Kapsalon boekhouding software: zo houd je de financiele administratie van je salon op orde

Welke boekhoudkundige functies heeft een kapsalon nodig?

De financiele administratie van een kapsalon is niet complex, maar wel veelzijdig. Je hebt te maken met dagelijkse kassa-afsluitingen, periodieke btw-aangiftes, voorraadbeheer van producten en klantgegevens die onder de AVG vallen. Goede salon software combineert al deze functies. **Dagelijkse omzetregistratie** Bij elke afrekening legt de software vast: datum, tijd, dienst, medewerker, betaalmethode en bedrag. Dat klinkt als vanzelfsprekend, maar veel kappers werken nog met losse betaalterminals en een papieren agendaschrift - waardoor omzet en agenda nooit kloppen. Met geintegreerde kassasoftware is elke transactie direct gekoppeld aan de afspraak. **Btw-administratie per dienst en per product** Kappersdiensten vallen in Nederland onder het 9% btw-tarief. Producten die je verkoopt (shampoo, haarlak, accessories) vallen onder het 21% tarief. Als je beide in je salon aanbiedt, moet je kassasysteem die splitsing automatisch uitvoeren. Doe je dat handmatig, dan is een fout snel gemaakt - en een foute btw-aangifte kost meer dan je denkt. **Periodieke rapportages voor je boekhouder** Je boekhouder heeft aan het einde van elk kwartaal een overzicht nodig van je omzet, btw en kosten. Salon software met een export-functie genereert dat overzicht op de knop - in CSV of als gestructureerd rapport. Minder handwerk, minder kans op fouten. **Voorraadbeheer van kappers- en verzorgingsproducten** Elke fles shampoo of haarkleur die je verkoopt, is een inkoop- en verkooppost in je boekhouding. Met geintegreerd voorraadbeheer zie je direct wat er op voorraad is, wat de inkoopwaarde is en wat er is verkocht - zodat je je product-marge kunt bewaken. **Klantenadministratie en AVG** Klantgegevens zijn ook een onderdeel van je administratie. Je legt contactgegevens, behandelhistorie en eventueel gezondheidsnotities vast. Dat laatste valt onder de AVG en vereist extra zorgvuldigheid. Geintegreerde AVG-tools in je salon software zorgen dat je aan die wettelijke verplichtingen voldoet.

Btw-splitsing in de kapsalonkassa: 9% versus 21%

De btw-regels voor kappers zijn overzichtelijker dan ze lijken, maar de implementatie in de kassa is cruciaal. Een foutieve btw-split kan leiden tot naheffingen bij een belastingcontrole. **Diensten: 9% btw** Kappersbehandelingen - knippen, wassen, föhnen, kleuren, permanenten en haarextensions - vallen onder het verlaagde btw-tarief van 9%. Dit geldt voor alle arbeidsintensieve diensten die een kapper verleent. **Producten: 21% btw** Producten die je los verkoopt aan klanten - haarverzorgingsproducten, accessoires, haardrogers, styling tools - vallen altijd onder het standaard btw-tarief van 21%, ook als ze door de kapper worden aanbevolen. **Gemengde bonnen** Veel kappers combineren een behandeling met een productverkoop op dezelfde bon. Je kassa moet dan automatisch twee btw-regels genereren: één voor de dienst (9%) en één voor het product (21%). In Salonnare stel je per dienst en per product het juiste btw-tarief in. Bij elke afrekening berekent het systeem automatisch de correcte btw en toont het rapport de totalen per tarief. **Btw-aangifte per kwartaal** Als btw-ondernemer doe je aangifte per kwartaal. Je geeft op hoeveel btw je hebt geïnd op diensten en producten, hoeveel btw je hebt betaald op zakelijke inkopen (aftrekbare voorbelasting), en je draagt het verschil af aan de Belastingdienst. Het btw-rapport van Salonnare toont de geïnde btw per tarief; die cijfers gebruik je samen met je inkoopfacturen om je aangifte op te stellen. **Kleine Ondernemersregeling (KOR)** Blijft je jaaromzet (exclusief btw) onder de €20.000? Dan kun je kiezen voor de Kleine Ondernemersregeling. Onder de KOR bereken je geen btw en doe je geen btw-aangifte, maar je kunt ook geen btw terugvragen op zakelijke inkopen. Overleg met je boekhouder of de KOR voor jouw situatie voordelig is.

