Automatiser l'inventaire de votre salon : du comptage annuel à la valeur de stock continue
La plupart des salons comptent leur stock une ou deux fois par an, en général le soir après la fermeture, avec une liste et un stylo. Ce comptage est juste pendant exactement une journée : dès le lendemain on colore et on vend à nouveau, et le papier est déjà en retard sur l'étagère. Cet article ne parle pas de gestion des stocks en général, mais du comptage lui-même : comment le faire correctement une fois, comment votre valeur de stock reste ensuite à jour toute seule, et comment obtenir un chiffre solide pour votre comptable en fin d'exercice sans replonger dans le placard.
Ce qu'un comptage manuel vous coûte réellement
Le coût d'un inventaire manuel n'est écrit nulle part, et c'est précisément pour cela qu'il passe inaperçu pendant des années. Il se compose de trois parties qui, prises séparément, paraissent petites.
Les heures elles-mêmes. Faites le calcul une fois avec vos propres chiffres : heures par comptage, multipliées par le nombre de comptages par an, multipliées par la valeur d'une heure de votre temps. Ce montant n'apparaît sur aucune facture, mais il sort directement de votre marge. Chez la plupart des gérants de salon il est plus élevé que prévu, simplement parce que le comptage se fait en dehors des heures de travail et ne ressemble donc jamais à du travail.
Les erreurs que vous remarquez bien plus tard. En comptant à la main, une ligne est sautée, un chiffre mal recopié ou un carton oublié au fond de l'étagère. Vous vous en rendez compte des semaines après, quand une coloration ne peut pas avoir lieu parce que la bonne teinte est finalement épuisée. Un logiciel de gestion des stocks existe justement pour retirer ce type d'erreur de mesure du processus.
L'argent immobilisé. Les produits posés sur la même étagère depuis deux saisons ne sont plus du stock, mais du capital immobilisé. Sans historique de comptage vous ne voyez pas de quels articles il s'agit, et vous les recommandez donc à la livraison suivante.
De séances de comptage isolées à un stock qui se tient à jour
Automatiser ne veut pas dire qu'un logiciel va compter à votre place. Cela veut dire que chaque mouvement d'un produit est enregistré au moment où il se produit, si bien qu'il n'y a plus rien à reconstituer après coup.
La déduction se fait à l'encaissement. Vous vendez un flacon de shampooing au comptoir : il sort du stock immédiatement. Vous utilisez un tube de couleur pendant une prestation : vous enregistrez cette consommation sur la même prestation. Votre niveau de stock cesse d'être une photo à un instant donné pour devenir un solde continu.
Les alertes remplacent la tournée de contrôle. Au lieu de passer devant l'armoire chaque semaine, vous fixez un niveau minimum par produit. Dès que le stock passe en dessous, vous recevez un signal et pouvez commander avant d'être à court. Vous ne regardez donc plus que les produits qui demandent votre attention.
L'expérience client y est directement liée. Une prestation annulée faute de produit n'est pas un problème de stock pour votre cliente, c'est un rendez-vous qui tombe à l'eau. Le fait qu'une gestion des stocks efficace se répercute directement sur l'expérience client est exactement la raison pour laquelle ce lien rapporte davantage que le seul temps de comptage économisé.
Comptez le backbar et la revente séparément, sinon votre marge ne tient pas
Un salon gère en réalité deux stocks dans la même armoire, et ils se comportent de manière très différente. Les mélanger pendant l'inventaire donne un total qui ne se rattache à rien.
Le backbar, c'est de la consommation. Couleur, oxydant, coton et papier aluminium disparaissent pendant les prestations. Ils ne génèrent aucune ligne de vente distincte, ils sont inclus dans le prix de la prestation. Vous suivez ces produits pour connaître votre coût par prestation.
La revente, c'est du commerce. Shampooings, produits coiffants et soins sont revendus avec une marge. Ici ce qui compte est la vitesse de rotation : quel produit reste trop longtemps, lequel est systématiquement épuisé trop tôt.
Pourquoi cette séparation paie. Ce n'est qu'en suivant les deux flux séparément que vous voyez où vous gagnez et où l'argent fuit. C'est précisément cette lecture qu'une bonne gestion des stocks utilise pour alimenter la croissance d'une petite entreprise : non pas en travaillant plus dur, mais en rendant visible quels articles méritent ce travail.
Pour la mise en place concrète de cette séparation, avec commandes fournisseurs et alertes de stock bas, voyez l'article sur la gestion de stock en salon.
Le comptage initial : un après-midi qui vous épargne des années de soirées
Automatiser commence par un dernier comptage manuel. Impossible d'y couper, car un logiciel ne peut pas savoir ce qui se trouve aujourd'hui sur votre étagère. Autant le faire correctement d'un seul coup.
Choisissez un moment calme et faites d'abord le tri. Jetez ce qui est périmé et mettez de côté ce que vous ne vendez plus. Vous ne voulez pas saisir des articles que vous ne toucherez plus jamais.
Saisissez quatre choses par produit : la quantité présente maintenant, le prix d'achat, le prix de vente pour la revente et le taux de TVA. Le prix d'achat est le champ qui déterminera plus tard votre valeur de stock, ne le sautez donc pas parce que vous êtes pressé.
Renseignez le niveau minimum dans la foulée. Pour chaque produit, demandez-vous à partir de quelle quantité vous recommanderiez normalement. Le saisir prend trois secondes et fera plus tard la différence entre recevoir une alerte et se retrouver à court.
