Informativa privacy per il tuo centro estetico: come scriverla, processo per processo

Cosa va inserito nell'informativa privacy di un centro estetico?

Indica prima il nome del tuo salone, i tuoi recapiti e chi è responsabile dell'uso dei dati dei clienti. Spiega in modo semplice quali dati raccogli, perché lo fai e come i clienti possono contattarti per domande. Il lavoro di un'estetista varia da salone a salone, quindi adatta il testo ai tuoi trattamenti e al tuo modo di lavorare.

Poi mappa i flussi di dati per processo. Non guardare solo l'agenda, ma anche fatturazione, newsletter, foto e schede anamnestiche. Un esempio svolto per un salone con cinque processi:

- Appuntamento: nome, numero di telefono e orario, per confermare e ricordare l'appuntamento. - Cassa e fattura: nome e importo, per la contabilità. - Newsletter: solo un indirizzo e-mail, e solo se la persona si è iscritta. - Scheda anamnestica: allergie e problemi della pelle, per eseguire il trattamento in sicurezza. - Foto prima e dopo: solo se le scatti davvero, con la finalità indicata.

Menziona foto o dati anamnestici solo se li raccogli davvero. Cerchi il contesto legale? Leggi GDPR per i centri estetici.

### Quali dati del salone e dei clienti descrivi?

Controlla moduli, schede cliente e sistemi. Pensa a dati di contatto, dati degli appuntamenti e note sulle preferenze. Annota a parte le informazioni su allergie o salute, se le registri. Se usi foto prima e dopo, descrivi anche che tratti immagini e per quale scopo.

Una scheda cliente può contenere note, avvisi di allergia e storico. Con la gestione clienti per saloni, questi dati di scheda entrano nel tuo quadro dei dati. Una breve spiegazione può suonare così:

*«Per pianificare gli appuntamenti, (nome del salone) tratta il tuo nome, i tuoi recapiti e i dati dell'appuntamento. Usiamo queste informazioni per gestire il tuo appuntamento e per informarti al riguardo.»*

Sostituisci il testo tra parentesi e adatta i dati e le finalità alla tua attività.

Come descrivi con cura finalità, tempi di conservazione e diritti dei clienti?

Rendi concreta ogni finalità. Non scrivere solo che usi i dati per «il servizio», ma indica cosa ne fai. I dati di contatto servono a confermare un appuntamento; i dati di fatturazione alla contabilità. Per una newsletter tratti dati con una finalità diversa. Descrivi questi processi separatamente e non citare più dati del necessario.

Per ogni processo prepara un quadro con finalità, tipi di dati e tempo di conservazione. Il GDPR non fissa un tempo di conservazione generale per tutti i dati dei clienti. Stabilisci quindi per quanto tempo ti servono i dati per il tuo processo e verifica quali obblighi di legge attuali si applicano. Per la contabilità fiscale, l'Agenzia delle entrate olandese prevede un obbligo di conservazione di sette anni, tra l'altro per fatture e dati di cassa. Non applicare automaticamente quel termine a schede anamnestiche o note sui clienti.

### Come rendi comprensibili i dati sensibili e i diritti?

Allergie, problemi della pelle e uso di farmaci sono dati sulla salute. Descrivili a parte e verifica quali regole si applicano al tuo trattamento; trovi di più in dati sanitari e GDPR nel tuo salone. Se ti basi sul consenso esplicito, chiedilo separatamente per una finalità descritta con chiarezza e registra cosa ne fai. Fai controllare la formulazione giuridica prima di pubblicare.

Spiega anche in modo semplice come i clienti possono fare domande sui propri dati. Indica per esempio a quale indirizzo e-mail possono chiedere accesso, rettifica o cancellazione. Con le schede cliente gratuite puoi tenere in ordine le informazioni digitali dei clienti e allineare il tuo registro dei trattamenti.

Come inserisci software del salone e sicurezza nell'informativa privacy?

Il software del salone è un anello del tuo trattamento dei dati. Individua quali dati passano dal sistema, per cosa li usi e quali servizi esterni sono coinvolti, come gestione appuntamenti, schede cliente e pagamenti. Come salone, decidi tu per quali scopi usare i dati dei clienti; il software ti aiuta a gestirli per quello scopo.

Distingui la sicurezza che organizzi tu dalle misure del tuo fornitore di software. Descrivi solo ciò che puoi dimostrare. Verifica chi, nel tuo salone, ha accesso alle informazioni dei clienti e come conservi i fascicoli cartacei.

Salonnare conserva i dati su server UE e li cifra con TLS e AES-256. I dati sulla salute sono conservati in una cassaforte cifrata. Leggi anche la guida al software per schede clienti del salone per più contesto sulla gestione di questi dati.

### Esempio di calcolo: quanto costa l'elaborazione dei pagamenti?

Anche il tuo fornitore di pagamenti va nel quadro, come destinatario di dati di pagamento. Il costo si calcola così: Salonnare trattiene lo 0,5% su ogni pagamento online o con carta, con un minimo di 0,30 €.

- Trattamento da 40 €: 0,5% × 40 € = 0,20 €. È meno del minimo, quindi paghi 0,30 €. - Trattamento da 100 €: 0,5% × 100 € = 0,50 €. - La soglia è a 60 €: lì lo 0,5% è esattamente 0,30 €.

Fai della privacy parte della routine del salone

Un'informativa privacy non è un testo che scrivi una volta e dimentichi. Cambia il tuo modo di lavorare, aggiungi un trattamento o usi i dati in modo diverso? Aggiorna allora il testo e controlla anche recapiti, processi e dati dei fornitori.

Pianifica un controllo periodico e indica una persona che segua le modifiche. In caso di dubbio sulla formulazione giuridica, verifica le regole pertinenti prima di modificare il testo. Una spiegazione breve e chiara, corrispondente a ciò che fai davvero, mostra come tratti i dati dei clienti.

Domande frequenti