Gagner du temps en tant que coiffeur : où vos heures s'évaporent et comment les récupérer

Les cinq endroits où votre journée s'évapore

Demandez à un coiffeur où passe le temps et la réponse ne porte presque jamais sur la prestation. Elle porte sur tout le reste. Cinq endroits reviennent dans pratiquement chaque salon.

- Le téléphone pendant une prestation. Vous posez le pinceau, vous essuyez vos mains, vous décrochez, vous cherchez un créneau, puis vous devez retrouver le fil. Deux minutes au téléphone vous coûtent cinq minutes de travail. - Les messages qui s'accumulent. Les SMS et les mails pour déplacer, annuler ou demander un tarif, auxquels vous finissez par répondre le soir sur le canapé. - La recherche de ce que vous avez fait la dernière fois. La formule de couleur était sur un bout de papier, ou dans votre tête, ou nulle part. - Les trous causés par les no-shows. Une heure qui aurait pu être pleine reste vide, et vous l'apprenez quand la cliente devrait déjà être là. - L'administratif après la fermeture. Compter les tickets, faire le stock, trier la TVA.

Ces cinq points ont une chose en commun : aucun n'est une grosse tâche. Ce sont des interruptions. Et une interruption coûte plus cher que le geste lui-même, parce qu'il faut ensuite se remettre dans sa concentration. Gagner du temps en tant que coiffeur consiste donc surtout à supprimer les interruptions, pas à travailler plus vite.

Sortez le téléphone de votre prestation

Le plus gros gain se situe au moment où une cliente prend rendez-vous. Tant que cela ne peut passer que par vous, vous êtes le goulot d'étranglement : vous êtes joignable pendant que vous travaillez, et injoignable quand votre cliente a le temps d'appeler.

Mettez vos réservations en ligne et cet ordre s'inverse. La cliente choisit elle-même son moment, y compris le dimanche soir ou pendant que vous coupez. Un widget de réservation sur le site de votre salon capte précisément les rendez-vous qui vous échappaient, et fait trois choses de plus au passage :

- Votre agenda est identique partout. Ce qui est réservé en ligne apparaît immédiatement dans votre gestion des rendez-vous sur le téléphone et à l'accueil. Deux personnes qui inscrivent la même heure, ce n'est plus possible. - La confirmation part toute seule. La cliente reçoit aussitôt une confirmation avec la date, l'heure et la prestation. Cela vous épargne un message aller et un message retour. - Vous êtes trouvable au-delà de votre site. On réserve depuis votre site et depuis votre fiche Google, donc la cliente qui cherche sans connaître votre site entre quand même.

Faites le calcul sur votre propre semaine. Dix appels par jour, dont la moitié ne concerne que la prise ou le déplacement d'un rendez-vous, cela fait vite trois quarts d'heure d'interruptions quotidiennes.

Standardisez ce qui se répète tous les jours

Supprimer les interruptions est la première étape. La deuxième consiste à ce que le temps que vous planifiez soit juste. Dans beaucoup de salons, une prestation figure à l'agenda avec une durée estimée une fois et jamais revue depuis. Si elle déborde systématiquement de dix minutes, tout votre après-midi glisse avec elle.

Prenez donc une semaine pour chronométrer quelques prestations de bout en bout, shampoing, encaissement et rangement compris. Corrigez ensuite ces durées dans votre liste de prestations. C'est une heure de travail ingrat qui vous offre, pour le reste de l'année, un agenda qui cesse de déraper.

Il en va de même pour le début d'un rendez-vous. Si la formule de couleur précédente, les produits utilisés et une photo du résultat sont déjà devant vous, vous n'avez pas à redemander ce que vous saviez déjà. Un dossier client dans votre logiciel de salon remonte cet historique dès que la cliente apparaît à l'agenda. Si vous travaillez en équipe, une collègue peut reprendre une cliente sans que celle-ci raconte son histoire deux fois.

L'administratif du soir : caisse, stock et TVA

La troisième fuite se situe après la fermeture. Les tickets que vous ressaisissez, le stock que vous comptez à la main et un récapitulatif de TVA que vous reconstituez en fin de trimestre.

Encaissez dans le même système que celui qui porte votre agenda et l'essentiel de ce travail disparaît. Une caisse configurée pour vos taux de TVA sépare automatiquement les prestations et la revente sur le bon taux, sans que vous y pensiez ticket par ticket. Vendez un shampoing et il sort directement de votre stock, ce qui vous permet de voir qu'il faut recommander avant que le rayon soit vide.

Pour votre comptabilité, vous exportez en fin de mois un fichier que vous chargez dans votre logiciel comptable ou que vous transmettez à votre comptable. Attention à la nuance : il s'agit d'un export et non d'une liaison en direct qui écrirait elle-même dans vos comptes. Pour la plupart des salons, c'est exactement suffisant, et cela vous épargne la soirée passée à table avec une boîte à chaussures pleine de tickets.

Moins de no-shows, moins de trous dans la journée

Un no-show vous coûte deux fois : l'heure elle-même, plus le temps passé à téléphoner pour la combler. La parade la moins chère est aussi la plus simple. Un rappel automatique par e-mail ou WhatsApp la veille rattrape les clientes qui avaient simplement oublié, et c'est le groupe le plus nombreux.

S'il reste ensuite des personnes qui réservent sans venir, un acompte à la réservation aide. Demandez-le par exemple uniquement pour les prestations longues ou pour les nouvelles clientes. Le paiement se fait par carte ou par un moyen local comme iDEAL, via Mollie ou Stripe, et cet argent arrive directement sur votre propre compte. Votre éditeur de logiciel ne prélève aucune commission par réservation dessus.

Si vous instaurez des acomptes, soyez clair sur votre délai d'annulation et inscrivez-le aussi dans le mail de confirmation. Une cliente qui connaît les conditions à l'avance annule plus tôt. Et une annulation qui arrive à temps n'est pas un trou, c'est une place que vous pouvez encore remplir.

Pourquoi Salonnare convient bien ici

Tout ce qui précède ne fonctionne que si cela tient dans un seul système, et non dans quatre outils séparés qu'il faut mettre à jour un par un. Dans Salonnare, votre agenda, vos fiches clientes, votre caisse et votre stock sont reliés, si bien qu'une réservation se répercute jusque dans votre récapitulatif de chiffre d'affaires.

Vous pouvez tout essayer sans payer d'abord. Free coûte 0 euro par mois pour une personne et 50 réservations par mois, Starter coûte 29 euros par mois et Pro 59 euros par mois. Il n'y a pas de commission par réservation, donc un agenda plus rempli ne rend pas votre logiciel plus cher.

Si vous travaillez en équipe, vous définissez pour chaque personne qui peut voir le chiffre d'affaires ou les réglages de stock. Si vous notez des données de santé comme une allergie à un colorant ou une grossesse, elles ne restent pas dans un champ de notes libre mais dans un coffre chiffré séparément, comme l'exige l'article 9 du RGPD. Vos données sont hébergées sur des serveurs situés dans l'Union européenne, l'interface existe en cinq langues et vous vous connectez avec Google, Microsoft, Apple ou Facebook.

Pour savoir dans quel ordre activer tout cela sans dérégler votre semaine, lisez le guide sur l'automatisation d'un salon de coiffure et ce qu'il faut automatiser en premier. Et si vous préférez simplement commencer : créez un compte gratuit et activez la réservation en ligne cette semaine.

Questions fréquentes sur le temps gagné en tant que coiffeur