Sans rendez-vous et rendez-vous dans votre barbershop : ce que gère le logiciel et ce que vous organisez vous-même
Un client entre alors que l'agenda est déjà plein. Un barbier termine, un autre est au milieu d'un dégradé, et à l'accueil quelqu'un demande à qui c'est le tour. Les clients sans rendez-vous et les rendez-vous cohabitent très bien, tant qu'il est clair ce que fait le logiciel et ce que l'équipe organise elle-même. Dans cet article, vous verrez où passe la limite entre un agenda et une file d'attente, quelles trois façons de gérer le passage fonctionnent en pratique, comment garder du temps libre pour que les réservations en ligne ne remplissent pas vos heures sans rendez-vous, et quand enregistrer un client de passage comme rendez-vous ou simplement l'encaisser.
Un agenda n'est pas une file d'attente
Un agenda répond à la question : quand chaque barbier est-il occupé. Une file d'attente répond à une autre : dans quel ordre servir les personnes assises dans la boutique en ce moment. Ce sont deux tâches différentes, et un appointment scheduling software est avant tout conçu pour la première.
Soyez honnête là-dessus au moment de choisir. Salonnare propose un agenda avec réservation en ligne, des fiches clients et une caisse, mais pas de file d'attente numérique, pas d'écran d'enregistrement et pas d'affichage de file en boutique. L'ordre de passage des clients sans rendez-vous, vous le gérez donc vous-même, et c'est moins gênant qu'il n'y paraît : dans une boutique à deux ou trois fauteuils, une règle fixe au sein de l'équipe est souvent plus rapide qu'un écran de plus.
Si vous voulez d'abord une vue d'ensemble, sur le passage, les rappels et l'encaissement dans un seul planning, lisez le guide sur le logiciel de rendez-vous pour barbershop. Cet article porte sur l'organisation concrète du sans rendez-vous.
Choisissez une seule méthode pour l'ordre de passage
Une équipe qui décide chaque jour de nouveau qui prend le prochain client de passage perd du temps, et parfois un client. Choisissez l'une de ces trois méthodes et tenez-la pendant un mois.
Un fauteuil dédié au passage. Un barbier prend tous les clients sans rendez-vous certains jours fixes, les autres travaillent uniquement sur rendez-vous. Facile à expliquer aux clients comme à l'équipe. Inconvénient : un jour calme, ce barbier attend pendant que les autres sont complets.
Des horaires sans rendez-vous fixes. Par exemple de 16:00 à 18:00 en semaine et uniquement sans rendez-vous le samedi matin. Les clients apprennent quand ils peuvent passer sans réserver, et en dehors de ces créneaux votre agenda reste prévisible. Cela fonctionne bien si vous gardez réellement ce temps libre dans l'agenda, voir la section suivante.
Une liste à l'accueil. Chaque personne qui entre reçoit une place sur une liste, et chaque barbier qui se libère prend le premier nom. Un tableau à craie ou un ticket numéroté suffit. L'essentiel est une règle pour la limite avec les rendez-vous : un client qui a réservé passe en premier dès que son heure arrive, et vous n'annoncez un temps d'attente à un client de passage qu'après avoir vérifié l'agenda.
Gardez du temps libre avec un bloc de tâche dans l'agenda
Le plus grand risque avec des horaires sans rendez-vous, c'est que les réservations en ligne les remplissent. Si l'agenda est ouvert de 16:00 à 18:00, un client voit simplement des créneaux libres sur la page de réservation, et votre bloc sans rendez-vous disparaît avant même l'ouverture.
Dans Salonnare, vous ajoutez pour cela une tâche dans l'agenda : un bloc avec un titre (par exemple "Sans rendez-vous"), une heure de début et de fin, et le ou les barbiers concernés. Vous pouvez créer le même bloc pour plusieurs barbiers en une seule fois. Une tâche bloque par défaut la réservation en ligne, ces heures n'apparaissent donc pas sur la page de réservation. Si vous voulez qu'un bloc reste réservable en ligne, il suffit de cocher l'option correspondante.
Ainsi, l'agenda reste la référence pour tous : les clients en ligne ne voient que le temps réellement prévu pour des rendez-vous, et l'équipe voit d'un coup d'oeil quand le passage est prioritaire. Pour en savoir plus sur l'agenda et la page de réservation, consultez la gestion des rendez-vous.
Rendez-vous ou simple ticket : le moment de l'enregistrement
Vous pouvez enregistrer un client de passage de deux façons, et ce choix détermine ce que vous retrouverez plus tard.
Comme rendez-vous dans l'agenda. Vous créez le client (un nom suffit, une adresse e-mail n'est pas obligatoire) et placez la prestation sur le fauteuil du barbier. Le fauteuil apparaît alors occupé dans l'agenda, personne ne peut donc le réserver en ligne pendant la coupe. Le client obtient une fiche avec ses visites et ses tickets, et la fois suivante vous voyez ce qui a été fait. Les points de fidélité ne peuvent être crédités qu'à un client : sans fiche, il n'accumule rien.
