Pedicure administratie: online agenda, dossier en kassa voor je voetzorgpraktijk
 Een pedicurepraktijk draait op precisie en vertrouwen. Klanten komen elke zes tot acht weken terug, vaak met een medische achtergrond die je niet mag vergeten: diabetes, reuma, een risicovoet of een allergie voor bepaalde producten. Tegelijk moet je je agenda vullen, no-shows voorkomen, netjes afrekenen en aan het eind van het jaar je boekhouding op orde hebben. Doe je dat met een papieren agenda, een schrift met klantnotities en een losse kassa, dan lekt er op elk van die punten tijd en geld weg. Pedicure software brengt die onderdelen samen in een systeem. In dit artikel lees je wat pedicure software precies is, hoe een online agenda en een voetzorgdossier je dag rustiger maken, hoe je no-shows afvangt met aanbetalingen, hoe je afrekent en je administratie op orde houdt, en waar je op moet letten als je software voor je voetverzorgingssalon of medisch pedicurepraktijk kiest.
Wat is pedicure software?
Pedicure software is een applicatie die de kernprocessen van een voetverzorgingssalon digitaliseert: online afspraken, klant- en voetzorgdossiers, kassa, betalingen en administratie in een overzicht dat op je computer, tablet en telefoon werkt.
In plaats van een papieren agenda, een los kasboek en een schrift met behandelnotities gebruik je een systeem waarin alles aan elkaar hangt. Boek je een afspraak, dan staat de klant meteen in je dossier; reken je af, dan telt de omzet direct mee in je dagafsluiting.
De meeste pakketten dekken dezelfde bouwstenen:
1 - Een online agenda met afspraken per medewerker en behandelstoel. 2 - Een online boekingspagina waar klanten zelf een tijd kiezen. 3 - Een klantenbestand met contactgegevens en behandelhistorie. 4 - Een kassa (POS) voor afrekenen, kortingen en betaalmethoden. 5 - Automatische e-mails: bevestigingen, herinneringen en verzoeken om terug te boeken. 6 - Rapportages over omzet, bezetting en populaire behandelingen.
Een medisch pedicure stelt daar een extra eis bovenop: gezondheidsgegevens over diabetici, reumapatiënten en risicovoeten zijn bijzondere persoonsgegevens onder de AVG en horen in een versleutelde kluis, niet in een gewoon notitieveld. Goede pedicure software regelt precies dat.
Salonnare bundelt al deze onderdelen in een pakket, met een permanent gratis plan (Free, €0 per maand voor 1 medewerker en 50 boekingen per maand) om mee te starten, en betaalde plannen Starter (€29) en Pro (€59) als je groeit.
Online afspraken en een agenda die zichzelf vult
De grootste tijdwinst zit in het online boeken. Elke pedicurepraktijk in Salonnare krijgt een eigen boekingspagina die je deelt via je website, je Google-profiel of social media. Klanten kiezen een behandeling, een tijd en desgewenst een medewerker en bevestigen direct - ook 's avonds en in het weekend, wanneer jij niet aan de telefoon zit.
Verschillende behandelduren. Een reguliere pedicure duurt korter dan een diabetische of reumatische voetzorgbehandeling met uitgebreide inspectie. In de software stel je per behandeling de juiste duur in, zodat je online beschikbaarheid klopt met de werkelijkheid en je geen twee lange behandelingen achter elkaar krijgt zonder pauze.
Automatische herinneringen. Vlak voor de afspraak gaat er automatisch een herinnering per e-mail uit. Dat scheelt no-shows zonder dat jij handmatig hoeft te bellen. De mails komen van het verzenddomein van jouw salon, zodat ze professioneel ogen en goed worden bezorgd.
Terugkeerritme bewaken. Voetzorg is onderhoud: de meeste klanten willen elke zes tot acht weken terugkomen. De software kan klanten die toe zijn aan een vervolgafspraak automatisch een berichtje sturen om opnieuw te boeken. Zo houd je je agenda gevuld met je vaste klantenkring in plaats van steeds nieuwe klanten te moeten werven.
Vindbaar via Google. Via de koppeling met Google verschijnt je boekingsknop direct in Google Zoeken en Maps, zodat klanten die je praktijk vinden meteen kunnen boeken zonder eerst je website te bezoeken.
Voetzorgdossier per klant: notities, diabetes en de risicovoet
Bij voetverzorging weet je pas wat je doet als je weet wat er de vorige keer speelde. Een goed klantdossier legt per klant de behandelhistorie vast: welke behandeling, welke bevindingen, welke producten en wanneer de volgende afspraak zou moeten vallen. Drukpunten, eeltvorming, kloven, nagelaandoeningen en huidproblemen noteer je systematisch, zodat je bij de volgende beurt precies weet waar je op moet letten.
