Calcolare il tasso di occupazione del salone da parrucchiere: la formula e le scelte dietro il numero

Cosa misura il tasso di occupazione del tuo salone

Il tasso di occupazione mostra quale quota del tempo disponibile per i trattamenti è prenotata. Il concetto viene dalla matematica e dall'economia aziendale: un tasso di occupazione mette a confronto la parte usata di una capacità con il totale. In un salone quella capacità è il tempo in cui le tue poltrone e le tue mani sono disponibili per i clienti.

Definizione in una frase: il tasso di occupazione di un salone da parrucchiere è il tempo di trattamento prenotato come percentuale del tempo in cui si possono prenotare trattamenti.

Il numero quindi dice qualcosa sulla tua pianificazione, non sul fatturato o su quanto bene taglia qualcuno. Un salone al 90% di occupazione con prezzi bassi può tenersi meno di un salone al 70% con un buon mix di trattamenti.

Il denominatore: quali ore contano come disponibili?

La maggior parte delle differenze nel risultato nasce dal denominatore. L'orario di apertura non coincide con il tempo disponibile per i trattamenti. Conta solo le ore in cui si possono davvero prenotare appuntamenti, e togli ciò che non ci rientra:

Pause e giorni liberi. Se una stilista non lavora il martedì, il suo martedì non va nel denominatore, anche se il salone è aperto.

Assenze. Ferie, malattia e giorni di formazione si sottraggono. Altrimenti una settimana con una collega in malattia sembra all'improvviso una brutta settimana.

Tempo fisso non dedicato ai trattamenti. Una mezz'ora fissa prima dell'apertura o per l'amministrazione non è tempo prenotabile.

Più collaboratori. Somma il tempo disponibile per i trattamenti di ciascuno. Due stilisti prenotabili per 30 ore ciascuno danno insieme 60 ore di capacità, non le 45 ore in cui la porta è aperta.

Scrivi queste regole su un unico foglio e applicale ogni volta allo stesso modo. Senza regole fisse non confronti settimane, confronti metodi di calcolo.

La formula con due esempi di calcolo

Tasso di occupazione = tempo di trattamento prenotato ÷ tempo di trattamento disponibile × 100

Esempio 1, una stilista (di fantasia). In una settimana una stilista è disponibile per 30 ore e sono prenotate 21 ore di trattamenti. Il calcolo è 21 ÷ 30 × 100 = 70%.

Esempio 2, un team (di fantasia). La stilista A è disponibile per 30 ore con 21 prenotate, la stilista B per 24 ore con 18 prenotate. Insieme fa 39 ÷ 54 × 100 = 72%. Attenzione: somma prima le ore, poi dividi. La media tra 70% e 75% è 72,5% e dà troppo peso a una stilista con meno ore.

Calcola per stilista e per il team. Il dato del team mostra se il salone nel suo insieme ha margine, il dato per persona mostra dove si trova quel margine.

Prenotato o usato: due numeri, due domande

Un appuntamento che poi viene annullato, o in cui il cliente non si presenta, era in agenda ma non ha prodotto tempo di trattamento. Per questo conviene tenere due numeri uno accanto all'altro:

Occupazione prenotata. Tutti gli appuntamenti pianificati nel periodo, compresi quelli saltati dopo. Mostra quanto era piena l'agenda e quanto la domanda corrisponde alla tua offerta.

Occupazione usata. Solo gli appuntamenti che si sono davvero svolti. Mostra quanto del tuo tempo disponibile ha prodotto clienti.

La differenza tra i due è la tua perdita: disdette tardive e no-show. Se quella differenza è grande, la risposta non sono più prenotazioni ma meno abbandoni. Come calcolare quanto costa una poltrona vuota e come ridurre i no-show è spiegato in ridurre i no-show nel tuo salone.

Decidi anche in anticipo come gestire i trattamenti che durano più o meno del previsto. La regola più semplice: usa la durata pianificata e guarda a parte gli sforamenti se capitano spesso.

I dati che ti servono

Per ogni stilista e per ogni periodo ti servono due cose: il tempo disponibile per i trattamenti dai turni e la durata pianificata di ogni appuntamento, con il suo stato (completato, annullato, no-show).

Con un'agenda di carta è una serata di conteggi. Con un'agenda digitale c'è già: nella gestione degli appuntamenti ogni appuntamento ha un inizio, una fine, un collaboratore e uno stato. Nei report di Salonnare (da Starter, 29 € al mese) vedi tra l'altro quanto è piena ogni giornata e ogni ora, il che ti aiuta a individuare dove sono le ore vuote. Il denominatore con i tuoi orari di lavoro, pause e assenze lo compili tu secondo le tue regole, così la percentuale misura esattamente ciò che vuoi misurare.

Il piano gratuito (0 €, un collaboratore, 50 appuntamenti al mese) basta a una stilista che lavora da sola per tenere l'agenda in digitale e avere i numeri per il proprio calcolo. Puoi provare Salonnare gratis.

Migliorare un'occupazione bassa senza riempire l'agenda fino a scoppiare

Una percentuale più bassa è un motivo per indagare, non la prova che qualcuno lavora peggio. Parti dall'andamento: i blocchi vuoti tornano negli stessi giorni, orari o trattamenti?

La durata pianificata è giusta? Pianificare con troppo margine crea buchi che nessuno può prenotare. Pianificare troppo stretto provoca sforamenti e stress.

L'offerta corrisponde alla domanda? Un martedì mattina vuoto richiede qualcosa di diverso da un sabato pieno. A volte aiuta distribuire diversamente i blocchi prenotabili nella settimana.

I clienti riprenotano? Fissare il prossimo appuntamento al banco riempie l'agenda con sei settimane di anticipo.

Prova un cambiamento alla volta e poi misura con esattamente le stesse regole. Non confrontare una settimana di ferie con una settimana normale; come mettere a confronto i periodi in modo corretto è spiegato nei report finanziari per parrucchieri. Se nell'agenda di domani c'è già un buco, ti aiuta l'ordine descritto in riempire gli spazi vuoti con offerte dell'ultimo minuto.

E tieni presente: un tasso di occupazione più alto non garantisce un fatturato più alto. Quali altri numeri contano è spiegato in software di report per saloni.

Inizia con una misurazione onesta

Scrivi le tue regole, calcola una settimana per ogni stilista e per il team e tieni separati prenotato e usato. Dopo saprai non solo quanto è piena la tua agenda, ma anche dove c'è margine e cosa lo causa.

Vuoi tenere gli appuntamenti in digitale così che la prossima misurazione richieda minuti invece di una serata? Comincia gratis con Salonnare.

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