Gratis agenda software kapper: reken uit of jouw agenda binnen een gratis plan past

Drie soorten gratis, en welke er stiekem in meedeelt

Aanbieders van afsprakenplanning-software gebruiken het woord gratis voor drie totaal verschillende modellen. Wie ze niet uit elkaar houdt, kiest op prijs en betaalt later alsnog.

- De proefperiode. Veertien of dertig dagen alles open, daarna een verplicht abonnement. Prima om te testen, maar het is geen basis om je klanten aan te laten wennen. Ga je niet over, dan sta je na een maand weer met je papieren agenda. - Het commissiemodel. Nul euro per maand, maar een percentage per geboekte afspraak, meestal via een marktplaats waar jouw klanten ook je buurman zien. Het voelt gratis zolang je weinig boekingen hebt. Bij dertig kleuringen per maand betaal je meer dan een vast abonnement zou kosten, en je klant is niet helemaal van jou. - Het permanent gratis plan met een grens. Nul euro per maand, geen commissie, maar wel een plafond: een aantal medewerkers en een aantal boekingen. Voorspelbaar, en te controleren voordat je begint.

Bij Salonnare is het dat laatste model. Het gratis plan kost 0 euro per maand voor 1 medewerker en 50 boekingen per maand, zonder commissie per boeking. Wat je daar precies wel en niet voor krijgt, hebben we uitgebreider uitgewerkt in ons artikel over gratis salonsoftware.

Het enige nummer dat er voor jou toe doet, is die 50. Daarom begint dit artikel met rekenen en niet met functies.

Reken je stoel om naar boekingen per maand

Een boekingslimiet zegt niets zolang je hem niet vertaalt naar je eigen week. Doe dat met een som die je op de achterkant van een kleurkaart kunt maken:

klanten per werkdag x werkdagen per week x 4,3 = boekingen per maand

Drie kappers, drie uitkomsten:

- Zzp-kapper aan huis, 3 klanten per dag, 3 dagen per week. 3 x 3 x 4,3 is ongeveer 39 boekingen. Ruim binnen de grens, ook met een drukke decembermaand erbij. - Kapper met een stoel in een verzamelpand, 5 klanten per dag, 4 dagen per week. 5 x 4 x 4,3 is ongeveer 86 boekingen. Dat past niet, en het gaat ook niet passen. - Startende kapper die net begint, 2 klanten per dag, 4 dagen per week. 2 x 4 x 4,3 is ongeveer 34 boekingen, met ruimte om te groeien tot ongeveer 3 klanten per dag.

Twee dingen die kappers hierbij vaak over het hoofd zien. Ten eerste telt een afspraak, niet een behandeling: knippen met kleuren in een keer is een boeking, geen twee. Dat scheelt in je voordeel. Ten tweede is je eigen agenda geen boeking als je hem zelf blokkeert voor een lunch of een leverancier.

Zit je met je uitkomst tussen de 40 en 50, dan is het gratis plan geen eindstation maar een startpunt van een paar maanden. Zit je boven de 60, sla dan het gratis plan over als bedrijfsmodel en gebruik het puur om de software te leren kennen voordat je overstapt.

Wat je als kapper in een gratis plan al scherp kunt zetten

Het verschil tussen een agenda die rust geeft en een agenda die extra telefoontjes oplevert, zit niet in het abonnement. Het zit in hoe strak je de eerste avond je diensten neerzet. Vier dingen die je in een gratis plan gewoon goed kunt doen:

- Zet je behandeltijden op de werkelijkheid, niet op de folder. Als knippen bij jou in de praktijk 45 minuten kost inclusief afrekenen en opruimen, zet dan 45 minuten. Elke tien minuten die je te krap plant, loopt je hele middag achter. - Beperk lange behandelingen tot de dagen waarop ze kunnen. Je kunt per dienst vastleggen op welke dagen en in welke tijdvensters die dienst geboekt mag worden. Zo houd je je zaterdagochtend vrij voor korte knipbeurten en laat je een volledige kleurbehandeling alleen doordeweeks in de ochtend landen. - Leg je klantgegevens meteen digitaal vast. Kleurformules, gevoelige hoofdhuid, een allergie voor een bepaalde ontwikkelaar: dat hoort niet op een losse kaart in een la. Gezondheidsgegevens vallen onder artikel 9 van de AVG en gaan bij Salonnare in een aparte versleutelde kluis met eigen rechten per medewerker. Hoe je dat opbouwt staat in onze gids over klantenbeheer en CRM voor je salon. - Zet je bevestiging en herinnering aan voordat je live gaat. Automatische herinneringen per e-mail zijn de goedkoopste no-show-preventie die er is, want ze kosten je geen enkele handeling nadat je ze een keer hebt ingesteld.