Kassa en kassasysteem als kern van je financiele administratie

Een modern kassasysteem is de motor van je kapsalon-administratie. Het registreert niet alleen de betalingen, maar legt alle informatie vast die je later nodig hebt voor rapportages, btw en boekhoudkundige controles. **Dagelijkse kassaafsluiting** Aan het einde van elke werkdag sluit je de kassa af. Het systeem toont de dagomzet uitgesplitst per betaalmethode (contant, pin, iDEAL, creditcard), per medewerker en per dienstvategorie. Dat overzicht is je dagstaat - de minimale vereiste van de Belastingdienst voor omzetregistratie. **Medewerkeromzet per stylist** Heb je personeel of huur je stoelen aan zelfstandigen? Dan wil je per medewerker weten hoeveel omzet hij of zij heeft gemaakt. Salonnare registreert elke transactie op de uitvoerend medewerker, zodat je provisie- en commissieberekeningen kunt baseren op echte omzetcijfers. **iDEAL en pinbetalingen geintegreerd** Salonnare koppelt aan alle gangbare betaalmethodes in Nederland. Klanten die online een afspraak maken, kunnen direct bij boeking betalen via Stripe of Mollie: iDEAL, creditcard en SEPA-incasso. Aan de balie verloopt de pinbetaling naadloos via een gekoppelde betaalterminal van Mollie of SumUp. **Voorraadbeheer direct vanuit de kassa** Elke productverkoop die je aan de kassa registreert, vermindert automatisch de voorraadstand van dat product. Je ziet in real-time wat er op voorraad is, wat de rotatie is en wanneer je moet bijbestellen. Minder kans op nee-verkopen en betere grip op de product-marge.

Accounting-export: van kassasysteem naar boekhouder

De verbinding tussen je salon software en je boekhouder loopt via de accounting-export. Een goede export bespaart je boekhouder uren werk - en jou honderden euro's aan boekhoudkosten per jaar. **Wat exporteert de accounting-export?** De CSV-export uit Salonnare bevat per transactie: datum, tijdstip, transactietype (dienst of product), bedrag exclusief btw, btw-bedrag, btw-tarief (9% of 21%) en betaalmethode. Het bestand is gestructureerd zodat het in te lezen is in gangbare boekhoudprogramma's zoals Exact Online, Moneybird of e-Boekhouden. **Maandelijks of kwartaalgewijs exporteren** Je kiest zelf het exportinterval. De meeste kapsalon-eigenaren exporteren maandelijks en sturen het bestand naar hun boekhouder. Aan het einde van het kwartaal is er altijd een up-to-date overzicht beschikbaar voor de btw-aangifte. **Omzetrapportage per periode** Naast de transactie-export biedt Salonnare een overzichtsrapportage per dag, week, maand of kwartaal. Je ziet in één oogopslag de bruto-omzet, de omzet per dienst, de omzet per medewerker en de omzet per betaalmethode. Die informatie is niet alleen handig voor je boekhouder, maar ook voor je eigen bedrijfssturing. **Koppeling met externe boekhoudprogramma's** De CSV-export is opzettelijk generiek van opzet zodat hij werkt met vrijwel ieder boekhoudpakket. Heb je een eigen boekhouder die met specifieke software werkt? Stuur hem of haar het exportbestand en laat het inlezen. De meeste boekhouders waarderen een gestructureerd bestand boven een doos losse bonnen.

Klantenadministratie, AVG en gezondheidsnotities

Een klantenbestand is meer dan een lijst met namen en telefoonnummers. In een kapsalon leg je ook behandelhistorie, kleurformules en soms gezondheidsrelevante informatie vast - en dat brengt AVG-verplichtingen met zich mee. **Wat leg je per klant vast?** Een complete klantenkaart in Salonnare bevat: naam en contactgegevens, afspraakhistorie, behandelnotities (haartype, kleurformule), gezondheidsnotities (allergieën, huidaandoeningen) en marketingvoorkeuren. De gezondheidsnotities vallen onder de bijzondere persoonsgegevens van de AVG en worden versleuteld opgeslagen. **AVG-compliance ingebouwd** Salonnare heeft een ingebouwde AVG-kluis voor gezondheidsnotities. Notities worden versleuteld opgeslagen met AES-256 encryptie en zijn alleen toegankelijk voor medewerkers met expliciete toegangsrechten. Toestemmingsbeheer (consent) is ingebouwd: je legt per klant vast of ze toestemming hebben gegeven voor het bewaren van bijzondere persoonsgegevens. **Bewaarbeleid en verwijderrecht** De AVG schrijft voor dat je persoonsgegevens niet langer bewaart dan noodzakelijk. Salonnare ondersteunt geautomatiseerde retentie: gezondheidsnotities worden na 12 maanden inactiviteit soft-deleted en na een grace-period definitief verwijderd. Klanten hebben via jou het recht hun gegevens in te zien of te laten verwijderen. **Klantenimport bij overstap** Kom je van een ander kassasysteem of van een papieren klantenkaartenbak? Dan importeer je bestaande klantgegevens eenvoudig via CSV. Salonnare heeft een ingebouwde importtool die kolomnamen uit je huidige export koppelt aan de juiste velden. Begin je proefperiode vandaag nog op salonnare.com/nl/proefperiode - inclusief btw-export, kassasysteem, klantenadministratie en AVG-tools, zonder creditcard.

Veelgestelde vragen