E-mailmarketing voor kapsalons: segmenteren en automatiseren voor een volle agenda
De meeste kapsalons versturen af en toe een nieuwsbrief naar het hele bestand en zien er weinig van terug. Dat ligt zelden aan de tekst. Het ligt eraan dat iedereen dezelfde mail krijgt, op een moment dat door jouw week wordt bepaald in plaats van door die van de klant. In dit artikel draaien we dat om: je klantenbestand opdelen in groepen die er echt toe doen, en per groep een bericht laten vertrekken op het moment dat er iets te boeken valt. Niet meer mailen dus, maar gerichter mailen, en het grootste deel automatisch.
Waarom e-mail het enige kanaal is dat echt van jou is
Op sociale media leen je je bereik. Je post iets, en een algoritme besluit wie het ziet. Verandert dat algoritme, dan verandert je bereik mee zonder dat je er iets aan kunt doen. Een e-mailadres dat een klant je zelf heeft gegeven werkt anders: die lijst is van jou, en je kunt hem morgen nog gebruiken als een platform de regels omgooit.
Direct mailen naar je eigen klanten is precies wat e-mailmarketing is: relevante berichten sturen naar mensen die al bij je zijn geweest. Voor een kapsalon is dat een gunstige uitgangspositie, want je mailt geen vreemden. Je mailt mensen van wie je weet wanneer ze voor het laatst in de stoel zaten en welke behandeling ze toen kozen.
Het verschil zit in het moment. Een post is er voor iedereen tegelijk. Een mail kun je laten vertrekken op het moment dat er voor die ene klant iets te beslissen valt: acht weken na een kleurbehandeling, de week voor een verjaardag, of precies wanneer er donderdagmiddag een plek vrijkomt.
En je kunt het meten tot op de boeking. Bij een bericht op social media zie je bereik en likes. Bij een mailing zie je wie hem opende, wie doorklikte en of daar een afspraak uit kwam. Dat maakt het verschil tussen een gevoel en een beslissing over waar je je tijd aan besteedt.
Segmenteren: je klantenbestand bevat de groepen al
Segmenteren klinkt als iets voor grote bedrijven, maar het komt neer op een simpele vraag: welke klanten hebben nu iets aan een bericht van mij? Salonnare bepaalt vier van die groepen automatisch uit je eigen afspraken- en kassagegevens, zodat je ze niet handmatig hoeft bij te houden.
Sluimerende klanten. Mensen die al langer niet zijn geweest dan bij hen gebruikelijk is. Dit is de groep waar de meeste onbenutte omzet zit, juist omdat hun wegblijven nergens opvalt. Je stelt zelf in na hoeveel dagen iemand in deze groep valt.
No-show-risico. Klanten met verhoudingsgewijs veel gemiste afspraken. Voor die groep is een extra herinnering of een aanbetaling verstandiger dan een kortingsactie.
Hoge besteders en trouwe gasten. Twee groepen die je aan de bovenkant van je bestand vindt: de eerste op basis van totale besteding, de tweede op aantal bezoeken. Zij zijn de eerste kandidaten voor een nieuwe behandeling of een plek in je drukste week.
Daarnaast filter je zelf. Voor een campagne stel je een doelgroep samen op laatste bezoek, totale besteding, verjaardagsmaand, labels die je zelf aan klanten hangt, en of er wel een e-mailadres bekend is. Het systeem laat je vooraf zien hoeveel klanten er in die selectie vallen, dus je weet wat je verstuurt voordat je verstuurt. Die gegevens komen uit je klantenbestand; hoe je dat netjes opbouwt lees je in de gids over cliëntendossier software voor je salon en op de pagina over klantenbeheer.
Vier automatische mails die je stoel vullen zonder dat jij iets doet
Een campagne verstuur je zelf, met een paar klikken naar een segment. Daarnaast lopen er berichten die volledig vanzelf gaan zodra je ze aanzet. Dat laatste is waar de tijdwinst zit, want die mails vertrekken ook in de weken dat je er niet aan denkt.
