Avantages d'une caisse numérique : ce qui change à chaque geste dans votre salon

Comptez les gestes, pas les fonctions

Un point de vente est littéralement l'endroit où une vente est conclue. Dans un salon, c'est plus que saisir un montant : vous vérifiez ce que la cliente a reçu, ajoutez éventuellement un produit, choisissez le mode de paiement et faites en sorte que la vente soit retrouvable plus tard. Avec une caisse classique ou un simple terminal de paiement, une partie de ce travail se fait à la main.

La façon la plus honnête de juger les avantages d'une caisse numérique est donc de compter. Prenez un mardi ordinaire et faites un trait chaque fois que vous ressaisissez quelque chose, que vous le cherchez dans un cahier ou que vous devez le régler plus tard. Ces traits représentent ce qu'une caisse numérique peut supprimer. Ce qui reste demeure simplement du travail.

Ci-dessous, nous passons en revue six moments. Pour chacun, vous voyez ce qui se fait à la main et ce qu'une caisse reliée à votre agenda fait autrement. Si vous voulez d'abord savoir comment choisir un système, lisez le guide pour choisir une caisse.

1. Le ticket commence au rendez-vous

Avec une caisse classique, chaque ticket commence vide. Vous regardez dans l'agenda ce que la cliente a reçu, cherchez le prix et saisissez le montant. Avec une prestation combinée ou un produit en plus, c'est exactement le moment où quelque chose est oublié ou saisi deux fois.

Dans Salonnare, vous ouvrez la caisse depuis le rendez-vous lui-même. Les prestations de ce rendez-vous figurent déjà sur le ticket, avec le prix de votre liste de prestations, et le ticket est rattaché à cette cliente et à cette visite. Vous n'ajoutez que ce qui s'y est ajouté, par exemple un shampoing pour la maison.

Le double encaissement est signalé. Si vous ajoutez séparément sur le ticket une prestation déjà comprise dans le rendez-vous, la caisse vous demande si vous voulez vraiment la facturer deux fois. Cela paraît anodin, mais avec une caisse classique, vous ne voyez cette erreur que lorsque la cliente consulte son relevé chez elle.

2. La caisse calcule la TVA et la monnaie

Les prestations et les produits peuvent relever de taux de TVA différents. À la main, cela signifie un calcul ou une estimation en fin de trimestre. Une caisse numérique indique le taux sur chaque ligne du ticket et le totalise par taux, de sorte que votre ticket et votre comptabilité disent la même chose. À quoi ressemble un ticket conforme à la TVA et combien de temps le conserver, vous le lisez dans l'article sur un système d'encaissement conforme à la TVA.

Les espèces sont arrondies à 5 centimes. La caisse calcule elle-même le montant arrondi, vous n'avez donc pas à penser à la différence à chaque paiement en espèces.

Le ticket peut être envoyé par e-mail à la cliente. Plus de rouleau qui s'épuise, et la cliente le retrouve si elle souhaite échanger un produit.

3. Vous corrigez une erreur avec un avoir, pas avec une gomme

Un montant mal saisi dans un cahier, vous le barrez. Cela fonctionne jusqu'au jour où votre comptable demande pourquoi le chiffre du jour ne correspond pas aux paiements par carte. Dans une caisse numérique, un ticket payé reste en place. Si de l'argent doit être rendu, vous créez à côté un avoir avec des lignes négatives. Vous voyez ainsi les deux : ce qui a été vendu d'abord et ce qui a été remboursé ensuite, et le chiffre d'une période déjà clôturée ne bouge pas après coup.

Un paiement sans ticket se remarque. Si un paiement arrive via Mollie ou Stripe sans correspondre à aucun ticket, Salonnare le signale pour que vous puissiez le rattacher au bon ticket. Avec un simple terminal, vous ne découvrez ce genre d'écart qu'au moment de compter.

Dans l'historique des tickets, vous filtrez par date, mode de paiement et statut (payé, en attente, remboursé ou avoir). La question « Mme Jansen a-t-elle vraiment payé ce sérum le mois dernier ? » se règle en quelques clics.

