Overstappen naar nieuwe salon software: zo neem je je data mee zonder verlies

Wanneer een overstap zich echt terugverdient

Een overstap kost je altijd een dag werk. De vraag is dus niet of het gedoe is, maar of het gedoe zich terugbetaalt. Reken het één keer voor jezelf uit voordat je begint.

De grootste post is meestal het verdienmodel. Betaal je een vast maandbedrag, of houdt je leverancier een percentage in op boekingen die via hun platform binnenkomen? Bij een commissiemodel groeien je softwarekosten mee met je omzet: hoe beter je maand loopt, hoe meer je afdraagt. Bij een vast maandbedrag staat die post stil terwijl je agenda voller wordt. Pak je afrekening van de afgelopen drie maanden erbij en tel op wat er aan commissie is ingehouden. Dat bedrag is je jaarlijkse winst bij een overstap, nog voordat je naar functies kijkt.

Daarnaast zijn er signalen die losstaan van geld. Je kunt geen boekingswidget op je eigen site plaatsen. Je klantgegevens staan buiten de EU. Je kunt niet per medewerker instellen wie welke gegevens ziet. Of je krijgt je eigen data er niet fatsoenlijk uit, wat op zichzelf al een reden is om te vertrekken.

Weet je nog niet waar je naartoe wilt, begin dan bij de keuze en niet bij de migratie. In de gids over salon software vergelijken staat hoe je aanbieders eerlijk naast elkaar zet op verdienmodel, btw-kassa en AVG.

Stap 1: inventariseer wat je meeneemt, en wat je achterlaat

Een migratie mislukt zelden op techniek. Hij mislukt omdat achteraf blijkt dat iemand vergeten was dat de kleurformules in een vrij tekstveld stonden. Maak daarom eerst een lijst voordat je iets exporteert.

Deel je data in drie stapels. In de eerste stapel zit wat je niet kunt missen: naam, contactgegevens, toestemmingen voor mail, toekomstige afspraken en de behandelhistorie waar je in de stoel op terugvalt. In de tweede stapel zit wat handig is maar reconstrueerbaar: voorraadstanden, oude verkoopregels, dienstenlijsten die je toch opnieuw wilt inrichten. In de derde stapel zit wat je bewust achterlaat, en die stapel is groter dan je denkt. Klanten die vijf jaar niet zijn geweest hoef je niet mee te verhuizen, en volgens de AVG mag je persoonsgegevens ook niet langer bewaren dan nodig. Een migratie is het natuurlijke moment om op te schonen.

Stel jezelf voor de rest de vragen die je bij elke softwarewissel hoort te stellen. Het Forbes Technology Council zet die vragen op een rij: wat lost het nieuwe systeem op dat het oude niet kan, wie in je team raakt het, en wat gebeurt er als de overstap tegenvalt. Dat laatste is de belangrijkste: zorg dat je een volledige export van je oude systeem bewaart, ook nadat je bent overgestapt.

Waar die gegevens straks terechtkomen, bepaalt hoeveel je aan de inventarisatie hebt. In klantenbeheer leg je per klant de contactgegevens, historie en notities vast, zodat de informatie uit je oude systeem een plek heeft in plaats van in een los bestand te blijven hangen.

Stap 2: exporteer je data en houd gezondheidsgegevens apart

Vraag je huidige leverancier om een export in csv of excel. Daar heb je recht op: onder de AVG mag je je persoonsgegevens in een gangbaar formaat meekrijgen. Krijg je nul op het rekest of alleen een pdf, leg dat verzoek dan schriftelijk vast en herhaal het. Een pdf is geen bruikbare export.

Controleer het bestand daarna zelf voordat je het importeert. Bij datamigratie gaat het vaakst mis op saaie details: datumnotaties die omdraaien, telefoonnummers waar de nul voorafging verdwijnt, dubbele klanten die onder twee spellingen in het bestand staan. Loop een steekproef van twintig regels na en vergelijk ze met wat je in je oude systeem ziet. Vind je daar niets geks, dan is de kans klein dat de rest wel scheef staat.

Eén categorie verdient aparte behandeling. Notities over allergieën, medicatie, huidaandoeningen of zwangerschap zijn bijzondere persoonsgegevens onder artikel 9 van de AVG. Die horen niet in een gewoon notitieveld en al helemaal niet in een los excelbestand op je bureaublad. Salonnare bewaart ze in een apart versleutelde kluis, waarbij je per medewerker bepaalt wie er toegang toe heeft. Staan die gegevens in je oude export door de gewone notities heen, haal ze er dan uit en voer ze apart in. Werk je met intake-formulieren, dan komt die informatie meteen op de juiste plek terecht.