De afspraakherinnering. Een bericht een dag voor de afspraak scheelt gemiste plekken, en het is de mail met het hoogste rendement per verstuurde regel. Hij vraagt niets van de klant behalve bevestigen dat het nog klopt.
De verjaardagsmail. Eenmalig instellen, daarna vertrekt hij elk jaar op de juiste dag. Voor een kapsalon is dit een natuurlijk moment: mensen willen er rond hun verjaardag graag verzorgd uitzien.
De terugkomherinnering. Een tijd na een afgeronde behandeling gaat er automatisch een vriendelijk bericht naar klanten die nog niets nieuws hebben geboekt. Dit is de mail die sluimerende klanten opvangt voordat ze echt afhaken, en je stelt zelf in na hoeveel dagen hij vertrekt.
Het reviewverzoek. Na afloop van een behandeling vraagt het systeem om een beoordeling. Dat levert je recensies op die nieuwe klanten over de streep trekken, zonder dat iemand er aan de balie naar hoeft te vragen.
Deze berichten gaan naar hetzelfde klantenbestand als je campagnes, dus je onderhoudt maar één lijst. Wat er per stap verstuurd wordt en wanneer, regel je bij afsprakenbeheer.
Van geopende mail naar geboekte afspraak
Een mail is geslaagd als er een afspraak uit komt, niet als hij geopend wordt. Dat betekent dat de weg van inbox naar agenda zo kort mogelijk moet zijn.
Schrijf de onderwerpregel voor één persoon. Vage titels als Nieuwsbrief van de salon zeggen niets over wat er in de mail staat. Concreet werkt beter: benoem de behandeling, de aanleiding of het tijdstip. Hoe je een mailing opbouwt en welke onderdelen erin horen, staat uitgewerkt in het artikel over een nieuwsbrief maken voor je kapsalon.
Eén knop, niet vier. Elke extra keuze is een moment om af te haken. Laat die ene knop rechtstreeks naar je online boekingspagina wijzen, zodat de klant vanaf zijn telefoon meteen een tijd kan kiezen in plaats van te moeten bellen tijdens jouw werkuren.
Zorg dat hij leesbaar is op een telefoon. Mails worden vrijwel altijd mobiel geopend, vaak staand in de rij of op de bank. Salonnare rendert campagnes vanuit sjablonen die op elk scherm meeschalen, dus je hoeft zelf niets aan opmaak te sleutelen.
Kijk daarna naar de juiste cijfers. Per campagne zie je hoeveel ontvangers hem openden en doorklikten. Gebruik die twee getallen om je onderwerpregel en je knop bij te stellen, en beoordeel het resultaat uiteindelijk op de afspraken die erna in je agenda verschenen.
AVG: toestemming vragen, afmelden makkelijk maken
Commerciële mail sturen mag alleen met toestemming, en dat is geen formaliteit die je achteraf regelt. Het goede nieuws is dat je die toestemming op het natuurlijkste moment kunt vragen: tijdens het boeken.
Bouw je lijst op bij de boeking. Een vinkje in je online boekingsformulier is de eenvoudigste manier om legaal te groeien. De klant is op dat moment toch al bezig met jouw salon, en je hoeft niets over te tikken uit een papieren lijst.
Afmelden moet met één klik kunnen. Elke campagnemail bevat een afmeldlink. Klikt iemand daarop, dan wordt dat direct in je klantenbestand verwerkt en krijgt die persoon geen commerciële mail meer. Dat is wettelijk verplicht, en het houdt je lijst schoon: je houdt de mensen over die je berichten daadwerkelijk willen.
Slechte adressen vallen vanzelf af. Salonnare houdt per klant bij of een adres bestaat en of eerdere mail werd bezorgd. Adressen die hard terugkomen of waarop een klacht is gemeld, worden overgeslagen bij een volgende verzending. Zo blijft je afzenderreputatie in orde en komt je post bij de rest gewoon aan.
