Report finanziari per parrucchieri: come confrontare i periodi in modo equo e scegliere un'azione

Perché una sola cifra di incasso non ti dice nulla

L'incasso è ciò che il tuo salone ricava da trattamenti e vendita di prodotti, prima dei costi. I costi sono spese come prodotti, affitto e personale. L'utile è ciò che resta quando sottrai i costi dall'incasso. Un incasso alto quindi non significa automaticamente che il tuo salone sia in utile.

Il quadro finanziario completo, con stato patrimoniale e conto economico, sta nel tuo bilancio annuale (in olandese: jaarrekening). Lo prepari con il tuo commercialista, una volta l'anno. Per gestire l'attività nel frattempo usi i report della cassa e dell'agenda. Come passare dagli incassi giornalieri al profitto reale lo spiega la nostra guida sui report sugli incassi del salone. Questo articolo riguarda il passo precedente: confrontare due periodi in modo che la differenza significhi davvero qualcosa.

Cinque cose che falsano un confronto

Prima di leggere un calo o una crescita come lavoro fatto bene o male, passa in rassegna questi cinque punti. Ognuno può causare una differenza che non ha nulla a che fare con i tuoi risultati.

Il numero di giorni di apertura. Un mese con due festività e un ponte ha meno giorni per incassare. Confrontalo con un mese senza festività e sembra che tu stia arretrando.

Il personale. Se un membro del team è stato fuori turno per malattia, ferie o dimissioni, c'erano meno ore di poltrona disponibili. Un incasso più basso allora non significa che la domanda sia calata.

Le vacanze. L'estate e le vacanze scolastiche cambiano il ritmo dei tuoi clienti. Confronta un mese estivo con lo stesso mese dell'anno scorso invece che con il mese precedente.

Le variazioni di prezzo. Se hai rivisto i prezzi a metà periodo, parte dell'aumento viene dai nuovi prezzi e non da più clienti. Guarda anche il numero di trattamenti, non solo l'importo.

Le voci una tantum. Le gift card vendute durante le feste vengono spesso riscattate mesi dopo. Anche un grosso ordine di prodotti da parte di un cliente o una promozione in più possono gonfiare artificialmente un mese. Annota queste voci per riconoscerle al prossimo confronto.

Ricalcola su una misura equa

La correzione più semplice è l'incasso per giorno di apertura. Dividi l'incasso del periodo per il numero di giorni in cui il tuo salone è stato davvero aperto. Questo elimina in buona parte l'effetto delle festività e dei giorni di chiusura.

Esempio pratico (numeri inventati a scopo illustrativo): nel mese A incassi 12.000 € in 20 giorni di apertura, cioè 600 € al giorno. Nel mese B incassi 11.050 €, ma per via delle festività sei stato aperto solo 17 giorni: 650 € al giorno. Il totale è sceso, ma per giorno di apertura il tuo salone è andato meglio. Senza questa correzione avresti potuto lanciare promozioni per rimediare a un calo che non c'era.

Se lavori con più membri del team, puoi fare un passo in più e calcolare per ora pianificata. Metti l'incasso accanto al numero di ore lavorate. Questa cifra la calcoli tu, ma ti dice molto su quanto è piena la tua agenda.

Idealmente confronta in due modi contemporaneamente: con il mese precedente, per vedere l'andamento di breve periodo, e con lo stesso mese dell'anno scorso, per filtrare gli effetti stagionali. Se entrambi i confronti puntano nella stessa direzione, il segnale è più forte.

L'ora mensile dei numeri: una domanda, un confronto, un'azione

Un report non ti dice da solo cosa fare. Pianifica quindi un momento fisso ogni mese, per esempio il primo lunedì mattina, e lavora in quattro passi.

Passo 1: scegli una domanda. Per esempio: perché il martedì pomeriggio è più tranquillo del resto della settimana? Oppure: la vendita di prodotti cresce in linea con il numero di trattamenti?

Passo 2: seleziona solo i dati che riguardano quella domanda. Incasso per giorno, per trattamento o per prodotto, nel periodo che vuoi esaminare.

Passo 3: confronta in modo equo. Metti a confronto periodi paragonabili per giorni di apertura, personale e prezzi, e ricalcola su una misura equa come l'incasso per giorno di apertura.

Passo 4: decidi un'azione e una data per verificare. Per esempio un'organizzazione diversa del martedì pomeriggio o uno scaffale di prodotti più visibile. Annota quando valuterai l'effetto, così l'azione non viene dimenticata.

Per ogni conclusione annota anche le possibili spiegazioni. Un periodo più tranquillo può dipendere da orari di apertura cambiati o da meno personale. Non trarre conclusioni sulla causa da una sola cifra.

A quali domande risponde il software per saloni e a quali la contabilità

Software per saloni e software di contabilità fanno ciascuno una parte diversa del lavoro. Aiuta sapere quale domanda fare dove.

Il tuo software per saloni registra ciò che succede nel tuo salone: appuntamenti, trattamenti, vendita di prodotti e pagamenti. Nei report di Salonnare vedi, tra l'altro, l'incasso per trattamento e per prodotto in un periodo a tua scelta, l'incasso per membro del team, la suddivisione per metodo di pagamento, quanto è piena la tua agenda per giorno e ora, i clienti che tornano e un riepilogo IVA. Poiché tutto proviene dallo stesso sistema di cassa, puoi esaminare ogni periodo con lo stesso metro. Quali report rendono di più lo spieghiamo nell'articolo sul software di reportistica per saloni.

La tua contabilità conosce i costi: affitto, acquisti, stipendi, assicurazioni. È da lì che nascono il calcolo dell'utile e, alla fine, il bilancio annuale. Salonnare non è un software di contabilità. Puoi esportare i dati in un formato che Moneybird, e-Boekhouden ed Exact Online possono importare, più un file MT940. È un'esportazione e non un collegamento in tempo reale: scarichi il file e lo importi tu o tramite il tuo commercialista.

In pratica: alle domande su quanto sei impegnato, trattamenti, vendita di prodotti e clienti risponde il software per saloni. Alle domande su margine e utile si risponde insieme alla contabilità.

Come iniziare la tua ora dei numeri

Il piano gratuito Free (0 €) include la cassa, la gestione clienti e la tua pagina di prenotazione online, per un membro del team e fino a 50 appuntamenti al mese. I report estesi e l'esportazione contabile sono inclusi da Starter (29 € al mese, fino a tre membri del team). Pro (59 € al mese) è per i saloni con più personale o che vogliono inviare anche campagne email. Puoi confrontare tutti i piani nella pagina dei prezzi.

Parti in piccolo: per un mese registra ogni trattamento e ogni vendita in cassa, così alla tua prima ora dei numeri hai un periodo completo da confrontare. Inizia gratis con Salonnare e metti oggi stesso in agenda la data della tua prima ora dei numeri.

Domande frequenti