Massagesalon software: online afspraken, veilige intake en kassa voor je massagepraktijk
 Massagesalon software is een online systeem dat de administratie van een massagepraktijk bundelt: online afspraken, een digitale intake met gezondheidsvragen, klantdossiers, aanbetalingen, een kassa en automatische herinneringen - allemaal op één plek in plaats van in een papieren agenda, losse formulieren en een spreadsheet. Voor een massagesalon of massagepraktijk is dat meer dan gemak. Je werkt met gevoelige gezondheidsgegevens - klachten, medicatie, zwangerschap, contra-indicaties - en die moeten AVG-veilig worden bewaard. Dit artikel legt uit welke functies er echt toe doen, waar je op let bij het kiezen, en hoe Salonnare die onderdelen invult voor Nederlandse therapeuten.
Wat massagesalon-software precies doet
De term massagesalon software dekt een breed pakket, maar in de kern draait het om zes bouwstenen die de meeste praktijken nodig hebben.
1 - Online agenda. Een centrale kalender met alle afspraken per therapeut en per behandelkamer, zodat je nooit dubbel boekt.
2 - Online boekingspagina. Klanten kiezen zelf een behandeling, een therapeut en een tijdslot - ook buiten openingstijden.
3 - Digitale intake. Een gezondheidsformulier dat de klant vooraf invult, met klachten, medicatie en contra-indicaties.
4 - Klantdossier. Contactgegevens, sessienotities en behandelhistorie op één plek.
5 - Kassa en betalen. Afrekenen met iDEAL of pin, met een correcte kassabon en BTW per dienst.
6 - Automatische communicatie. Bevestigingen, herinneringen en verzoeken om opnieuw te boeken die vanzelf verstuurd worden.
Waar een massagepraktijk zich onderscheidt van bijvoorbeeld een kapsalon, is de nadruk op gezondheidsgegevens en herhaalbezoek. Goede massagesalon software houdt daar rekening mee met een aparte, versleutelde plek voor bijzondere persoonsgegevens en met rittenkaarten of abonnementen voor terugkerende klanten.
Online afspraken per therapeut en behandelkamer
De kern van elke massagesalon software is de online agenda. Klanten boeken zelf via een pagina die je koppelt aan je website, je Google-bedrijfsprofiel en je Instagram-bio. Een groot deel van de boekingen komt binnen buiten openingstijden - 's avonds op de bank, in het weekend - precies wanneer je zelf de telefoon niet opneemt.
Beschikbaarheid per therapeut. Werk je met meerdere therapeuten, dan heeft elke therapeut een eigen rooster, eigen diensten en eigen tarieven. De klant kiest een specifieke therapeut of "eerst beschikbaar". Zo voorkom je dat twee therapeuten dezelfde behandelkamer claimen.
Behandelkamers als aparte resource. Een massagepraktijk heeft vaak meer therapeuten dan kamers. Software die behandelkamers als eigen resource behandelt, laat een afspraak alleen doorgaan als er én een therapeut én een kamer vrij is. Zonder die logica boek je een agenda vol die in werkelijkheid geen ruimte heeft.
Eigen regels. Je bepaalt hoeveel uur vooraf iemand mag boeken, hoe ver vooruit, en of alleen bestaande klanten mogen boeken. Salonnare berekent de vrije tijdsloten op basis van behandelingsduur plus een instelbare buffer tussen sessies, zodat je tijd houdt voor notities en opruimen.
Intake, gezondheidsformulieren en de AVG-veilige kluis
Dit is het onderdeel waar massagesalon software echt verschilt van gewone salonsoftware. Voordat je iemand masseert, wil je weten of er contra-indicaties zijn: recente operaties, hart- en vaatklachten, zwangerschap, huidaandoeningen, medicatiegebruik of allergieën voor massageolie. Die informatie is een bijzondere categorie persoonsgegevens onder de AVG (artikel 9) en vraagt om extra bescherming.
Digitale intake vooraf. De klant krijgt bij het boeken een intake-formulier toegestuurd en vult dat thuis in. Jij ziet bij de afspraak meteen een samenvatting - geen losse papieren meer die je moet archiveren of kwijtraakt.
Versleutelde gezondheidskluis. Salonnare bewaart gezondheidsnotities, allergieën en huidcondities in een aparte, versleutelde kluis (AES-256-GCM), los van de gewone klantnotities. Alleen medewerkers met expliciete toestemming kunnen ze inzien - te regelen met rechten per medewerker (RBAC). De data staat op EU-servers.
