Logiciel pour institut de beauté : le guide complet 2026 des petits studios

Pourquoi un studio a d'autres exigences qu'un grand salon

Dans un studio, vous êtes l'accueil, la praticienne et la comptabilité en même temps. Personne ne décroche le téléphone pendant que vous faites un soin du visage. Un logiciel conçu autour d'un comptoir d'accueil part du principe que quelqu'un surveille l'agenda, et cette hypothèse ne tient pas chez vous.

Ce dont un studio a besoin, c'est d'un système qui continue de tourner quand vos mains sont occupées. La base, c'est un logiciel de prise de rendez-vous : il sait combien de temps dure chaque soin, quels créneaux sont libres et quand se situe votre pause, pour qu'une cliente réserve seule sans que vous interveniez.

S'y ajoute un point qui ne se pose pas pour une coupe de cheveux. Dans un institut, vous travaillez sur la peau : peelings, bilans cutanés, maquillage permanent. Vous consignez des informations qui pèsent plus lourd juridiquement qu'une formule de couleur. Le choix d'un logiciel n'est donc pas qu'une question de confort, c'est aussi une question de responsabilité.

Fuite 1 : l'agenda qui vit dans votre téléphone

Tant que les clientes ne peuvent réserver que par WhatsApp ou par téléphone, c'est vous l'agenda. Chaque rendez-vous coûte trois ou quatre messages : quel horaire convient, ce créneau est-il encore libre, combien de temps cela dure. Vingt messages par semaine à deux minutes, cela fait bien quarante minutes que vous ne facturez nulle part.

Avec un module de réservation sur votre propre site, cet échange disparaît. La cliente voit les créneaux libres et en prend un. Une bonne partie de ces réservations arrive en dehors des heures d'ouverture, précisément quand vous n'auriez de toute façon pas pu répondre. Sans réservation en ligne, vous renvoyez cette cliente vers un rappel téléphonique, et une partie ne revient jamais.

Regardez toutefois où atterrit la réservation. Certains fournisseurs vous placent dans leur propre place de marché, où votre cliente défile devant des concurrents avant d'arriver chez vous. Réserver sur votre propre domaine et via votre fiche Google garde la relation client chez vous. La page de fonctionnalité montre à quoi ressemble la gestion des rendez-vous en pratique.

Fuite 2 : le créneau qui reste vide

Un no-show coûte plus cher qu'une annulation, car ce créneau ne se revend plus. Dans un studio, cela frappe plus fort que dans un salon de cinq fauteuils : vous n'avez qu'une ou deux cabines, et un soin du visage de quatre-vingt-dix minutes manqué ne se rattrape pas dans la journée.

Un rappel automatique en supprime une bonne partie. Chez Salonnare, il part par e-mail ou WhatsApp plutôt que par SMS - cela réduit les coûts et fonctionne tout aussi bien en pratique. Le moment compte : vingt-quatre heures à l'avance est en général le meilleur compromis. Assez tôt pour que vous puissiez encore remplir le créneau si quelqu'un annule, assez tard pour ne pas être déjà oublié. La page sur les rappels automatiques montre comment régler les textes et les horaires.

Pour les soins longs et les nouvelles clientes, ajoutez un acompte. La cliente règle une partie du montant au moment de la réservation via Mollie ou Stripe, et cet argent arrive directement sur votre propre compte bancaire. Il ne reste donc pas bloqué chez un intermédiaire jusqu'à une date de versement.

Les données de peau relèvent de l'article 9 du RGPD

C'est ici qu'un institut de beauté se distingue de la plupart des autres salons. Si vous notez des allergies, des médicaments, des affections cutanées ou une grossesse, vous traitez des données à caractère personnel sensibles au sens de l'article 9 du RGPD. Les exigences y sont plus lourdes que pour un nom et un numéro de téléphone.

Un simple champ de commentaires dans la fiche client n'y répond pas. Ces données doivent aller dans un coffre chiffré à part, avec ses propres droits d'accès, pour que toute salariée ou stagiaire ne les ait pas sous les yeux par défaut. Chez Salonnare, ce coffre est intégré, avec un enregistrement du consentement par cliente, et vos données restent sur des serveurs situés dans l'Union européenne.