4. Le stock suit

Si vous vendez des produits, le stock est le deuxième cahier à côté de la caisse. Chaque vente doit aussi y être cochée, et un samedi chargé, cela ne se fait tout simplement pas.

Avec la gestion des stocks (à partir du forfait Starter), une vente en caisse déduit immédiatement le produit. Si une vente ferait passer le stock sous zéro, la caisse vous avertit, et quand le stock est bas, vous recevez une notification dans l'application. Compter l'étagère reste nécessaire, mais vous comptez pour vérifier et non pour rattraper. Comment l'organiser est expliqué dans l'article sur une caisse avec gestion des stocks.

5. Qui peut faire quoi à la caisse

Si vous travaillez à plusieurs, vous ne voulez pas que tout le monde puisse rembourser des tickets. Avec une caisse classique, vous réglez cela par la confiance ou avec une clé. Dans Salonnare, vous définissez pour chaque collaborateur s'il peut seulement consulter la caisse ou aussi la modifier. Un collègue peut encaisser, tandis que les remboursements et les corrections restent entre vos mains.

Comme un ticket issu de l'agenda est rattaché à la cliente et à la visite, vous le retrouvez aussi plus tard depuis la fiche de cette cliente. Ce n'est pas de la méfiance, cela permet simplement de répondre vite à une question sur un ticket.

6. Clôturer la journée et servir votre comptable

En fin de journée, avec une caisse classique, vous comptez le tiroir, additionnez les tickets de carte et notez le total. Chez votre comptable, la ressaisie recommence.

Avec les rapports (à partir de Starter), vous voyez le récapitulatif du jour avec le chiffre d'affaires par collaborateur et par mode de paiement, les pourboires à part. L'export comptable crée des fichiers pour Moneybird, e-Boekhouden et Exact Online. C'est un export et non une connexion en direct : vous transférez les données et les traitez ensuite dans votre logiciel de comptabilité. Comment clôturer la journée étape par étape est expliqué dans l'article sur la clôture de journée en caisse.

Ce qu'une caisse numérique ne fait pas pour vous

Une image honnête en fait partie. Une caisse numérique ne compte pas votre tiroir-caisse : compter l'argent et le comparer aux encaissements en espèces reste un geste que vous faites vous-même. Salonnare n'a pas non plus de fonction distincte pour un fonds de caisse ou une session de caisse, vous notez donc simplement votre monnaie de départ vous-même en début de journée.

La caisse ne remplace pas non plus votre comptabilité. Elle fournit des données propres et complètes, mais la déclaration et les comptes annuels sont établis par vous ou votre comptable dans un logiciel de comptabilité.

Et un logiciel ne règle pas des accords flous. Convenez avec votre équipe du moment où un ticket est clôturé et de qui rembourse. La caisse rend ensuite ces accords faciles à suivre.

Ce que cela coûte et comment le tester une semaine

L'encaissement en espèces et par carte fait déjà partie du forfait gratuit de Salonnare : Free coûte €0 par mois, pour 1 collaborateur et 50 rendez-vous par mois. Starter coûte €29 par mois et ajoute notamment la gestion des stocks, les rapports, l'export comptable et le paiement en ligne. Pro coûte €59 par mois. Chaque paiement en ligne ou par carte comporte des frais de transaction de 0,5 %, avec un minimum de €0,30. La commission de place de marché sur les nouveaux clients est de €0. Les paiements via Mollie ou Stripe arrivent sur votre propre compte. Tous les forfaits figurent sur la page des tarifs.

Comment le tester. La première semaine, saisissez votre liste de prestations avec les prix et le taux de TVA, puis encaissez pendant une journée entière chaque rendez-vous depuis l'agenda. Gardez à côté votre feuille de traits du début. En fin de semaine, comptez combien de traits il reste et où ils se trouvent. Cela vous en dit plus que n'importe quelle liste de fonctions. Pour en savoir plus sur la caisse, consultez la page sur la caisse de Salonnare.

Prêt à compter ? Commencez gratuitement avec Salonnare et encaissez votre premier rendez-vous depuis votre agenda.

Questions fréquentes