Aanbetalingen salon: minder no-shows en betere cashflow met deposits

Wat is een aanbetaling bij een salonafspraak?

Een aanbetaling (ook wel deposit of prepayment genoemd) is een bedrag dat een klant betaalt op het moment van boeken, als gedeeltelijke vooruitbetaling voor de geplande behandeling. Het resterende bedrag betaalt de klant na afloop van de afspraak. **Deposit versus volledige vooruitbetaling** Er zijn twee varianten. Bij een *deposit* betaalt de klant een deel van de behandelprijs vooraf - vaak 20 tot 50 procent. De rest volgt bij de afrekening. Bij een *volledige vooruitbetaling* betaalt de klant het volledige bedrag al bij het boeken. Beide zijn mogelijk; welke je kiest hangt af van het type behandeling en de klantrelatie. **Kaartautorisatie als alternatief** Een derde variant is kaartautorisatie: de klant legt bij het boeken zijn betaalkaart vast, maar er wordt pas na de afspraak afgeschreven. Als de klant niet verschijnt of te laat annuleert, wordt automatisch een no-show fee gevorderd. Dit is technisch geen aanbetaling, maar bereikt een vergelijkbaar effect: de klant heeft financieel iets te verliezen bij niet-nakoming. **Wanneer gebruik je welke variant?** - **Deposit**: ideaal voor dure behandelingen zoals haarkleuringen, keratinebehandelingen, bruidskapsel of langdurige beautybehandelingen. De klant betaalt alvast een deel, zodat jij materiaalkosten en gereserveerde tijd gedekt hebt. - **Volledige vooruitbetaling**: geschikt voor cadeaubonnen, workshops, groepsboekingen of behandelingen bij nieuwe klanten zonder klanthistorie. - **Kaartautorisatie**: werkt goed voor kortere behandelingen waarbij je het klantcontact niet wilt bemoeilijken met een betaling van tevoren, maar toch bescherming wilt tegen no-shows. Salonnare ondersteunt zowel aanbetalingen als no-show fees via kaartautorisatie bij het online boeken.

Waarom aanbetalingen het no-show percentage verlagen

No-shows zijn een structureel probleem in de salonbranche. Gemiddeld 5 tot 15 procent van alle afspraken wordt niet nagekomen - bij populaire salons met lange wachttijden loopt dat percentage soms nog hoger. Elke gemiste afspraak is directe omzetderving die je niet terugkrijgt. **Het psychologische mechanisme** Wanneer een klant bij het boeken al heeft betaald, is de mentale betrokkenheid bij de afspraak een stuk groter. Het kost de klant iets om niet te komen: het gereserveerde bedrag. Dat verandert de afweging bij een drukke ochtend of een tegenvallend weer. Klanten die gratis kunnen annuleren - of simpelweg niet verschijnen - maken die afweging anders dan klanten die al iets op het spel hebben staan. **Minder last-minute annuleringen** Niet alleen no-shows dalen. Ook late annuleringen - binnen 24 of 48 uur voor de afspraak - worden minder frequent als er een deposit is betaald. Klanten plannen hun agenda actiever rond de afspraak wanneer ze al hebben betaald en annuleren eerder als er echt iets verandert, in plaats van op de dag zelf. **Klantprofiel verbetert** Klanten die bereid zijn een deposit te betalen, zijn doorgaans betrokkener en serieuzer in hun boeking. Het filter van een aanbetaling trekt een ander soort klant aan dan een volledig gratis te annuleren boeking - iemand die de waarde van jouw tijd en expertise erkent. **Materiaalkosten zijn gedekt** Bij dure behandelingen - haarkleuringen, keratine, acrylnagels, huidbehandelingen met professionele producten - heb je al kosten gemaakt voordat de klant door de deur loopt. Verf gemengd, producten klaargezet, apparatuur opgewarmd. Een deposit dekt die materiaalkosten als de klant toch niet komt.

Aanbetalingen instellen in Salonnare

In Salonnare stel je aanbetalingen per behandelingstype in. Dat geeft je de flexibiliteit om alleen voor dure of tijdrovende behandelingen een deposit te vragen, terwijl kortere behandelingen zonder aanbetaling geboekt kunnen worden. **Stap 1: Betalingsprovider koppelen** Aanbetalingen verwerken via Salonnare vereist een gekoppelde betalingsprovider: Stripe of Mollie. Via Instellingen - Betalingen koppel je jouw Stripe- of Mollie-account. De deposit wordt bij het online boeken direct afgeschreven van de kaart of rekening van de klant. **Stap 2: Deposit per dienst instellen** Ga naar Diensten en open de dienst waarvoor je een aanbetaling wilt instellen. In het tabblad Boeking vind je de instelling voor aanbetalingen. Je kiest hier: - Geen aanbetaling (standaard) - Vaste aanbetaling (bedrag in euros) - Procentuele aanbetaling (percentage van de behandelprijs) Stel je een vaste aanbetaling van 25 euro in voor een haarkleurbehandeling van 120 euro, dan betaalt de klant bij het boeken 25 euro en de resterende 95 euro na de behandeling via de kassa. **Stap 3: Annuleringsbeleid instellen** Tegelijk met de aanbetaling stel je het annuleringsbeleid in. Hoeveel uur van tevoren mag een klant kosteloos annuleren, en wat gebeurt er met het depositbedrag bij een te late annulering of no-show? Je kunt kiezen tussen: - Volledige terugbetaling van het deposit bij tijdige annulering - Gedeeltelijke terugbetaling - Geen terugbetaling (deposit vervalt bij annulering of no-show) Communiceer het annuleringsbeleid duidelijk op je boekingspagina en in de bevestigingsmail - zo voorkom je discussies achteraf. **Stap 4: Afrekenen na de behandeling** Bij de kassa-afrekening verrekent Salonnare het reeds betaalde depositbedrag automatisch. De kassa toont het totaalbedrag, trekt de reeds ontvangen aanbetaling af en berekent het resterende te betalen bedrag. **Stap 5: Communicatie naar klanten** Bij het online boeken ziet de klant duidelijk dat er een aanbetaling vereist is en voor welk bedrag. Na betaling ontvangt de klant een boekingsbevestiging met daarin de betaalde aanbetaling, het resterende bedrag en het annuleringsbeleid.