Commencez par vos vingt articles les plus utilisés. En pratique ils couvrent l'essentiel de vos mouvements. Vous ajoutez le reste au fil des semaines suivantes, chaque fois qu'un produit vous passe entre les mains de toute façon. Vous n'avez donc pas à attendre que toute l'armoire soit saisie pour commencer. Dans la gestion des stocks de Salonnare, vous ajoutez les produits un par un, un démarrage progressif fonctionne donc très bien.
Valeur de stock pour votre comptabilité, sans tour de comptage supplémentaire
L'inventaire qui compte vraiment est celui du 31 décembre. Votre comptable veut savoir ce qui figure au bilan, et ce chiffre doit être justifiable.
Le solde est le comptage. Si chaque vente et chaque consommation ont été déduites tout au long de l'année, votre niveau de stock au dernier jour de l'exercice est directement votre comptage. Vous le multipliez par le prix d'achat et vous obtenez la valeur de stock. Une soirée supplémentaire dans le placard n'est alors plus nécessaire.
La TVA remonte depuis la caisse. Prestations et produits de revente peuvent relever de taux différents. Dans la caisse enregistreuse de Salonnare, le bon taux est appliqué ligne par ligne à l'encaissement, si bien qu'il n'y a rien à recalculer en fin de trimestre.
Exporter plutôt que ressaisir. Vous sortez vos données de stock et de ventes de Salonnare sous forme d'export et vous les transmettez pour des logiciels comme Moneybird ou e-Boekhouden. C'est un export, pas une liaison en direct : vous décidez vous-même quand transmettre quoi.
Faites tout de même des sondages. Un solde continu dérive lentement à cause de la casse, des testeurs et des produits qui partent sans être déduits. Comptez une poignée d'articles chaque trimestre et corrigez ce qui diffère. C'est un quart d'heure de travail au lieu d'une soirée. Si vous cherchez encore une caisse, la comparaison dans caisse pour institut de beauté vous aidera à trancher.
Automatiser l'inventaire dans Salonnare
Salonnare est une jeune plateforme néerlandaise, et cela se voit dans le modèle tarifaire : pas de pourcentage sur votre chiffre d'affaires, mais un montant fixe par mois.
Trois formules, aucune commission. Free coûte 0 euro et couvre 1 collaborateur et 50 réservations par mois. Starter coûte 29 euros par mois, Pro 59 euros par mois. Aucune commission n'est prélevée sur vos réservations ni sur vos ventes de produits, la marge sur un flacon de shampooing reste donc entièrement à vous. Le contenu de chaque formule figure sur la page formules et tarifs.
Les paiements arrivent sur votre propre compte. Via Mollie ou Stripe, les paiements en ligne y compris iDEAL vont directement sur votre compte bancaire, sans intermédiaire qui reverse votre chiffre d'affaires.
Des droits par collaborateur. Vous décidez qui peut voir les prix d'achat et la valeur de stock. Une coiffeuse qui déduit des produits n'a pas besoin d'accéder à vos marges.
Données clients sensibles à part. Formules de couleur et allergies n'ont pas leur place dans un champ de notes ordinaire. Salonnare conserve les données sensibles dans un coffre chiffré séparé conforme à l'article 9 du RGPD, avec ses propres droits d'accès. Vos données restent dans l'Union européenne.
Utilisable en salon. Vous travaillez via l'application web installable ou l'application native sur tablette ou téléphone, vous vérifiez donc le niveau devant l'armoire plutôt que derrière un ordinateur. La connexion se fait avec Google, Microsoft, Apple ou Facebook.
Commencez par le comptage initial de vos vingt produits les plus utilisés et laissez le reste suivre sur un mois. Démarrez gratuitement avec Salonnare et automatisez votre inventaire.
Fini de compter après la fermeture ?
Laissez votre stock suivre votre caisse, gardez backbar et revente séparés et sortez votre valeur de stock en fin d'exercice. Le démarrage est gratuit, sans commission par réservation.
Démarrer gratuitement avec SalonnareQuestions fréquentes
Dois-je quand même tout compter à la main une fois par an ?
Pas sous forme de comptage complet. Si les ventes et les consommations sont déduites toute l'année, votre niveau de stock au dernier jour de l'exercice constitue directement votre inventaire. Ce qui subsiste, ce sont les sondages : comptez une poignée de produits chaque trimestre pour rattraper les écarts dus à la casse, aux testeurs ou aux déductions oubliées. Cela prend un quart d'heure au lieu d'une soirée et garde votre chiffre fiable.
Comment suivre la consommation backbar sans travail supplémentaire au fauteuil ?
En reliant la consommation à la prestation plutôt qu'à un formulaire séparé. Vous définissez une fois quels produits appartiennent à une prestation, ensuite la déduction suit l'encaissement. Pour les exceptions, comme une double quantité de couleur sur cheveux longs, vous corrigez à la main. Cela reste l'exception et non la règle, votre équipe n'hérite donc pas d'une tâche administrative quotidienne.
Que faire si mon stock compté diffère de ce qu'indique le système ?
Vous corrigez le niveau pour refléter ce qui est physiquement présent et vous notez la raison. Les écarts sont normaux et instructifs : ils viennent le plus souvent de la casse, des testeurs, de produits partis sans déduction ou d'un stock de départ mal saisi. Si le même article affiche un manque chaque trimestre, une cause structurelle se cache derrière, qu'une adaptation de la méthode de travail permet de résoudre.
Puis-je démarrer sans saisir d'abord toute mon armoire ?
Oui, et c'est généralement le chemin le plus rapide vers un résultat. Saisissez d'abord les vingt produits qui bougent le plus souvent ; ils couvrent l'essentiel de vos ventes et de votre consommation. Vous ajoutez le reste au fil des semaines suivantes, dès qu'un produit vous passe entre les mains. Le système apporte ainsi de la valeur avant même que l'inventaire complet soit terminé.