Deze vier stappen kosten samen een avond en bepalen meer over je rust dan welk betaald plan dan ook.

Waar het gratis plan ophoudt, en wat het daarna kost

Op enig moment loop je tegen de grens aan: een tweede paar handen in de zaak, of gewoon meer dan 50 boekingen. Dat is geen probleem, zolang je vooraf weet wat het kost. Bij Salonnare is dat Starter voor 29 euro per maand en Pro voor 59 euro per maand, als vast bedrag. Geen percentage per boeking, ongeacht hoe druk je wordt.

Dat vaste bedrag is precies waarom de rekensom uit de vorige sectie ertoe doet. Bij 86 boekingen per maand betaal je in een commissiemodel van bijvoorbeeld 1 euro per boeking al meer dan drie keer het Starter-tarief, en je hebt je klant gedeeld met een marktplaats.

Onderzoek van de International Trade Administration onderstreept dat digital tools are critical for small and medium-sized enterprises om efficienter te werken en de klantervaring te verbeteren. Voor een kapsalon zit die winst vooral in twee plekken buiten de agenda zelf:

- Betalen. Met online betalingen via iDEAL en Mollie of via Stripe laat je klanten vooraf een aanbetaling doen bij lange kleurbehandelingen. Het geld gaat naar je eigen rekening, niet naar een tussenpartij. - Afrekenen aan de balie. Een kassa die je btw per tarief netjes uitsplitst en exporteert richting je boekhoudpakket, bijvoorbeeld Moneybird of e-Boekhouden, scheelt je een kwartaalavond. Waar je op moet letten bij die keuze staat in ons artikel over het kassasysteem voor je schoonheidssalon.

Het nuttige aan deze volgorde is dat je nooit hoeft te migreren. Je begint gratis, je klanten wennen aan dezelfde boekingslink, en het enige dat verandert als je opschaalt is de factuur.

Je eerste week: van papieren agenda naar online boeken

Digitaliseren mislukt zelden aan de software en bijna altijd aan de volgorde. Dit schema werkt voor een kapper die er per dag een half uur voor heeft:

- Dag 1 - je dienstenkaart. Zet elke behandeling erin met de tijd die hij echt kost en de prijs die je echt rekent. Begin met je vijf meestgeboekte diensten, de rest komt later. - Dag 2 - je rooster. Je openingstijden, je vaste vrije dag, je pauze. Wat je hier blokkeert, kan een klant niet boeken. - Dag 3 - je klanten. Exporteer je bestaande klantenlijst uit je oude systeem of je telefoon naar een csv-bestand en importeer die in een keer. Handmatig overtypen is de reden dat de meeste digitaliseringen halverwege stranden. - Dag 4 - je boekingslink. Zet de link in je Instagram-bio en op je Google-profiel, zodat mensen kunnen boeken op het moment dat ze aan je denken. Een deel van je boekingen komt binnen na sluitingstijd, en dat zijn precies de klanten die anders niet terugbellen. - Dag 5 - je berichten. Bevestiging en herinnering aan, en zelf een testafspraak maken zodat je ziet wat je klant ziet. - In het weekend - meelezen. Laat je papieren agenda nog twee weken naast de digitale lopen. Niet om terug te kunnen, maar om te zien welke behandelingen je systematisch te krap plant.

Je kunt deze hele week doorlopen op het permanent gratis plan en pas beslissen als je je eigen cijfers ziet. Begin gratis met Salonnare en zet vanavond je eerste vijf diensten klaar.

Veelgestelde vragen over gratis agenda software voor kappers