wel een transactiefee van 0,5% af, met een minimum van €0,30. Je klantgegevens staan in de EU, en je bepaalt per medewerker wie wat mag zien.
Wil je de stopregels uit dit artikel zelf proberen? Start gratis met Salonnare en stel je eerste automatische bericht in met het gratis plan.
Automatiseer het contact, niet de aandacht
Stel je eerste automatische bericht in met duidelijke stopregels. Het gratis plan van Salonnare is permanent gratis voor een medewerker en 50 afspraken per maand.
Start gratisVeelgestelde vragen
Wat is salon marketing automatisering?
Salon marketing automatisering is het vooraf instellen van software om terugkerende contactmomenten uit te voeren, zoals een afspraakherinnering, een reviewverzoek, een verjaardagsmail of een e-mailcampagne. Jij bepaalt de inhoud, de toon en de regels: wanneer een bericht vertrekt en wie het overslaat. De software voert die regels consequent uit.
Wat is een stopregel bij automatische berichten?
Een stopregel legt vast wanneer een automatisch bericht niet vertrekt of wie het overslaat. Voorbeelden: maximaal een reviewverzoek per klant, een verjaardagsmail hooguit een keer per jaar, geen terugkomherinnering over een oud bezoek als de klant al terug is geweest, en nooit een campagne naar klanten die zich hebben afgemeld.
Welke marketingtaken kan ik in mijn salon automatiseren?
Denk aan de bevestiging en herinnering van een afspraak, een reviewverzoek na het bezoek, een herinnering om opnieuw te boeken, een verjaardagsmail en e-mailcampagnes naar een geselecteerde groep klanten. Afspraakberichten gaan over een geplande behandeling; campagnes delen nieuws of een aanbod. Houd die twee gescheiden.
Is salon marketing automatisering geschikt voor een kleine salon?
Ja. Begin met een contactmoment, bijvoorbeeld de afspraakherinnering, en leg daar de stopregel bij vast. Salonnare heeft een permanent gratis plan voor een medewerker en 50 afspraken per maand, met automatische e-mailherinneringen. E-mailcampagnes met segmenten zitten in het Pro-pakket van €59 per maand.