Clôture de caisse au salon : une checklist pour que chaque écart reste traçable
Que faire quand le solde de caisse ne tombe pas juste et que vous ne savez pas par quel paiement commencer ? La clôture de caisse devient confuse dès que chaque membre de l'équipe suit sa propre routine, ou que les paiements ne sont pas comparés un par un avec ce que la caisse a enregistré. Un écart de quelques euros reste alors inexpliqué pendant des semaines. Dans cet article, vous trouverez une checklist fixe par moyen de paiement, un ordre de recherche quand les chiffres ne concordent pas et un journal simple, pour que toute l'équipe clôture la caisse de la même façon et qu'un écart reste traçable plus tard.
La clôture de caisse n'est pas la clôture de journée
La clôture de caisse est le contrôle où vous comparez les enregistrements de caisse d'une journée avec ce qui est réellement entré : espèces, carte et éventuellement paiements en ligne. Vous notez le résultat et chaque écart. Rien de plus, et c'est justement ce qui en fait une tâche courte et répétable.
La clôture de journée va plus loin : finaliser les rendez-vous, consulter le rapport du jour et préparer les chiffres pour le comptable. Nous décrivons ces étapes dans notre guide sur la clôture de journée avec votre caisse. Séparez bien les deux. Vous savez ainsi quel contrôle relève de la caisse, et un écart ne se perd pas au milieu des rapports.
Une clôture de caisse régulière est une forme pratique de contrôle interne : une façon de travailler convenue qui rend les erreurs visibles avant qu'elles ne s'accumulent. Il ne s'agit pas de se méfier de quelqu'un, mais d'expliquer un écart le jour même, tant que chacun se souvient de qui était au fauteuil.
Avant de commencer : fond de caisse fixe, moment fixe, personne fixe
La plupart des écarts ne viennent pas du comptage, mais d'un point de départ jamais fixé. Décidez donc trois choses une fois pour toutes.
Un fond de caisse fixe. Commencez chaque journée avec le même montant dans le tiroir, par exemple €150. Vous savez alors exactement quoi déduire au comptage. Si le fond varie, notez-le chaque matin.
Un moment fixe. Clôturez après le dernier encaissement, pas en cours de journée. Sinon, un paiement arrivé juste après le comptage n'appartient à aucun comptage.
Une personne par comptage. Confiez la clôture à une seule personne et notez qui l'a faite. En cas d'écart important, recomptez à deux.
Les pourboires à part. Ne laissez pas les pourboires en espèces en vrac dans le tiroir. Une boîte à pourboires à côté de la caisse évite d'avoir à expliquer chaque soir un « excédent » qui appartient en réalité à l'équipe.
La checklist : quatre étapes à chaque clôture
Travaillez chaque jour dans le même ordre. Adaptez la liste aux moyens de paiement de votre salon, mais n'en sautez jamais un.
1. Vérifiez les transactions de caisse. Parcourez les tickets du jour. Repérez les tickets encore ouverts, les remboursements et les corrections, et vérifiez que chaque ticket est sur le bon jour.
2. Comparez par moyen de paiement. Espèces : comptez le tiroir, retirez le fond de caisse et comparez avec le total espèces de la caisse. Carte : mettez le total carte de la caisse à côté du total du jour du terminal de paiement. En ligne : vérifiez les paiements dans le tableau de bord de votre prestataire de paiement. Attention : un virement sur votre compte bancaire ne correspond souvent pas au chiffre d'affaires du jour. Comparez donc transaction par transaction.
3. Notez les écarts. Indiquez quel montant ou quelle transaction ne concorde pas. Ne concluez pas encore : un écart est un signal pour regarder de plus près, pas la preuve d'une erreur.
4. Consignez le suivi. Notez qui examine l'écart et ce qu'il reste à faire. La personne suivante n'aura pas à refaire les mêmes contrôles.
Comparer d'abord, consigner ensuite, suivre de façon ciblée. Cet ordre garde le contrôle lisible.
Un écart de caisse ? Suivez cet ordre de recherche
Si la caisse ne tombe pas juste, ne repartez pas de zéro. Passez ces causes en revue dans un ordre fixe, de la plus fréquente à la plus rare.
Mauvais moyen de paiement. La cliente a payé en espèces, mais le ticket indique carte, ou l'inverse. Espèces et carte s'écartent alors exactement du même montant, en sens opposé. C'est le contrôle le plus rapide.
Un ticket non finalisé. La prestation a été payée, mais le ticket est encore ouvert ou n'a jamais été créé. Comparez les rendez-vous du jour avec les tickets.
Remboursement ou dépense en espèces. De l'argent pris dans le tiroir pour un remboursement, du café ou un livreur, sans être enregistré.
Saisie en double. La même prestation deux fois sur un ticket, ou deux tickets pour une cliente.
Monnaie rendue. Erreur de rendu de monnaie, ou fond de caisse différent de ce que vous pensiez.
Arrondi. De petits écarts de quelques centimes en espèces peuvent venir de l'arrondi. La caisse de Salonnare arrondit les montants en espèces à 5 centimes, pour que le total corresponde à ce que vous pouvez réellement compter.
