Inventarisatie salon automatiseren: van jaarlijkse telling naar doorlopende voorraadwaarde
De meeste salons tellen hun voorraad één of twee keer per jaar, meestal op een avond na sluitingstijd met een lijstje en een pen. Die telling klopt precies één dag: de dag erna wordt er weer geverfd en verkocht, en loopt het papier meteen achter op de plank. Dit artikel gaat niet over voorraadbeheer in het algemeen, maar over de telling zelf: hoe je die eenmalig goed doet, hoe je daarna zorgt dat je voorraadwaarde vanzelf actueel blijft, en hoe je aan het eind van het boekjaar een cijfer voor je boekhouder hebt zonder opnieuw de kast in te duiken.
Wat een handmatige telling je werkelijk kost
De kosten van handmatig inventariseren staan zelden ergens genoteerd, en juist daarom blijven ze jaren onopgemerkt. Ze bestaan uit drie delen die los van elkaar klein lijken.
De uren zelf. Reken het één keer uit met je eigen cijfers: het aantal uren dat je per telling kwijt bent, maal het aantal tellingen per jaar, maal wat een uur van je tijd waard is. Dat bedrag staat op geen enkele factuur, maar het gaat wel van je marge af. Voor de meeste salonhouders valt het hoger uit dan verwacht, simpelweg omdat het tellen buiten werktijd gebeurt en daarom nooit als werk voelt.
De fouten die je pas later merkt. Bij handmatig tellen wordt een regel overgeslagen, een aantal verkeerd overgetikt of een doos achter in de kast vergeten. Het gevolg merk je weken later: een kleuring die niet door kan gaan omdat de juiste tint op blijkt te zijn. Software voor inventory management software bestaat precies om dit soort meetfouten uit het proces te halen.
Het geld dat stilstaat. Producten die al twee seizoenen op dezelfde plank staan zijn geen voorraad meer, maar vastgelegd kapitaal. Zonder telgeschiedenis zie je niet welke artikelen dat zijn, dus koop je ze bij de volgende bestelling gewoon opnieuw bij.
Van losse telmomenten naar een voorraad die zichzelf bijhoudt
Automatiseren betekent hier niet dat een systeem voor jou gaat tellen. Het betekent dat elke beweging van een product al vastligt op het moment dat hij gebeurt, zodat er achteraf niets meer te reconstrueren valt.
Afboeken gebeurt bij het afrekenen. Verkoop je een fles shampoo aan de balie, dan gaat die direct van de voorraad af. Gebruik je een tube verf tijdens een behandeling, dan boek je dat verbruik weg bij dezelfde behandeling. De voorraadstand is daarmee geen momentopname meer, maar een doorlopend saldo.
Meldingen vervangen het controlerondje. In plaats van wekelijks langs de kast te lopen, stel je per product een minimumniveau in. Zakt de stand daaronder, dan krijg je een signaal en kun je bestellen voordat je misgrijpt. Je kijkt dus alleen nog naar producten die aandacht nodig hebben.
De klantbeleving hangt er direct aan vast. Een gemiste behandeling door een ontbrekend product is voor je klant geen voorraadprobleem maar een afspraak die niet doorgaat. Dat effectief voorraadbeheer rechtstreeks doorwerkt in de ervaring van je klant is precies waarom deze koppeling meer oplevert dan alleen bespaarde teltijd.
Tel backbar en retail apart, anders klopt je marge niet
Een salon heeft feitelijk twee voorraden in dezelfde kast staan, en ze gedragen zich totaal anders. Wie ze bij de inventarisatie op één hoop gooit, krijgt een totaalbedrag dat nergens naar te herleiden is.
Backbar is verbruik. Kleuring, ontwikkelaar, watten en folie verdwijnen tijdens behandelingen. Ze leveren geen losse omzetregel op, maar zitten verwerkt in de prijs van de behandeling. Deze producten wil je volgen om je kostprijs per behandeling te kennen.
Retail is handel. Shampoo, stylingproducten en verzorging verkoop je door met een marge. Hier gaat het om omloopsnelheid: welk product ligt te lang, welk product is steeds te vroeg op.
Waarom de scheiding loont. Pas als beide stromen apart lopen, zie je waar je geld verdient en waar het weglekt. Dat inzicht is precies wat goed ingericht voorraadbeheer de groei van een kleine onderneming laat aanjagen: niet door harder te werken, maar door te zien welke artikelen dat werk waard zijn.
Hoe je die tweedeling praktisch inricht, met inkooporders en lage-voorraadmeldingen erbij, staat uitgewerkt in het artikel over salon voorraadbeheer.
De nulmeting: één middag die je jarenlang tijd bespaart
Automatiseren begint met één laatste handmatige telling. Die is onvermijdelijk, want een systeem kan niet weten wat er vandaag op je plank staat. Doe hem daarom in één keer goed.
Kies een rustig moment en ruim eerst op. Gooi weg wat over datum is en zet opzij wat je niet meer verkoopt. Je wilt geen artikelen invoeren die je daarna nooit meer aanraakt.
Voer per product vier dingen in: het aantal dat er nu staat, de inkoopprijs, de verkoopprijs voor retail en het btw-tarief. De inkoopprijs is het veld dat later je voorraadwaarde bepaalt, dus sla die niet over omdat het snel moet.
Zet meteen het minimumniveau erbij. Vraag jezelf per product af bij welk aantal je normaal gesproken zou bestellen. Dat getal invullen kost drie seconden en is later het verschil tussen een melding krijgen en misgrijpen.