Toestemming en logging. Je legt de toestemming van de klant vast en elke keer dat een gezondheidsnotitie wordt geopend, wordt dat gelogd. Bij een verzoek tot inzage kun je precies laten zien wat er is opgeslagen. Dat is niet alleen netjes richting de klant, maar ook wat de AVG van je verwacht.
Voor een massagepraktijk die serieus met gezondheidsgegevens omgaat, is deze kluis vaak het doorslaggevende verschil bij de keuze van een systeem.
No-shows tegengaan met aanbetalingen
Een lege plek in de agenda kost een massagetherapeut direct omzet: een uur dat je niet meer verkoopt, komt nooit terug. Aanbetalingen en no-show fees zijn de effectiefste manier om dat te beperken.
Aanbetaling bij het boeken. Je stelt in dat de klant bij het online boeken een deel van het bedrag vooruitbetaalt of de kaart autoriseert. Dat verlaagt de drempel om zonder bericht weg te blijven aanzienlijk, omdat er iets op het spel staat.
No-show fee. Komt iemand toch niet opdagen of annuleert die te laat, dan wordt de afgesproken fee automatisch in rekening gebracht. Je stelt de hoogte per behandelingstype in - een lange deep-tissue-sessie weegt zwaarder dan een korte stoelmassage.
Automatische herinneringen. De meeste no-shows zijn simpelweg vergeten afspraken. Een herinnering per e-mail de dag ervoor voorkomt een flink deel daarvan, zonder dat je zelf hoeft te bellen. Salonnare combineert aanbetaling, fee en herinneringen zodat je agenda betrouwbaar gevuld blijft en je niet met gaten blijft zitten.
Kassa en betalen: iDEAL en pin
Na de behandeling wil je snel en correct afrekenen. Een kassa (POS) die in dezelfde software zit als je agenda, scheelt dubbel werk: de afspraak staat er al, je hoeft alleen af te rekenen.
Lokale betaalmethoden. Nederlandse klanten betalen het liefst met iDEAL of pin. Salonnare ondersteunt iDEAL via Mollie en kaartbetalingen via Stripe, met het geld rechtstreeks naar je eigen rekening - niet via een tussenpartij die eerst inhoudt.
Geen commissie per boeking. Anders dan marktplaats-achtige platforms rekent Salonnare een vast maandbedrag in plaats van een percentage per afspraak. Bij een volle agenda scheelt dat op jaarbasis flink.
BTW per dienst en een nette bon. Massagetherapie valt meestal onder 21% BTW, maar bij een medische vrijstelling (bijvoorbeeld via een beroepsvereniging) kan 0% van toepassing zijn. Je stelt het tarief per dienst in; de kassabon splitst het correct en de dagrapportage telt per tarief op.
Retail meenemen. Verkoop je massageolie, warmtekussens of cadeaubonnen, dan reken je die in dezelfde transactie af en houdt het systeem de voorraad efficiënt bij.
Klantbeheer en herhaalbezoek
Een massagepraktijk draait grotendeels op terugkerende klanten. Het klantdossier en de herhaalfuncties bepalen daarom hoeveel omzet je uit je bestaande klanten haalt.
Sessienotities per klant. Na elke sessie leg je vast wat je hebt behandeld - triggerpoints, reactie op deep tissue, aandachtspunten voor de volgende keer. Bij het volgende bezoek pak je die draad meteen weer op, ook als een collega de klant overneemt.
Rittenkaarten en abonnementen. Losse sessies verkopen levert minder voorspelbare omzet op dan een 10-rittenkaart of een maandabonnement. Salonnare trekt bij elke sessie automatisch een rit af en kan een abonnement via automatische incasso koppelen aan de agenda, zodat klanten niet elke keer opnieuw hoeven te betalen.
Rebook-herinneringen. Voor klanten met chronische klachten stuurt het systeem op het juiste moment een vriendelijk bericht om opnieuw te boeken. Zo houd je je agenda gevuld met bestaande klanten in plaats van steeds nieuwe te moeten werven.
Cadeaubonnen. Rond de feestdagen zijn digitale cadeaubonnen voor een massage populair. Ze staan op je boekingspagina en het saldo wordt automatisch bijgehouden bij het inwisselen.
