Excel voor je salonadministratie: waar gaat je tijd heen?

Waar gaat de tijd heen bij handmatige invoer?

Na een behandeling noteer je de klant, de behandeling, het bedrag en de betaalwijze. Staat de afspraak eerst in een agenda en daarna in Excel, dan leg je dezelfde afspraak twee keer vast. Dat zijn de momenten waarop het meestal misgaat:

- Afspraak: naam, datum en behandeling staan in je agenda en nog eens in een spreadsheet. Een typefout of een verwisselde datum maakt een klant lastig terug te vinden. - Betaling: je noteert bedrag en betaalwijze en zoekt later de bijbehorende bankmutatie op. - Verkoop van een product: je bewaart het bonnetje en past op een ander tabblad de voorraad aan. - Factuur: je neemt klantgegevens, behandeling, datum en bedrag over in een los document. Zit er een fout in één veld, dan pas je de factuur aan en sla je hem opnieuw op.

Elke stap is klein, maar je doet ze na elke behandeling. Breng daarom eerst in kaart welke gegevens je meer dan één keer invoert: die stappen laten zien waar je administratie tijd kost.

Waarom zijn formules in een spreadsheet foutgevoelig?

Excel rekent alleen goed als invoer, formules en celverwijzingen kloppen. Stel dat een formule de omzet uit B2 tot en met B8 optelt. Staat een nieuwe behandeling in B9, dan blijft die buiten het totaal, terwijl niets er fout uitziet. Kopieer je formules naar andere rijen, dan groeit die kans.

Ook een gewiste formule geeft een stil verkeerd resultaat. Verwijder je per ongeluk de formule onderaan een kolom met dagomzetten, dan worden nieuwe bedragen niet meer meegenomen. Dat is lastig als je de cijfers gebruikt voor de btw-aangifte per kwartaal: je moet dan de oorspronkelijke regels nalopen.

Maak voor elke periode een vaste controle. Vergelijk het totaal met een paar losse bedragen en kijk of de formulecellen er nog staan. Wil je weten hoe dit in boekhoudsoftware voor kapsalons werkt? Lees dan boekhoudsoftware voor je kapsalon.

Rekenvoorbeeld: wat kost dubbele invoer je per jaar?

Reken het zelf na met je eigen getallen. In dit voorbeeld gaan we uit van een salon met aannames die je kunt aanpassen:

1. Je hebt 40 afspraken per week. 2. Per afspraak kost het overtypen en controleren in Excel 3 minuten (afspraak, betaling en eventueel voorraad). 3. Dat is 40 × 3 = 120 minuten per week, dus 2 uur. 4. Bij 48 werkweken is dat 2 × 48 = 96 uur per jaar. 5. Waardeer je een uur van jezelf op 30 euro, dan is dat 96 × 30 = 2.880 euro aan tijd per jaar.

Salonsoftware haalt niet alle administratie weg, maar het overtypen van dezelfde afspraak verdwijnt als agenda en kassa in één systeem staan. Ter vergelijking: Starter kost 9,99 euro per maand (119,88 euro per jaar) en Pro 14,99 euro per maand (179,88 euro per jaar). Het Free-plan kost 0 euro per maand. Bij online- of kaartbetalingen komt daar 0,5% (minimaal 0,30 euro) per betaling bij: op een behandeling van 40 euro is dat 0,30 euro.

Het is geen garantie op een bepaalde besparing, maar het laat zien welke vraag je jezelf kunt stellen: hoeveel uur per jaar besteed ik aan gegevens die al ergens anders staan?

Wat mist Excel en wat kan salonsoftware overnemen?

Excel heeft standaard geen boekingspagina, geen automatische afspraakherinneringen en geen kassa. Daardoor kunnen je agenda en je spreadsheet uit elkaar lopen, en moet je de voorraad na een verkoop met de hand aanpassen. Een Excel-bestand voldoet bovendien niet vanzelf aan de AVG: beperkt toegangsbeheer, geen versleuteling en geen logging maken het lastiger om zorgvuldig beheer van persoonsgegevens aan te tonen.

Salonnare brengt deze onderdelen samen. Klanten boeken via een boekingswidget op je eigen website. Met klantenbeheer staan klantdossiers op één plek, en gezondheidsgegevens bewaar je in een versleutelde kluis volgens AVG artikel 9. Het kassasysteem rekent met btw, en met voorraadbeheer hoef je de voorraad niet meer apart bij te houden. Je kunt gratis starten.

Zo stap je rustig over

Je hoeft niet alles tegelijk om te gooien. Begin met de vraag: welke handeling onderbreekt je werkdag het vaakst? Breng daarna in kaart welke gegevens je wilt samenbrengen en wie ze bijwerkt. Zo beoordeel je een nieuwe werkwijze op overzicht, gebruiksgemak en aansluiting op je dagelijkse processen, en kies je een behapbare volgende stap.

Veelgestelde vragen