Encaisser uniquement à la caisse. Vous encaissez la prestation directement, sans rendez-vous et sans fiche client. C'est le plus rapide, et très bien pour un touriste ou un passant occasionnel. Votre chiffre d'affaires figure normalement dans la caisse, mais il n'y a pas d'historique par client et le fauteuil n'était pas marqué occupé dans l'agenda.
Une règle pratique : les habitués et tous ceux qui pourraient revenir en rendez-vous, les passants en simple ticket. La caisse applique la bonne TVA dans les deux cas, et les fiches clients s'enrichissent au rythme de vos habitués de passage.
Après un mois : mesurez ce que rapporte le sans rendez-vous
Au bout d'un mois, comparez votre propre comptage des clients de passage avec les chiffres du logiciel. Regardez trois choses.
Le chiffre d'affaires par barbier. Le barbier du fauteuil dédié fait-il autant que les autres, ou attend-il trop souvent ? Des horaires sans rendez-vous pour toute l'équipe conviendront peut-être mieux qu'un fauteuil fixe.
Les moments de la journée qui se remplissent. Si le bloc du samedi matin déborde sans cesse alors que le mardi après-midi reste vide, déplacez le bloc au lieu d'ajouter des heures.
La part de passage qui revient. Si les mêmes noms reviennent régulièrement dans vos fiches clients via le passage, proposez-leur la page de réservation. Un habitué qui réserve lui-même rend votre journée plus prévisible.
Les rapports avec le chiffre d'affaires par collaborateur et la clôture journalière sont inclus à partir de la formule Starter. Avec la formule gratuite, vous avez la caisse et l'agenda, et vous comptez vous-même.
Ce que cela coûte et comment l'essayer
Salonnare propose trois formules à prix mensuel fixe. Free (€0) est pour un barbier et jusqu'à 50 rendez-vous par mois, avec agenda, page de réservation en ligne, caisse pour espèces et carte, fiches clients et rappels par e-mail. Attention : un client de passage enregistré comme rendez-vous compte dans ces 50, une boutique très fréquentée sans rendez-vous atteint donc vite la limite. Starter (€29) est pour trois collaborateurs au maximum, avec rendez-vous illimités, rapports, stock et fidélité. Pro (€59) offre des collaborateurs illimités et les acomptes lors de la réservation en ligne.
Il n'y a aucune commission de place de marché sur les nouveaux clients. Chaque paiement en ligne ou par carte comporte en revanche des frais de transaction de 0,5 %, avec un minimum de €0,30, et l'argent arrive sur votre propre compte via iDEAL/Mollie ou Stripe.
Essayez avec une vraie journée de travail : placez un bloc de tâche "Sans rendez-vous" dans l'agenda, enregistrez un habitué en rendez-vous, encaissez un passant uniquement à la caisse, et vérifiez que la page de réservation saute bien vos heures sans rendez-vous. Pour en savoir plus sur Salonnare pour les barbiers, consultez la page logiciel pour barbier. Commencez gratuitement avec Salonnare et testez-le dans votre propre boutique.
Organisez votre sans rendez-vous avec une vraie journée de travail
Placez un bloc sans rendez-vous dans l'agenda, enregistrez un habitué et encaissez un passant. La formule gratuite ne coûte rien et aucune carte bancaire n'est nécessaire.
Voir les formulesQuestions fréquentes
Salonnare propose-t-il une file d'attente numérique pour les clients sans rendez-vous ?
Non. Salonnare propose un agenda avec réservation en ligne, des fiches clients et une caisse, mais pas de file d'attente numérique, d'écran d'enregistrement ni d'affichage de file. L'ordre de passage se gère avec une règle fixe au sein de l'équipe, comme une liste à l'accueil ou des horaires sans rendez-vous.
Comment éviter que les réservations en ligne remplissent mes heures sans rendez-vous ?
Ajoutez une tâche dans l'agenda pour cette période, par exemple "Sans rendez-vous" de 16:00 à 18:00, pour les barbiers de service. Une tâche bloque par défaut la réservation en ligne, ces heures n'apparaissent donc pas sur la page de réservation.
Un client sans rendez-vous doit-il donner une adresse e-mail ?
Non. Un nom suffit pour une fiche client. Si vous ne souhaitez pas enregistrer le client, vous pouvez aussi encaisser la prestation directement à la caisse, sans rendez-vous ni fiche client.
Un client de passage compte-t-il dans la limite de la formule gratuite ?
Oui, si vous l'enregistrez comme rendez-vous dans l'agenda. La formule gratuite comprend 50 rendez-vous par mois. Si vous encaissez seulement un passant à la caisse, ce n'est pas un rendez-vous. La formule Starter à €29 par mois offre des rendez-vous illimités.