Si vous ne trouvez pas la cause, notez l'écart avec les contrôles déjà effectués. Un petit écart noté le jour même est un détail. Le même écart découvert en fin de trimestre vous coûte un après-midi de recherche.
Tenez un journal que chacun peut reprendre
Une clôture de caisse ne devient transmissible que si vous la consignez toujours de la même manière. Un journal simple, sur papier ou dans un document partagé, suffit. Notez chaque jour :
La date et qui a clôturé la caisse.
Attendu et compté, par moyen de paiement.
L'écart, en plus ou en moins.
Ce que vous avez déjà vérifié, par exemple « moyens de paiement revus, tickets comparés à l'agenda ».
L'action en cours et qui s'en charge.
Faites le point une fois par semaine. Si un écart revient toujours le même jour ou sur le même créneau, la cause tient généralement à une façon de travailler à l'accueil plutôt qu'à une simple erreur. Adaptez alors la checklist, par exemple avec un endroit fixe pour noter les dépenses en espèces.
Ce qu'une caisse fait pour vous, et ce qu'elle ne fait pas
Un logiciel ne compte pas votre tiroir-caisse. Ce que fait une bonne caisse, en revanche, c'est vous permettre de retrouver chaque transaction. Dans la caisse de Salonnare, vous filtrez l'historique des tickets par date, moyen de paiement et statut, comme payé, ouvert ou remboursé. En quelques clics, vous voyez quels tickets ont été réglés par carte ou en espèces aujourd'hui.
Un ticket payé ne disparaît pas. Vous ne pouvez pas supprimer un ticket payé. Lorsque vous remboursez, un avoir est créé à côté du ticket d'origine. Le chiffre d'affaires et la TVA du jour restent ainsi justes, et en cas d'écart vous voyez tout de suite si un remboursement a eu lieu ce jour-là.
Les paiements isolés sont signalés. Si vous utilisez un terminal de paiement connecté ou des liens de paiement via Mollie ou Stripe, Salonnare signale un paiement arrivé chez le prestataire mais rattaché à aucun ticket. Vous le reliez vous-même au bon ticket.
Des droits par collaborateur. Vous décidez qui peut seulement consulter la caisse et qui peut encaisser ou rembourser. En cas d'écart, vous savez qui pouvait créer un ticket.
Le rapport du jour, avec le chiffre d'affaires par collaborateur et par moyen de paiement et les pourboires à part, fait partie des rapports inclus dans Starter et Pro. Pour configurer l'encaissement lui-même avec des tickets conformes à la TVA, lisez notre guide sur le système d'encaissement pour votre institut de beauté.
Commencez avec une caisse qui facilite la clôture
Salonnare est une plateforme jeune qui réunit agenda, réservation en ligne, caisse et gestion clients dans un seul système, en cinq langues et avec vos données dans l'UE.
Free, €0 par mois : un collaborateur, 50 rendez-vous par mois, page de réservation en ligne, caisse pour espèces et carte, gestion clients et rappels par e-mail.
Starter, €29 par mois : jusqu'à trois collaborateurs, rendez-vous illimités, paiements en ligne, rapports avec le rapport du jour, gestion des stocks et export comptable (un export, pas une connexion en direct).
Pro, €59 par mois : collaborateurs illimités, avec notamment les acomptes et les campagnes e-mail.
Il n'y a pas de frais par rendez-vous, mais chaque paiement en ligne ou par carte via Salonnare comporte des frais de transaction de 0,5 %, avec un minimum de €0,30. Tenez-en compte quand vous rapprochez les encaissements par carte et en ligne de votre compte bancaire.
Envie de voir à quoi ressemble votre clôture de caisse dans Salonnare ? Commencez gratuitement avec Salonnare.
Rendez chaque clôture de caisse traçable
Commencez avec l'offre gratuite : €0 par mois pour un collaborateur et 50 rendez-vous, avec la caisse pour espèces et carte. Quand votre salon grandit, passez à Starter (€29) ou Pro (€59).
Commencer gratuitement avec SalonnareQuestions fréquentes
Qu'est-ce qu'une clôture de caisse au salon ?
La clôture de caisse est le contrôle où vous comparez, par moyen de paiement, les enregistrements de caisse d'une journée avec ce qui est réellement entré. Vous notez le résultat et chaque écart. Elle fait partie de la clôture de journée, mais reste une tâche courte et distincte.
Comment faire une clôture de caisse ?
Partez d'un fond de caisse fixe, vérifiez les tickets du jour, comparez séparément espèces, carte et paiements en ligne avec la caisse, notez les écarts et indiquez qui les suit. Faites-le chaque jour au même moment et dans le même ordre.
Que faire en cas d'écart de caisse ?
Suivez un ordre de recherche fixe : mauvais moyen de paiement, ticket non finalisé, remboursement ou dépense en espèces, saisie en double et monnaie rendue. Si vous ne trouvez pas la cause, notez l'écart avec les contrôles déjà faits.
Salonnare compte-t-il le tiroir-caisse à ma place ?
Non. Aucune caisse ne compte vos espèces. Salonnare vous permet de retrouver chaque ticket, filtre l'historique par date et moyen de paiement et conserve un remboursement sous forme d'avoir à côté du ticket d'origine, pour retrouver un écart plus vite.