Dagafsluiting kapsalon: een stappenplan voor de agenda, de klantkaart en morgen

Een dagafsluiting is meer dan de kassa

Bij een dagafsluiting denken de meeste kappers aan de kassa: de la tellen, het pintotaal vergelijken, de dagstaat bekijken. Dat is belangrijk, en we hebben die kant uitgewerkt in onze gids over de dagafsluiting met je kassasysteem.

In een kapsalon is de kassa alleen niet het enige dat aan het eind van de dag moet kloppen. Het vak van cosmetologie en haarstyling draait om werk dat je later moet kunnen herhalen of bijsturen: de kleur van vandaag is het vertrekpunt van de volgende afspraak, en een klant die nu twintig minuten uitliep heeft volgende keer een ruimer tijdslot nodig. Wat je vanavond niet vastlegt, moet je de volgende keer reconstrueren uit je geheugen.

Daarom splitsen we de dagafsluiting in vier korte stappen die niet over geld gaan: de agenda, de klantkaart, morgen en de overdracht. Samen kosten ze een kwartier, en ze besparen je de volgende ochtend het uitzoekwerk.

Stap 1: geef elke afspraak van vandaag een eindstatus

Loop de agenda van vandaag van boven naar beneden door. Elke afspraak hoort op één van drie uitkomsten te eindigen: afgerond, no-show of geannuleerd. Een afspraak die nog op gepland staat terwijl de klant allang naar huis is, vertelt je rapportages, je klantkaart en je collega iets wat niet klopt.

Afgerond, maar zonder bon? Dan is er waarschijnlijk iets misgegaan bij het afrekenen. Zoek het nu uit, nu je nog weet of de klant contant betaalde of de bon op een andere afspraak terechtkwam.

Niet komen opdagen? Zet de afspraak op no-show en niet op geannuleerd. Het verschil telt: zo zie je later welke klanten vaker wegblijven, en dat is de basis voor een eerlijk no-showbeleid.

Uitgelopen of korter dan gepland? Noteer het bij de afspraak. Een balayage die structureel drie kwartier langer duurt dan in je agenda staat, is geen pech maar een verkeerde behandelduur.

In Salonnare hoef je hier niet op je geheugen te vertrouwen. Een afspraak die voorbij is en nog op gepland staat, verschijnt als taak in je meldingen, met de keuze om af te rekenen, af te ronden, als no-show te markeren of te annuleren. Zo blijft er geen afspraak van vandaag in het midden hangen.

Stap 2: leg de kleurformule vast zolang je hem nog weet

Dit is de stap die het vaakst sneuvelt, en die je het meest kost als hij ontbreekt. Om 11 uur weet je precies welke verhouding je gebruikte. Om 18 uur twijfel je al, en over zes weken staat er een klant in je stoel die "hetzelfde als vorige keer" wil.

Noteer per kleurbehandeling minstens:

Merk en lijn van het product.

Uitgangskleur en doelkleur, bijvoorbeeld van 7/0 naar 6/77.

Dosering en ontwikkelaar: hoeveel gram en welk percentage.

Wie het deed en wat opviel: verwerkingstijd, een plek die anders pakte, wat je volgende keer zou aanpassen.

In Salonnare zet je in de instellingen onder Klantinstellingen de kleurformules op de klantkaart aan. Daarna leg je per klant een formule vast met precies die velden: datum, merk, uitgangskleur, doelkleur, dosering in gram, ontwikkelaar, medewerker en een vrij notitieveld. De volgende keer staat de geschiedenis op de klantkaart, ook als een collega de klant overneemt. Met de rechten per medewerker bepaal je wie klantkaarten mag inzien en wie ze mag bewerken.

Eén uitzondering: reageerde de hoofdhuid op een product, of vertelde de klant over een allergie? Dat is een gezondheidsgegeven en hoort niet in een gewone notitie. Daarvoor heeft Salonnare een aparte, versleutelde gezondheidskluis met een eigen recht per medewerker. Die zit in elk pakket, ook in het gratis plan.

Stap 3: kijk vijf minuten vooruit naar morgen

Open de agenda van morgen en stel jezelf drie vragen.

Wie komt er als eerste, en wat heeft die klant nodig? Een lange kleurbehandeling om 9 uur vraagt dat de kleur klaarstaat en dat de stoel vrij is. Lees de klantkaart van de eerste twee afspraken nu al, dan begin je morgen niet met zoeken.

Heb je genoeg product? Kijk naar de kleurbehandelingen van morgen en controleer of de tinten die je nodig hebt op voorraad zijn. Werk je met voorraadbeheer in Salonnare, dan boekt elke kassaverkoop de voorraad direct af en krijg je een melding als een product onder de minimumvoorraad zakt.

Klopt het tijdslot? Zie je een afspraak waarvan je uit ervaring weet dat hij krap is gepland, bel of app de klant dan nu en niet morgen om 8:55.

Herinneringen hoef je niet zelf te versturen: Salonnare stuurt klanten automatisch een herinnering per e-mail. Staat er bij een afspraak van morgen een klant zonder e-mailadres, dan weet je dat die geen herinnering krijgt. Dat is een goed moment om even zelf contact op te nemen.

Stap 4: laat een overdracht achter die iemand anders kan lezen

Werk je met meer mensen, dan is de dagafsluiting ook een overdracht. Een notitie als "afspraak checken" helpt niemand. Schrijf op wat er moet gebeuren, bij wie en waarom:

Concreet: "Mevrouw De Vries, morgen 10:00, wil korter dan vorige keer. Formule staat op de kaart, ontwikkelaar van 9 naar 6 procent."

Open punten: een bon die je niet rond kreeg, een klant die terugbelt, een bestelling die onderweg is.

Eén vaste plek: spreek af waar de overdracht staat. Een briefje bij de kassa, een groepsapp en een notitie in de agenda tegelijk betekent dat de helft gemist wordt.

Houd het kort. Alles wat over één klant gaat, hoort op de klantkaart of bij de afspraak, want daar zoekt je collega het. De overdracht is alleen voor wat morgen een actie vraagt.

En de kassa? Kort samengevat

De kassakant van de dagafsluiting hoort er natuurlijk ook bij: elke bon afgerond, contant en pin vergeleken met wat je telt, en elk verschil genoteerd voordat je naar huis gaat. Doe die controle vóór stap 1, want een afspraak zonder bon vind je het snelst als je de bonnen van vandaag net hebt doorgelopen.

In Salonnare zit de kassa met contant en pin in elk pakket, ook in het gratis plan. De dagstaat, met de omzet per medewerker en per betaalmethode en de fooien apart, zit vanaf Starter. Hoe je een kassasysteem kiest dat bij je salon past, lees je in onze gids over het kassasysteem voor je salon kiezen.

Zo zet je deze routine op in Salonnare

Je hebt geen ingewikkelde inrichting nodig. Zet de kleurformules aan op de klantkaart, spreek met je team af dat elke afspraak voor sluitingstijd een eindstatus krijgt, en kies één plek voor de overdracht. Na een week is het een gewoonte.

Salonnare combineert de agenda, de klantkaart met kleurformules, de kassa en de herinneringen in één omgeving, gemaakt voor kapsalons. Er zijn drie pakketten: Free voor €0 per maand (1 medewerker, 50 afspraken per maand), Starter voor €29 en Pro voor €59 per maand.

Wil je het zelf uitproberen? Start gratis met Salonnare en richt je eerste dagafsluiting vanavond al in.

Veelgestelde vragen