Waarom je voor salonsoftware niet per boeking wilt betalen, en hoe je je kosten per afspraak doorrekent
Een drukke maand hoort goed nieuws te zijn. Bij software die per boeking rekent, is het ook de maand met de hoogste rekening: elke afspraak die je erbij plant, kost je iets extra. In dit artikel lees je welke vormen van betalen per boeking er zijn, waarom ze je groei afremmen en hoe je met één eenvoudige maatstaf, de softwarekosten per afspraak, aanbieders eerlijk naast elkaar legt. We rekenen het ook door voor Salonnare, inclusief de transactiefee op betalingen, zodat je precies weet waar je aan toe bent.
Wat betalen per boeking in de praktijk betekent
Betalen per boeking komt in verschillende vormen voor, en die staan niet altijd even duidelijk op de prijspagina.
Een vast bedrag per afspraak. Je betaalt een klein bedrag voor elke boeking die door het systeem gaat. Los lijkt dat weinig, maar het telt op met elke klant die je helpt.
Een percentage op nieuwe klanten. Marktplaatsen rekenen vaak een commissie over de eerste boeking van een klant die jou via hun platform vindt. Hoe beter je daar gevonden wordt, hoe meer je afdraagt. Wat bekende marktplaatsen volgens hun eigen prijspagina's rekenen, lees je in ons artikel over wat een marketplace-boeking echt kost.
Losse kosten per bericht. Soms zit de variabele post in de bevestigingen en herinneringen: een tarief per verstuurd bericht, of een bundel tegoed die je bijkoopt.
Een vast abonnement. Hier betaal je een vast bedrag per maand voor het systeem zelf, volgens het Software as a Service-model. Het aantal afspraken verandert niets aan die prijs.
In de praktijk combineren aanbieders deze vormen. Kijk daarom niet naar één getal op de prijspagina, maar naar wat je in een gewone maand in totaal kwijt bent. Een breder overzicht van de prijsmodellen vind je in onze gids over de kosten van salonsoftware.
Waarom kosten per boeking je groei afremmen
Het eerste probleem is timing. De maanden waarin je agenda het volst zit, zoals december of het voorjaar, zijn ook de maanden waarin je het meest aan je software betaalt. Je kosten volgen je omzet, terwijl de software in die maand niets extra voor je doet.
Het tweede probleem is voorspelbaarheid. Met een vast bedrag weet je aan het begin van het jaar wat je systeem kost. Met een tarief per boeking weet je dat pas als de maand voorbij is. Dat maakt begroten lastiger, zeker als je wilt investeren in een extra stoel, een nieuwe collega of een verbouwing.
Het derde probleem is dat je keuzes gaan meebewegen met de rekening. Een salon die per boeking betaalt, denkt twee keer na over een extra korte afspraak, een gratis nazorgmoment of een klant die voor een kleine correctie terugkomt. Juist die momenten maken van klanten vaste klanten.
Een model waarin je kosten niet per afspraak stijgen, haalt die rem weg. Je beslist over je agenda op basis van wat goed is voor je klant en je salon, niet op basis van wat een boeking je kost.
De maatstaf die telt: softwarekosten per afspraak
Om aanbieders eerlijk te vergelijken, reken je voor elk pakket uit wat één afspraak je aan software kost. De formule is eenvoudig: tel het abonnement op bij alle variabele kosten van die maand, en deel dat door het aantal afspraken.
Variabele kosten zijn onder meer: tarieven per boeking, commissies op nieuwe klanten, kosten per bericht en transactiekosten op betalingen. Neem ze allemaal mee, ook de posten die in de kleine lettertjes staan.
Bij een model per boeking zakt die uitkomst nooit onder het tarief per boeking, hoe groot je salon ook wordt. Bij een vast abonnement wordt het abonnementsdeel per afspraak juist lager naarmate je meer afspraken plant: dezelfde maandprijs wordt over meer klanten verdeeld.
Eén ding geldt in elk model: wie online of per kaart betaald wil worden, betaalt ergens transactiekosten. Een eerlijke vergelijking zet die kosten dus bij elke aanbieder in de som, niet bij één aanbieder.
Rekenvoorbeeld: Salonnare bij een groeiend team
Salonnare rekent niets per afspraak en geen marktplaats-commissie op nieuwe klanten die via Salonnare bij je boeken. Je betaalt een vast pakket: Free voor €0, Starter voor €29 of Pro voor €59 per maand. Wel gaat er op elke online- of kaartbetaling een transactiefee van 0,5% af, met een minimum van €0,30 per betaling. Je betaalprovider rekent daarnaast zijn eigen transactiekosten. De actuele pakketten staan op de prijspagina.
In het voorbeeld hieronder rekenen we met een gemiddelde besteding van €45. Op dat bedrag is 0,5% ongeveer €0,23, dus geldt het minimum van €0,30 per betaling. Pas boven €60 per betaling is 0,5% meer dan dat minimum.
Klein team op Starter. Drie medewerkers, 300 afspraken per maand, waarvan er 200 online of per kaart worden betaald. Abonnement €29, plus 200 keer €0,30 is €60 aan transactiefees. Samen €89, en dat is ongeveer €0,30 per afspraak. Het abonnementsdeel daarvan is ongeveer €0,10 per afspraak.