Juridische regels voor aanbetalingen in Nederland

Aanbetalingen zijn in Nederland gewoon toegestaan, maar er zijn een paar regels om rekening mee te houden. **Informatieplicht bij het boeken** Je moet de klant duidelijk informeren over het depositbedrag en het annuleringsbeleid voordat hij of zij de boeking bevestigt. Dit vereiste volgt uit het consumentenrecht (Burgerlijk Wetboek, informatieplicht bij overeenkomsten op afstand). Zorg dat de aanbetaling en de annuleringsvoorwaarden zichtbaar zijn op de boekingspagina, niet alleen in de kleine lettertjes. **Terugbetalingsrecht bij annulering** Als een klant een afspraak annuleert, hangt het recht op terugbetaling af van de afgesproken voorwaarden. Je mag als salon een deposit volledig inhouden als een klant te laat annuleert of niet verschijnt - mits je dat vooraf duidelijk hebt gecommuniceerd. Ben je niet duidelijk geweest over de voorwaarden, dan kan een klant aanspraak maken op terugbetaling. **BTW op aanbetalingen** Over een aanbetaling is de btw in beginsel al verschuldigd op het moment dat je de aanbetaling ontvangt, niet pas bij de levering van de dienst. De btw over het ontvangen bedrag geef je dus aan in het tijdvak waarin je de aanbetaling binnenkrijgt. Overleg met je boekhouder hoe je aanbetalingen het beste verwerkt in je btw-administratie. Salonnare registreert aanbetalingen als afzonderlijke transacties in de boekhoudexport. **Chargebacks via de bank** Als een klant via iDEAL heeft betaald, is een chargeback nagenoeg onmogelijk (iDEAL-transacties zijn definitief). Bij creditcardbetalingen is een chargeback mogelijk als de klant claimt de dienst niet te hebben ontvangen. Zorg voor duidelijke documentatie: de boekingsbevestiging, het annuleringsbeleid en de communicatie met de klant.

Aanbetalingen combineren met no-show fees en clientbeheer

Aanbetalingen en no-show fees zijn complementaire instrumenten - je hoeft niet te kiezen. In Salonnare kun je per behandelingstype een deposit instellen en apart een no-show fee voor behandelingen waarbij je geen deposit vraagt. **Wanneer kies je voor een deposit, wanneer voor een no-show fee?** - **Deposit**: ideaal voor langdurige of kostbare behandelingen waarbij je materiaalkosten en medewerkersinzet vooraf moet invullen. Haarkleuringen, bruidsbehandelingen, keratine, acrylsets. - **No-show fee via kaartautorisatie**: geschikt voor kortere behandelingen waarbij een deposit de drempel verhoogt. Klanten leggen hun kaart vast bij het boeken; bij een no-show of te late annulering wordt de fee afgeschreven. **Klanthistorie en depositoverzicht** In het klantprofiel zie je alle eerdere aanbetalingen, annuleringen en no-shows van die klant. Dat geeft je context bij toekomstige boekingen: een klant met meerdere no-shows in het verleden kun je verplichten een hogere aanbetaling te doen of een volledige vooruitbetaling te vereisen. **Effect op cashflow** Een salon met vijftien depositbetalingen per week van gemiddeld 25 euro heeft aan het begin van de week al 375 euro aan inkomsten. Bij een maandelijkse uitbetaling via je betalingsprovider telt dat op tot een structureel positief kassaldo - ook in de weken dat de bezettingsgraad wat lager is. **Rapportage van aanbetalingen** In de rapportagemodule zie je per periode hoeveel deposits er zijn ontvangen, hoeveel daarvan zijn verrekend bij de behandeling en hoeveel er aan niet-nagekomen afspraken zijn ingehouden. Die gegevens helpen je het no-show patroon in je salon te volgen en te beoordelen of je beleid aanpassing verdient. **Aan de slag met Salonnare** In Salonnare stel je aanbetalingen en no-show fees per dienst in, verwerk je ze via Stripe of Mollie - inclusief lokale methoden zoals iDEAL - en komt het geld op je eigen bankrekening. Je betaalt een vaste maandprijs zonder percentage per boeking, elke aanbetaling wordt automatisch verrekend bij de kassa-afrekening en verschijnt als aparte regel in de boekhoudexport. Wil je het zelf ervaren? Begin gratis op salonnare.com/nl/free - het gratis plan blijft gratis en je hoeft geen creditcard op te geven.

Veelgestelde vragen