Bijzondere gegevens horen in een kluis. Voor een medisch pedicure is dit gevoelige materie. Informatie over diabetes, reuma, doorbloedingsproblemen, medicatie of een gediagnosticeerde risicovoet valt onder artikel 9 van de AVG: bijzondere persoonsgegevens die extra bescherming vereisen. Salonnare bewaart deze gezondheidsnotities in een aparte, versleutelde kluis - niet in het gewone notitieveld dat iedereen ziet. De gegevens zijn versleuteld opgeslagen op EU-servers.
Rechten per medewerker. Werk je met meerdere pedicures of een podotherapeut in dezelfde ruimte, dan bepaal je per medewerker wie de gezondheidsnotities mag inzien (RBAC). Zo blijven medische gegevens beperkt tot wie ze nodig heeft, en wordt elke toegang gelogd in een controlelogboek.
Verwijsbrieven en behandelplannen. Verwijst een klant je door naar een huisarts of podotherapeut, of andersom? Verwijsbrieven en behandelplannen bewaar je AVG-conform per klant in het dossier en kun je met toestemming van de klant als PDF exporteren. Zo heb je bij een verwijzing een compleet, herleidbaar beeld zonder los papierwerk.
No-shows voorkomen met aanbetalingen en herinneringen
Een no-show in een pedicurepraktijk is puur verlies: een blok van 45 tot 60 minuten dat je niet meer kunt vullen, zeker bij een uitgebreide voetzorgbehandeling. Pedicure software geeft je meerdere lagen bescherming.
Aanbetaling bij het boeken. Je kunt instellen dat klanten - of alleen nieuwe klanten - bij het boeken een aanbetaling doen via iDEAL. Dat verlaagt de drempel om zomaar niet te komen aanzienlijk. De aanbetaling loopt via je eigen betaalrekening.
No-show vergoeding. Verschijnt een klant niet of annuleert die buiten de afgesproken termijn, dan kan er automatisch een no-show vergoeding in rekening worden gebracht. De annuleringstermijn en het bedrag stel je zelf in, en de klant ziet die voorwaarden helder voordat de afspraak wordt bevestigd.
Herinneringen en wachtlijst. De automatische herinnering vlak voor de afspraak vangt de meeste vergeten afspraken af. Valt er toch iemand uit, dan kan de wachtlijst de eerstvolgende klant automatisch een seintje geven zodra er een plek vrijkomt - het verschil tussen een lege middag en een volle agenda.
Kassa en betalen: iDEAL, pin en contant op een bon
Na de behandeling reken je direct af aan de kassa. De ingebouwde kassa (POS) verwerkt je behandelingen en eventuele retailproducten - denk aan voetcremes, teenspreiders of orthesen - op een bon.
Lokale betaalmethoden naar je eigen rekening. Klanten betalen met iDEAL, pin, een betaalverzoek of contant. Belangrijk: je betalingen komen via iDEAL (Mollie) en Stripe rechtstreeks op je eigen rekening, niet op de rekening van een tussenpartij die er wekenlang op blijft zitten. Er is geen commissie per boeking: je betaalt een vaste, voorspelbare maandprijs in plaats van een percentage over elke behandeling.
Nette bonnen en fooien. Elke afrekening krijgt een oplopend bonnummer met datum en tijd, en de bon gaat desgewenst per e-mail naar de klant. Fooien houd je per medewerker bij. Zo sluit je je dag betrouwbaar af en klopt je kas met wat er in het systeem staat.
Administratie en btw: van dagafsluiting tot boekhouding
Pedicure administratie software neemt je het handwerk uit handen. Elke afrekening telt automatisch mee in de dagomzet, en je krijgt rapportages over omzet, bezetting en de populairste behandelingen zonder een cel in te typen.
Btw per behandeling. Voor voetverzorging is dit belangrijk. Een reguliere, cosmetische pedicure valt onder het normale btw-tarief. Medisch noodzakelijke voetzorg - bijvoorbeeld diabetische voetzorg op verwijzing - kan onder voorwaarden btw-vrijgesteld zijn wanneer het als medische dienst kwalificeert. In Salonnare stel je per behandeling het juiste tarief in, zodat "cosmetische pedicure" gewoon btw draagt en "diabetische voetzorg op verwijzing" vrijgesteld kan zijn. De bon splitst dit netjes en de dagrapportage telt de omzet per tarief bij elkaar op. Twijfel je over je eigen situatie, leg dit dan voor aan je boekhouder of de Belastingdienst - de software ondersteunt beide gevallen.
Geen boekhoudprogramma, wel boekhoudklaar. Salonnare is geen boekhoudpakket en vervangt je accountant niet, maar houdt je administratie zo op orde dat de overstap naar je boekhouding soepel verloopt. Je exporteert je omzet via een CSV-bestand in een formaat dat gangbare boekhoudprogramma's inlezen, zodat je zoekt naar een "boekhoudprogramma pedicure" maar in de praktijk vooral een schone brondadministratie nodig hebt die naadloos aansluit. Bekijk alle functies die Salonnare biedt om je administratie licht te houden.
Waar let je op bij het kiezen van pedicure software?
Op papier lijken pakketten snel op elkaar. Het verschil zit in de details die pas na maanden gebruik opvallen. Loop deze punten na voordat je kiest.