Groter team op Pro. Zes medewerkers, 700 afspraken per maand, waarvan er 500 online of per kaart worden betaald. Abonnement €59, plus 500 keer €0,30 is €150 aan transactiefees. Samen €209, opnieuw ongeveer €0,30 per afspraak. Het abonnementsdeel is gezakt naar ongeveer €0,08 per afspraak, terwijl je agenda ruim verdubbeld is.
Werk je alleen en blijf je onder de 50 afspraken per maand, dan kost het abonnement op het gratis plan €0. Ook daar geldt de transactiefee op elke online- of kaartbetaling.
Wil je dit naast een andere aanbieder leggen, vul dan dezelfde drie getallen in: het aantal afspraken, het aantal betalingen online of per kaart en de gemiddelde besteding. Tel bij die aanbieder ook het tarief per boeking of de marktplaats-commissie mee. Dan zie je in één oogopslag welk model bij jouw groei past. Probeer Salonnare gratis en reken het na met je eigen agenda.
Wat je voor een vast maandbedrag mag verwachten
Een lage rekening heeft weinig waarde als je voor de basis alsnog losse tools nodig hebt. Let bij het vergelijken op wat er in het pakket zit.
Online boeken via je eigen kanalen. Klanten boeken via een boekingspagina op je eigen website en via je Google-bedrijfsprofiel. Zo komen ze rechtstreeks bij jou binnen en niet via een omweg.
Herinneringen per e-mail. Een bevestiging bij het boeken en een herinnering vóór de afspraak helpen tegen vergeten afspraken, zonder dat je zelf hoeft te appen. Dit zit al in het gratis plan.
Een kassa die bij je agenda hoort. Een afgeronde afspraak wordt direct een bon. Het kassasysteem splitst de btw automatisch tussen behandelingen en producten, en vanaf Starter exporteer je je omzet naar je boekhouding, bijvoorbeeld voor Moneybird of e-Boekhouden.
Betalingen naar je eigen rekening. Vanaf Starter koppel je je eigen Mollie- of Stripe-account voor online betalingen. Klanten betalen met iDEAL of met de kaart en het geld komt op jouw rekening, met de transactiefee van 0,5% (minimaal €0,30) per betaling.
Veilig klantenbeheer. Gezondheidsgegevens zoals allergieën of medicatie bewaar je in een versleutelde kluis die is ingericht op artikel 9 van de AVG, met rechten per medewerker voor wie ze mag inzien. Je data staat in de EU. Meer hierover lees je in onze gids over cliëntendossiers.
Overstappen zonder dat je klanten kwijtraakt
Een overstap begint bij je klantenbestand. Exporteer je klantgegevens uit je huidige systeem, meestal als csv-bestand, en importeer ze in Salonnare. Zo staan je klanten er vanaf de eerste dag in.
Kies daarna het pakket dat bij je teamgrootte past: Free voor één medewerker en maximaal 50 boekingen per maand, Starter voor maximaal drie medewerkers en Pro voor een groter team. Richt je agenda en behandelingen in, koppel je betaalprovider als je online betalingen wilt ontvangen en loop de hele route een keer zelf door, van een online boeking tot de bon aan de kassa.
Twijfel je nog tussen aanbieders? Gebruik dan onze gids om salonsoftware te vergelijken en neem de rekensom uit dit artikel mee. Wil je meteen zien hoe het werkt, begin dan gratis met Salonnare. Er loopt geen proefperiode af, en je schaalt op zodra je salon groeit.
Houd je softwarekosten voorspelbaar
Begin met het gratis plan: €0 per maand voor één medewerker en 50 boekingen, zonder proefperiode die afloopt. Groeit je salon, dan stap je over naar Starter (€29) of Pro (€59).
Gratis beginnen met SalonnareVeelgestelde vragen
Betaal ik bij Salonnare per boeking?
Nee. Salonnare rekent niets per afspraak en geen marktplaats-commissie op nieuwe klanten die via Salonnare bij je boeken. Je betaalt een vast pakket van €0, €29 of €59 per maand. Wel gaat er op elke online- of kaartbetaling een transactiefee van 0,5% af, met een minimum van €0,30 per betaling. Je betaalprovider rekent daarnaast zijn eigen kosten.
Is een vast maandbedrag altijd voordeliger dan betalen per boeking?
Niet altijd. Heb je heel weinig afspraken, dan kan een laag tarief per boeking goedkoper uitvallen dan een abonnement. Juist daarom heeft Salonnare een gratis plan: €0 per maand voor één medewerker en maximaal 50 boekingen. Groeit je agenda, dan wordt het abonnementsdeel per afspraak steeds lager, terwijl een tarief per boeking gelijk blijft.
Hoe bereken ik de softwarekosten per afspraak?
Tel het abonnement op bij alle variabele kosten van een maand, zoals tarieven per boeking, commissies op nieuwe klanten, kosten per bericht en transactiekosten op betalingen. Deel dat totaal door het aantal afspraken in die maand. Doe dit voor elke aanbieder met dezelfde aantallen, dan vergelijk je eerlijk.
Kan ik mijn klantgegevens meenemen naar Salonnare?
Ja. Je exporteert je klantenbestand uit je huidige systeem, meestal als csv-bestand, en importeert het in Salonnare. Controleer na de import een paar klantkaarten, zodat je zeker weet dat namen en contactgegevens goed zijn overgekomen.