Begin bij je twintig drukste artikelen. Die dekken in de praktijk het grootste deel van je beweging. De rest voer je in de weken erna aan, telkens als je een product toch in handen hebt. Zo hoef je niet te wachten met beginnen tot de hele kast klaar is. In het voorraadbeheer van Salonnare voeg je producten los toe, dus een gefaseerde start werkt gewoon.
Voorraadwaarde voor je boekhouding, zonder extra telronde
De inventarisatie waar het uiteindelijk om draait is die van 31 december. Je boekhouder wil weten wat er op de balans staat, en dat cijfer moet onderbouwd zijn.
Het saldo is de telling. Als elke verkoop en elk verbruik gedurende het jaar is afgeboekt, is je voorraadstand op de laatste dag van het boekjaar meteen je telling. Je vermenigvuldigt hem met de inkoopprijs en je hebt de voorraadwaarde. Een aparte avond in de kast is dan niet meer nodig.
De btw loopt mee vanuit de kassa. Behandelingen en retailproducten kunnen onder verschillende tarieven vallen. In het kassasysteem van Salonnare wordt het juiste tarief per regel verwerkt bij het afrekenen, zodat je aan het eind van het kwartaal niets hoeft te herrekenen.
Exporteren in plaats van overtikken. Je haalt je voorraad- en verkoopgegevens als export uit Salonnare en levert die aan voor pakketten als Moneybird of e-Boekhouden. Het is een export, geen live koppeling: je bepaalt zelf wanneer je wat aanlevert.
Doe wel steekproeven. Een doorlopend saldo loopt langzaam scheef door breuk, testers en producten die zonder afboeking meegaan. Tel elk kwartaal een handvol artikelen na en corrigeer wat afwijkt. Dat is een kwartier werk in plaats van een avond. Kies je nog een kassasysteem, dan helpt de vergelijking in kassasysteem schoonheidssalon je bij de afweging.
Inventarisatie automatiseren in Salonnare
Salonnare is een jong Nederlands platform, en dat merk je aan het prijsmodel: geen percentage over je omzet, maar een vast bedrag per maand.
Drie pakketten, geen commissie. Free kost 0 euro en is bedoeld voor 1 medewerker en 50 boekingen per maand. Starter kost 29 euro per maand, Pro 59 euro per maand. Er gaat geen commissie af van je boekingen of je productverkoop, dus de marge op een fles shampoo blijft volledig van jou. Wat er in welk pakket zit, vind je op de pagina met pakketten en prijzen.
Betalingen komen op je eigen rekening. Via Mollie of Stripe lopen online betalingen inclusief iDEAL rechtstreeks naar je eigen bankrekening, zonder tussenpartij die je omzet doorstort.
Rechten per medewerker. Je bepaalt zelf wie inkoopprijzen en voorraadwaarde mag zien. Een stylist die producten afboekt hoeft niet bij je marges te kunnen.
Gevoelige klantgegevens apart. Kleurformules en allergieën horen niet in een gewoon notitieveld. Salonnare bewaart bijzondere gegevens in een apart versleutelde kluis conform AVG artikel 9, met eigen toegangsrechten. Je data staat binnen de EU.
Op de werkvloer bruikbaar. Je werkt via de installeerbare web-app of de native app op tablet of telefoon, dus je controleert de stand bij de kast in plaats van achter de computer. Inloggen kan met Google, Microsoft, Apple of Facebook.
Begin met je nulmeting van de twintig drukste producten en laat de rest een maand meelopen. Start gratis met Salonnare en automatiseer je inventarisatie.
Klaar met tellen na sluitingstijd?
Laat je voorraad meelopen met je kassa, houd backbar en retail gescheiden en haal je voorraadwaarde er aan het eind van het jaar zo uit. Beginnen kan gratis, zonder commissie per boeking.
Start gratis met SalonnareVeelgestelde vragen
Moet ik nog steeds een keer per jaar handmatig tellen?
Niet als volledige telling. Als je verkoop en verbruik het hele jaar door worden afgeboekt, is je voorraadstand op de laatste dag van het boekjaar meteen je inventarisatie. Wat je wel houdt zijn steekproeven: tel elk kwartaal een handvol producten na om afwijkingen door breuk, testers of vergeten afboekingen op te vangen. Dat kost een kwartier in plaats van een avond, en houdt je cijfer betrouwbaar.
Hoe houd ik backbar-verbruik bij zonder extra werk aan de stoel?
Door het verbruik te koppelen aan de behandeling in plaats van aan een los formulier. Je legt per behandeling vast welke producten daarbij horen, waarna het afboeken meeloopt met het afrekenen. Voor uitzonderingen, zoals een dubbele hoeveelheid verf bij lang haar, corrigeer je handmatig. Dat blijft uitzondering en niet de regel, dus je medewerkers krijgen er geen dagelijkse administratie bij.
Wat als mijn getelde voorraad afwijkt van wat het systeem aangeeft?
Dan corrigeer je de stand naar wat er fysiek ligt en noteer je de reden. Afwijkingen zijn normaal en informatief: ze komen meestal door breuk, testers, producten die zonder afboeking zijn meegegaan of een verkeerd ingevoerde beginstand. Zie je bij hetzelfde artikel elk kwartaal een tekort, dan zit er een structurele oorzaak achter die je met een aangepaste werkwijze oplost.
Kan ik beginnen zonder eerst mijn hele kast in te voeren?
Ja, en dat is meestal de snelste route naar resultaat. Voer eerst de twintig producten in die het vaakst bewegen; die dekken het grootste deel van je verkoop en verbruik. De rest voeg je in de weken erna toe op het moment dat je een product toch in handen hebt. Zo levert het systeem al waarde op voordat de volledige inventarisatie klaar is.