Gratis salon software instellen: zo digitaliseer je je salon in vijf stappen

Wat een middag digitaliseren je oplevert

Een groot deel van de Nederlandse kapperszaken en beautysalons wordt gerund door zelfstandigen zonder personeel. Precies die groep verliest de meeste tijd aan planning, want er is niemand anders die de telefoon aanneemt. Digitaliseren lost dat niet op door je harder te laten werken, maar door de planning uit je handen te nemen.

De kern van wat je nodig hebt is software voor afsprakenbeheer: een systeem dat weet welke behandeling hoeveel tijd kost en welke vakjes in je week nog vrij zijn. Daar komt bij wat een salon specifiek vraagt: klantdossiers, een kassa die de btw goed zet en betalingen die op je eigen rekening landen.

De winst merk je in de eerste week. Dubbele boekingen verdwijnen omdat een vakje maar één keer vergeven kan worden. Je agenda staat op je telefoon, dus je hoeft 's avonds niet meer terug te bellen. En je begint vanaf dag één een klantenbestand op te bouwen dat je later kunt gebruiken, in plaats van een stapel briefjes die niemand doorzoekt.

Stap 1: zet je diensten en werktijden om

Begin niet met je klanten maar met je dienstenmenu. Voer per behandeling drie dingen in: de naam, de duur en de prijs. De duur is daarbij het belangrijkste veld, want die bepaalt hoe groot de vakjes in je agenda worden en dus hoeveel klanten er op een dag passen.

Wees eerlijk over die duur. Reken je een knipbeurt op dertig minuten terwijl je er in de praktijk vijfenveertig over doet, dan loopt je dag vanaf de tweede klant achter. Neem opruim- en inwerktijd mee in de duur, of zet een marge tussen afspraken. Vul daarna je werktijden in, inclusief pauzes en de dagen dat je dicht bent.

Begin klein: voer je vijf meestgeboekte behandelingen in en zet de rest er later bij. Een half afgemaakt systeem waar je vandaag mee werkt is meer waard dan een compleet systeem dat volgende maand af is. Hoe het afsprakenbeheer er in de praktijk uitziet, zie je op de functiepagina.

Stap 2: verhuis je klantgegevens zonder ze over te typen

Kom je uit een ander systeem, exporteer je klanten dan als CSV-bestand en importeer dat in één keer. Werk je vanaf papier, typ dan niet je hele kaartenbak over. Voer alleen de klanten in die het afgelopen jaar zijn geweest en laat de rest vanzelf binnenkomen bij hun volgende afspraak.

Let bij het overzetten op wat je precies bewaart. Onder de AVG mag je vastleggen wat je nodig hebt voor de behandeling en de administratie, niet alles wat je toevallig weet. Naam, contactgegevens en behandelhistorie zijn logisch. Een notitie over de privésituatie van een klant hoort er niet in.

Eén categorie vraagt extra aandacht. Noteer je allergieën, medicatie, huidaandoeningen of een zwangerschap, dan verwerk je bijzondere persoonsgegevens onder artikel 9 van de AVG. Een gewoon opmerkingenveld is daarvoor niet genoeg: die gegevens horen in een apart versleutelde kluis met eigen toegangsrechten, zodat niet iedere medewerker ze zomaar ziet. Bij Salonnare zit die kluis in het klantenbeheer ingebouwd, ook in het gratis plan.

Stap 3: zet online boeken aan op je eigen website

Hier zit de grootste tijdwinst. Zolang klanten alleen via de telefoon kunnen boeken, ben je bereikbaar wanneer jij tijd hebt. Met een boekingswidget op je eigen site of social media boeken ze 's avonds vanaf de bank, en zie jij de volgende ochtend een gevulde dag.

Een flink deel van de boekingen komt binnen buiten openingstijden, precies op de momenten dat je toch niet kunt opnemen. Let er wel op waar die boekingen landen. Sommige aanbieders zetten je in hun eigen marktplaats, waar je klant eerst langs concurrenten scrolt. Boeken op je eigen domein houdt de klantrelatie bij jou.