Ces droits par salariée servent aussi en dehors de ce cadre. Vous définissez par personne ce qui est visible : une stagiaire n'a pas besoin de voir le chiffre d'affaires, et une indépendante qui loue une cabine chez vous n'a rien à faire dans les fiches de vos clientes. Pour approfondir le volet dossier client, lisez le guide sur le logiciel de dossier client pour votre salon.

Encaissement, TVA et comptabilité

Un soin qui a eu lieu doit encore être encaissé. Si vous le faites sur une caisse séparée ou un carnet à souches, vous tenez deux comptabilités qui ne coïncident pas en fin de trimestre. Une caisse reliée à votre agenda sait quel soin a été réalisé et prépare le ticket en une seule action.

Le vrai travail se trouve dans les taux de TVA. Les soins et les produits que vous revendez ne relèvent pas toujours du même taux, et une caisse qui fait cette distinction au moment de l'encaissement vous épargne une soirée de recherche par trimestre. Le guide sur la caisse pour institut de beauté détaille les fonctions dont vous avez besoin dans ce métier.

Votre comptabilité n'a pas besoin d'être ressaisie ensuite. Salonnare dispose d'une fonction d'export qui place vos données de chiffre d'affaires dans un fichier destiné à votre logiciel comptable. Notez le mot export : vous transférez ces données vous-même au moment qui vous arrange, ce n'est pas une liaison en direct qui synchronise tout toute seule.

Ce que cela coûte, et ce qui est bien prélevé sur un paiement

Chez Salonnare, vous démarrez sur le plan Free à 0 euro par mois : une salariée, 50 réservations par mois au maximum. Ce n'est pas un essai qui s'arrête au bout de deux semaines. Si votre studio dépasse ce cadre, Starter coûte 29 euros par mois et Pro 59 euros par mois, en conservant votre agenda, vos fiches clientes et vos réglages.

Soyez précise dès que le mot commission apparaît, car c'est là que les fournisseurs diffèrent. Chez Salonnare, il n'y a pas de commission de place de marché sur les nouvelles clientes qui arrivent via la plateforme : ce pourcentage est de 0. Ce qui est bien prélevé, c'est des frais de plateforme de 0,5 pour cent avec un minimum de 30 centimes sur chaque paiement en ligne ou par carte. Sur un soin à 75 euros, cela fait 38 centimes. Si vous encaissez en espèces, ce paiement n'entre pas dans ce calcul.

C'est un autre modèle qu'un pourcentage par réservation sur l'ensemble de votre chiffre d'affaires, et ce n'est pas non plus la même chose que gratuit. Faites le calcul pour votre propre studio avant de vous engager : nombre de paiements en ligne par mois multiplié par 0,5 pour cent, avec ce minimum de 30 centimes par transaction. Pour comparer les formules côte à côte, consultez la page des tarifs par formule.

Comment le mettre en place cette semaine

Vous n'avez pas à tout basculer d'un coup. Commencez par vos cinq soins les plus réservés : nom, durée et prix. La durée est le champ le plus important, car elle détermine la taille des créneaux dans votre agenda. Si vous comptez soixante minutes pour un soin du visage alors qu'il vous en faut quatre-vingts, votre journée prend du retard dès la deuxième cliente.

Activez ensuite la réservation en ligne et partagez le lien dans votre bio Instagram et sur votre fiche Google. Fixez tout de suite deux limites : jusqu'à quand les clientes peuvent réserver à l'avance, et jusqu'à combien de temps avant le rendez-vous. Sans ces limites, le samedi matin à huit heures vous trouverez un rendez-vous pour huit heures et quart.

Activez enfin les rappels et configurez le coffre pour les données de peau. Votre fichier clientes se remplit en chemin : n'entrez que les clientes venues au cours de la dernière année et laissez les autres arriver d'elles-mêmes à leur prochain rendez-vous. Vous pouvez commencer dès aujourd'hui avec le plan gratuit.

Questions fréquentes