1 - Versleutelde gezondheidskluis. Voor een medisch pedicure is dit geen luxe maar een AVG-eis. Controleer of gezondheidsgegevens apart en versleuteld worden bewaard, met rechten per medewerker en een controlelogboek.
2 - Variabele behandelduren. Kun je per behandeling en per klant de duur aanpassen? Zonder dat klopt je online beschikbaarheid nooit met je werkelijke planning.
3 - Vast bedrag of percentage? Sommige aanbieders rekenen commissie per online boeking. Dat groeit mee met je succes en wordt duur naarmate je het drukker krijgt. Een vaste maandprijs is voorspelbaar en straft groei niet af.
4 - EU-data en dataportabiliteit. Kies een aanbieder met data op EU-servers en een duidelijk AVG-beleid, en controleer of je je klantgegevens later kunt exporteren en importeren via CSV, zodat je nooit vastzit.
5 - Eigen boekpagina. Boek je op je eigen pagina onder je eigen naam, of op een marktplaats waar concurrenten naast je staan en een percentage wordt ingehouden?
6 - Web en native app. Achter de balie werk je op een tablet of computer, onderweg op je telefoon. Kijk of het systeem allebei ondersteunt.
7 - Taal en lokale betaalmethoden. Een app die in het Nederlands werkt en iDEAL ondersteunt (en desgewenst in 5 talen beschikbaar is voor een internationale klantenkring) sluit beter aan dan een puur Engelstalig platform. Salonnare is rond precies deze punten gebouwd.
Conclusie: begin klein, groei mee
Een voetverzorgingssalon runnen is genoeg werk zonder dat je administratie tegenwerkt. Met pedicure software zet je je online agenda, je voetzorgdossiers, je kassa en je administratie in een systeem, en houd je gevoelige gezondheidsgegevens AVG-veilig in een versleutelde kluis. No-shows vang je af met aanbetalingen, en je vaste klanten komen terug via automatische herinneringen op hun eigen ritme.
Je hoeft niet groot te beginnen. Veel pedicures starten solo op het gratis Free-plan (€0, 1 medewerker, 50 boekingen per maand) en stappen over naar Starter (€29) zodra ze de grens van 50 boekingen passeren; groeit de praktijk naar meerdere behandelaars, dan schaalt Pro (€59) mee. Bekijk de prijzen voor het detail per plan, of lees meer op de pagina over pedicure software.
Maak vandaag nog een gratis account aan op salonnare.com/free en zet je praktijk deze week op - zonder creditcard.
Veelgestelde vragen
Is een medisch pedicuredossier AVG-proof in de software?
Ja. Gezondheidsgegevens zoals diabetes, reuma, medicatie of een risicovoet zijn bijzondere persoonsgegevens onder artikel 9 van de AVG. Salonnare bewaart deze in een aparte, versleutelde kluis - niet in het gewone notitieveld - op EU-servers. Per medewerker bepaal je wie de gezondheidsnotities mag inzien (RBAC) en elke toegang wordt gelogd in een controlelogboek. Verwijsbrieven en behandelplannen bewaar je AVG-conform per klant en exporteer je met toestemming als PDF.
Kan ik verschillende behandelduren instellen voor reguliere en diabetische voetzorg?
Ja. Je stelt per behandeling de juiste duur in. Een reguliere pedicure kun je bijvoorbeeld op 30 minuten zetten en een diabetische voetzorgbehandeling met uitgebreide inspectie op 60 minuten. Zo klopt je online beschikbaarheid altijd met je werkelijke planning en voorkom je dat er twee lange behandelingen zonder pauze achter elkaar worden geboekt.
Kan ik per behandeling een ander btw-tarief instellen?
Ja. Een cosmetische pedicure valt onder het normale btw-tarief, terwijl medisch noodzakelijke voetzorg op verwijzing onder voorwaarden btw-vrijgesteld kan zijn. In Salonnare stel je per behandeling het juiste tarief in, de bon splitst dit automatisch en de dagrapportage telt de omzet per tarief bij elkaar op. Voor je eigen situatie is het verstandig dit met je boekhouder of de Belastingdienst af te stemmen.
Wat kost pedicure software?
Salonnare heeft een permanent gratis Free-plan (€0 per maand) voor 1 medewerker en 50 boekingen per maand - ideaal om solo te starten. Daarboven is er Starter voor €29 per maand en Pro voor €59 per maand met onbeperkte boekingen en uitgebreidere functies. Je betaalt een vaste maandprijs zonder commissie per boeking, dus je kosten groeien niet automatisch mee met je omzet.
Kan ik mijn bestaande klantenbestand importeren?
Ja. Voor bestaande klantgegevens is een CSV-import beschikbaar, zodat je niet met een lege database begint. Je exporteert je klanten uit je huidige systeem of spreadsheet en leest ze in Salonnare in. Andersom kun je je gegevens ook altijd weer als CSV exporteren, zodat je nooit vastzit aan een aanbieder.