Gevoelige gegevens horen niet in een mailing. Allergieën, medicatie of huidaandoeningen vallen onder artikel 9 van de AVG. Salonnare bewaart die in een apart versleutelde kluis, gescheiden van je gewone klantnotities, met rechten per medewerker. Je gegevens staan binnen de EU, en wie welke campagnes mag versturen bepaal je per medewerker.
Zo begin je: in een middag staat je eerste automatische mail klaar
Begin niet met een campagnekalender voor het hele jaar. Zet eerst de berichten aan die vanzelf gaan, en verstuur daarna pas je eerste gerichte mailing naar één segment.
Stap 1. Zet de afspraakherinnering, de verjaardagsmail en de terugkomherinnering aan. Dit is eenmalig werk en het loopt daarna door.
Stap 2. Zet de opt-in aan in je online boekingsformulier, zodat je lijst vanaf vandaag groeit.
Stap 3. Kies één segment, bijvoorbeeld klanten die negentig dagen niet zijn geweest, en stuur die groep één mail met één knop naar je agenda. Kijk een week later wat eruit kwam.
Een vaste prijs, geen commissie per boeking. Salonnare heeft drie pakketten: Free (0 euro, 1 medewerker en 50 boekingen per maand), Starter (29 euro) en Pro (59 euro). Er gaat geen percentage af van de afspraken die je met een mailing binnenhaalt. Wat er in welk pakket zit, vind je op de pagina met pakketten en prijzen.
Betalingen komen op je eigen rekening. Via Mollie of Stripe lopen online betalingen inclusief iDEAL rechtstreeks naar je eigen bankrekening, zonder tussenpartij die je omzet doorstort.
En het sluit aan op de rest. Je werkt in vijf talen, logt in met Google, Microsoft, Apple of Facebook, en exporteert je cijfers aan het eind van de maand voor pakketten als Moneybird of e-Boekhouden.
Start gratis met Salonnare en zet je eerste automatische mail vandaag aan.
Laat je e-mail het werk doen terwijl jij knipt
Segmenten uit je eigen klantenbestand, automatische herinneringen en campagnes met een knop naar je agenda. Vanaf 0 euro per maand, zonder commissie per boeking.
Bekijk de pakkettenVeelgestelde vragen over e-mailmarketing
Hoe vaak moet ik een nieuwsbrief naar mijn klanten sturen?
Voor een algemene nieuwsbrief is eens per maand meestal genoeg om in beeld te blijven zonder opdringerig te worden. De echte winst zit niet in frequentie maar in de geautomatiseerde berichten: een afspraakherinnering, een verjaardagsmail of een terugkomherinnering komt precies op het moment dat er iets te beslissen valt. Zet relevantie boven aantal, dan blijven je mails welkom en houd je je afmeldingen laag.
Is e-mailmarketing voor kappers niet erg tijdrovend?
Alleen als je elke mail handmatig verstuurt. De lifecycle-berichten in Salonnare stel je eenmalig in, waarna ze vanzelf blijven lopen terwijl jij in de salon staat. Voor een campagne kies je een segment, past de tekst aan en verstuurt: dat is een handeling van een paar minuten, niet van een avond. Het meeste werk zit in de eerste inrichting, niet in het onderhoud.
Heb ik toestemming nodig van klanten om ze te mogen mailen?
Voor commerciële mail heb je toestemming nodig, en die vraag je het makkelijkst met een vinkje in je online boekingsformulier. Voor bestaande klanten geldt onder de AVG een beperkte uitzondering voor vergelijkbare diensten, mits je in elke mail een duidelijke afmeldmogelijkheid biedt. Transactionele berichten zoals een afspraakbevestiging of herinnering vallen daar buiten. Bij twijfel over jouw situatie: vraag advies, en zorg in elk geval dat afmelden altijd met één klik kan.
Wat moet ik doen als klanten zich uitschrijven voor mijn mails?
Niets handmatig. Een afmelding wordt direct in je klantenbestand verwerkt, waarna die klant geen commerciële mail meer ontvangt. Zie het niet als verlies: je lijst wordt er nauwkeuriger van, je afzenderreputatie blijft beter en je berichten komen aan bij de mensen die er wel op zitten te wachten.