Zet in je boekingsinstellingen ook meteen twee grenzen: hoe ver vooruit klanten mogen boeken, en hoe kort van tevoren nog. Zonder die grenzen staat er zaterdagochtend om acht uur een afspraak van kwart over acht in je agenda. Wil je zien of dit bij je past, dan kun je het gratis plan direct activeren en de widget dezelfde dag op je site zetten.

Stap 4: koppel je kassa en je administratie

Een afspraak die geweest is, moet nog afgerekend worden. Doe dat in hetzelfde systeem, anders houd je twee administraties bij die niet op elkaar aansluiten. Een kassasysteem dat aan je agenda vastzit weet welke behandeling er is gegeven en zet de bon in één handeling klaar.

Voor Nederlandse salons is het btw-tarief daarbij het punt om op te letten. Kappersdiensten vallen onder het lage tarief van 9 procent, terwijl producten die je doorverkoopt onder het hoge tarief vallen. Een kassa die dat onderscheid zelf maakt, scheelt je aan het eind van het kwartaal een avond uitzoekwerk.

Je boekhouding hoeft daarna niet handmatig. Salonnare biedt een exportfunctie waarmee je je omzetgegevens in een bestand naar Moneybird of e-Boekhouden brengt. Let op het woord export: je zet de gegevens zelf door op het moment dat het jou uitkomt, het is geen doorlopende live-koppeling die alles automatisch synchroniseert.

Stap 5: zet automatische herinneringen aan

De laatste stap kost vijf minuten en levert direct geld op. Een klant die niet komt opdagen kost je een heel vakje in je agenda, en dat vakje verkoop je niet meer. Een herinnering per e-mail of WhatsApp, een dag van tevoren, haalt een groot deel van die vergeten afspraken eruit.

Zet de herinnering op een moment dat er nog iets mee te doen is. Vierentwintig uur van tevoren is meestal het beste compromis: vroeg genoeg om af te zeggen zodat jij het vakje nog kunt vullen, laat genoeg om niet alweer vergeten te zijn. Voeg in de tekst het adres en de duur toe, dan scheelt dat weer telefoontjes.

Gebruik dezelfde route voor bevestigingen. Een klant die na het online boeken meteen een bevestiging ziet, belt niet voor de zekerheid nog even na. Hoe je die berichten instelt en aanpast, staat op de pagina over automatische herinneringen.

Wat het kost, en wat er wel van een betaling af gaat

Het Free-plan van Salonnare kost 0 euro per maand en is bedoeld voor één medewerker met maximaal 50 boekingen per maand. Het is geen proefperiode die na twee weken afloopt. Groei je daaroverheen, dan is Starter 29 euro per maand en Pro 59 euro per maand, met behoud van je agenda, klantdossiers en instellingen.

Wees wel precies over het woord commissie, want daar wordt in deze markt veel mee geschoven. Er gaat bij Salonnare geen marktplaats-commissie af over nieuwe klanten die via het platform bij je binnenkomen: dat percentage is 0. Wat er wel af gaat, is een platform-fee van 0,5 procent met een minimum van 30 cent op elke online- of kaartbetaling. Bij een behandeling van 60 euro is dat 30 cent. Contant afrekenen in de kassa valt daarbuiten.

De betaling zelf loopt via Mollie of Stripe rechtstreeks naar je eigen bankrekening, dus je omzet blijft niet bij een tussenpartij hangen. Wil je die bedragen naast andere aanbieders leggen, gebruik dan het stappenplan uit onze gids over salon software vergelijken. Twijfel je nog tussen verschillende gratis pakketten, dan helpt ons overzicht van de beste gratis keuzes voor je salon je verder. En wil je gewoon beginnen, dan zet je vandaag je eerste behandeling online via het gratis plan.

Veelgestelde vragen over je salon digitaliseren