Waar let je op bij het kiezen
Niet elke massagesalon software past bij een massagepraktijk. Loop deze punten na voordat je kiest.
1 - Omgang met gezondheidsgegevens. Heeft het systeem een aparte, versleutelde plek voor bijzondere persoonsgegevens, of gooit het alles op één hoop bij de gewone notities? Voor een massagepraktijk is dit het belangrijkste criterium.
2 - Prijsmodel. Betaal je een vast bedrag of een percentage per boeking? Bij veel afspraken is een vast maandbedrag bijna altijd voordeliger.
3 - Lokale betaalmethoden. Werkt iDEAL, en gaat het geld naar je eigen rekening? Buitenlandse systemen ondersteunen iDEAL vaak niet of pas tegen meerkosten.
4 - Behandelkamers en meerdere therapeuten. Kun je kamers als aparte resource plannen en per therapeut roosteren?
5 - Rechten per medewerker. Kun je instellen wie welke klantgegevens mag zien? Belangrijk zodra je met meerdere therapeuten werkt.
6 - Gratis kunnen starten. Kun je zonder risico beginnen? Salonnare heeft een permanent gratis Free-plan (€0, 1 medewerker, 50 boekingen per maand), daarna Starter (€29) en Pro (€59). Je test dus eerst de volledige werking voordat je betaalt.
Een native app én een webversie, plus inloggen met Google, Microsoft, Apple of Facebook (SSO), zijn prettige extra's die de dagelijkse drempel verder verlagen.
Conclusie
Goede massagesalon software neemt je de administratie uit handen zodat je je op de behandeling kunt richten: online afspraken per therapeut en behandelkamer, een digitale intake met een AVG-veilige gezondheidskluis, aanbetalingen tegen no-shows, een kassa met iDEAL en herhaalfuncties die je agenda gevuld houden.
Salonnare bundelt dit voor Nederlandse massagepraktijken tegen een vast maandbedrag zonder commissie, met je omzet rechtstreeks op je eigen rekening en je data op EU-servers. Lees meer op de pagina over massagesalon software, of maak vandaag nog een gratis account aan op salonnare.com/nl/free en zet je praktijk deze week op - zonder creditcard.
Veelgestelde vragen
Is massagesalon software geschikt voor een zzp-massagetherapeut?
Ja. Juist als solo-therapeut heb je baat bij automatische herinneringen, online boeken en een digitale intake, omdat je alles zelf doet. Het Free-plan van Salonnare is gratis voor één medewerker met 50 boekingen per maand, zodat je zonder kosten kunt beginnen en pas overstapt naar Starter (€29) als je die grens voorbij groeit.
Hoe bewaart Salonnare gezondheidsgegevens van massageklanten veilig?
Gezondheidsnotities, allergieën en contra-indicaties gaan in een aparte, versleutelde kluis (AES-256-GCM), los van de gewone klantnotities. Alleen medewerkers met expliciete toestemming zien ze, elke inzage wordt gelogd en de data staat op EU-servers. Dat voldoet aan de eisen van AVG artikel 9 voor bijzondere persoonsgegevens.
Kan ik met meerdere therapeuten en behandelkamers werken?
Ja. Elke therapeut heeft een eigen rooster, eigen diensten en eigen tarieven, en behandelkamers plan je als aparte resource. Een afspraak gaat alleen door als er zowel een therapeut als een kamer vrij is, zodat je geen dubbele boekingen krijgt. Met rechten per medewerker bepaal je wie welke klantgegevens mag inzien.
Welke betaalmethoden ondersteunt de kassa?
Salonnare ondersteunt iDEAL via Mollie en kaartbetalingen (pin) via Stripe, met de opbrengst rechtstreeks naar je eigen bankrekening. Je betaalt een vast maandbedrag in plaats van een percentage per boeking. Per dienst stel je het juiste BTW-tarief in (21% of 0% bij medische vrijstelling), zodat de kassabon en dagrapportage kloppen.
Wat kost massagesalon software?
Bij Salonnare start je gratis op het Free-plan (€0, 1 medewerker, 50 boekingen per maand). Groeit je praktijk, dan kies je Starter (€29 per maand) of Pro (€59 per maand). Er is geen commissie per boeking en geen opstartkosten - je betaalt een voorspelbaar vast bedrag, ongeacht hoeveel klanten je behandelt.