Verwijder tot slot de tussenbestanden zodra de import klopt. Een exportbestand met je volledige klantenbestand is precies het soort bestand dat jaren op een usb-stick blijft rondslingeren.

Stap 3: kies je moment en laat de systemen even overlappen

Ga niet live op een zaterdagochtend. Kies een dag waarop je gesloten bent of een rustige maandag, en plan de overstap zo dat er minstens een week zit tussen het moment dat je live gaat en een drukke periode.

Zeg je oude abonnement pas op als het nieuwe systeem draait. De overlap van een maand kost je één keer een dubbel abonnement, en dat is een verwaarloosbaar bedrag vergeleken met de situatie waarin je halverwege ontdekt dat er data ontbreekt en je er niet meer bij kunt. Let daarbij op de opzegtermijn van je huidige leverancier: die is soms een maand, soms een kwartaal, en telt vaak vanaf het einde van een contractperiode.

Zet in de overlapperiode de belangrijkste routines één keer helemaal door. Maak een testafspraak via je eigen boekingswidget, reken een testbon af op de kassa, stuur jezelf een bevestigingsmail en controleer of de btw op de bon klopt. Doe dat op de apparaten waarop je echt werkt, dus ook op de tablet achter de balie en op je telefoon.

Zet je in dezelfde beweging een papieren of losse agenda om, dan is het stappenplan in digitale agenda voor salons een handige aanvulling: daarin staat hoe je diensten, duur en beschikbaarheid inricht voordat de eerste online boeking binnenkomt.

Stap 4: neem je team en je klanten mee

Een migratie die technisch klopt kan alsnog stuklopen op de werkvloer. Plan daarom een half uur met je team voordat je live gaat, en laat iedereen zelf één keer de handelingen doen die ze dagelijks nodig hebben: een afspraak inplannen, een klant zoeken, een bon afrekenen.

Stel meteen de rechten goed in. Niet iedere medewerker hoeft de omzetrapportages of de gezondheidsnotities te kunnen zien. Met rechten per medewerker geef je iedereen precies wat bij de functie past, wat naast rust ook een AVG-vereiste is: toegang tot bijzondere gegevens hoort beperkt te zijn tot wie ze nodig heeft.

Je klanten merken van een goede migratie eigenlijk maar één ding, en dat is de nieuwe manier van boeken. Kondig dat aan als verbetering en niet als verandering: ze kunnen voortaan zelf online een tijd kiezen, ook buiten openingstijden, en krijgen een bevestiging in hun mail. Zet de nieuwe boekingslink meteen op je Google-bedrijfsprofiel en in je Instagram- en Facebookbio, want dat zijn de plekken waar de oude link nog maanden blijft staan.

Zet in dezelfde week automatische herinneringen aan. Klanten die net gewend zijn aan een nieuwe boekingsomgeving zijn iets vergeetachtiger dan normaal, en een herinnering vooraf vangt precies die groep af.

Wat de overstap kost en wat hij oplevert

De kosten van een overstap zijn eenmalig en te overzien: een dag inrichten, een maand overlap en wat tijd voor je team. De opbrengst is structureel, en zit vooral in het verdienmodel.

Salonnare heeft een permanent gratis plan voor één medewerker en maximaal 50 boekingen per maand. Daarboven kost Starter €29 per maand en Pro €59 per maand. Er gaat geen commissie per boeking af, dus je kosten blijven gelijk als je agenda voller wordt. Dat is precies het verschil dat je in stap 1 hebt uitgerekend.

Betalingen lopen via je eigen account bij Mollie of Stripe, dus iDEAL, creditcard en aanbetalingen komen rechtstreeks op je eigen rekening binnen zonder tussenpartij die er een percentage af haalt. Hoe je dat instelt, staat bij online betalingen. Voor je administratie lever je exportbestanden aan die aansluiten op pakketten als Moneybird en e-Boekhouden. Dat is een export en geen live koppeling, maar het scheelt je het overtypen van bonnen en voorkomt fouten in je btw-aangifte.

De rest is er gewoon: een kassasysteem dat rekent met de Nederlandse btw-tarieven, voorraadbeheer, data op servers binnen de EU, een interface in vijf talen en inloggen via Google, Microsoft, Apple of Facebook.

Wil je de overstap eerst zonder risico uitproberen? Je kunt gratis beginnen bij Salonnare, je data importeren en pas uitbreiden naar Starter of Pro wanneer je salon dat vraagt.

Veelgestelde vragen over salon software overstappen