Ücretsiz salon yazılımı kurmak: salonunu beş adımda dijitalleştir

Bir öğleden sonralık dijitalleşme sana ne kazandırır

Kuaförlük ve güzellik işletmelerinin büyük bir kısmı personeli olmayan şahıs işletmeleri tarafından yürütülür. Planlamaya en çok zaman kaybeden de tam olarak bu gruptur, çünkü telefonu açacak başka kimse yoktur. Dijitalleşme bunu daha çok çalışmanı sağlayarak değil, planlamayı senin elinden alarak çözer.

Özünde ihtiyacın olan şey randevu planlama yazılımıdır: her hizmetin ne kadar sürdüğünü ve haftandaki hangi saatlerin hâlâ boş olduğunu bilen bir sistem. Bunun üzerine bir salonun özellikle ihtiyaç duyduğu şeyler gelir: müşteri kayıtları, doğru KDV oranını uygulayan bir kasa ve kendi banka hesabına geçen ödemeler.

Farkı ilk haftada fark edersin. Çifte randevular ortadan kalkar, çünkü bir saat yalnızca bir kez verilebilir. Ajandan telefonunda yaşar, böylece akşamları geri arama yapmayı bırakırsın. Ve ilk günden itibaren, kimsenin karıştırmadığı bir not yığını yerine daha sonra gerçekten kullanabileceğin yapılandırılmış bir müşteri listesi oluşturursun.

1. adım: hizmetlerini ve çalışma saatlerini taşı

Müşterilerinle değil, hizmet menünle başla. Her hizmet için üç şey gir: ad, süre ve fiyat. Süre en önemli alandır, çünkü ajandandaki saatlerin ne kadar büyük olduğunu ve dolayısıyla bir güne kaç müşterinin sığdığını belirler.

Bu süre konusunda dürüst ol. Gerçekte kırk beş dakika süren bir kesimi otuz dakika olarak girersen günün ikinci müşteriden itibaren gecikir. Toplama ve hazırlık süresini süreye dahil et ya da randevular arasına bir tampon koy. Ardından molalar ve kapalı olduğun günler dahil çalışma saatlerini doldur.

Küçük başla: en çok rezerve edilen beş hizmetini gir ve gerisini sonra ekle. Bugün kullandığın yarım kalmış bir sistem, gelecek ay hazır olacak eksiksiz bir sistemden daha değerlidir. Randevu yönetiminin pratikte neye benzediğini özellik sayfasında görebilirsin.

2. adım: müşteri kayıtlarını yeniden yazmadan taşı

Başka bir sistemden geliyorsan müşterilerini bir CSV dosyası olarak dışa aktar ve tek seferde içe aktar. Kâğıttan çalışıyorsan tüm kart dosyanı yeniden yazma. Yalnızca geçen yıl gelen müşterileri gir, gerisinin bir sonraki randevularında doğal olarak gelmesine izin ver.

Tam olarak neyi sakladığına dikkat et. GDPR kapsamında hizmet ve yönetim için ihtiyacın olanı kaydedebilirsin, tesadüfen bildiğin her şeyi değil. İsim, iletişim bilgileri ve hizmet geçmişi makuldür. Bir müşterinin özel durumu hakkında bir not ise değildir.

Bir kategori ekstra özen gerektirir. Alerjileri, ilaçları, cilt rahatsızlıklarını ya da bir hamileliği kaydediyorsan GDPR'ın 9. maddesi kapsamında özel nitelikli veri işliyorsun demektir. Bunun için genel bir yorum kutusu yeterli değildir: bu bilgiler kendi erişim hakları olan ayrı şifrelenmiş bir kasaya aittir, böylece her personel onları öylece okuyamaz. Salonnare'da bu kasa, ücretsiz pakette de müşteri kayıtlarına yerleşiktir.

3. adım: kendi web sitende online randevuyu aç

En büyük zaman tasarrufu burada. Müşteriler yalnızca telefonla randevu alabildiği sürece sen ancak vaktin olduğunda ulaşılabilirsin. Kendi sitende ya da sosyal medyada bir randevu widget'ıyla akşam kanepeden randevu alırlar, sen de ertesi sabah dolu bir gün görürsün.

Randevuların kayda değer bir kısmı çalışma saatleri dışında, yani zaten yanıt veremeyeceğin anlarda gelir. Yine de bu randevuların nereye düştüğüne dikkat et. Bazı sağlayıcılar seni kendi pazar yerlerine koyar; orada müşterin önce rakiplerin arasında gezinir. Kendi alan adında alınan randevu müşteri ilişkisini sende tutar.

Randevu ayarlarındayken iki sınırı hemen belirle: müşterilerin ne kadar ileriye randevu alabileceği ve randevuya ne kadar yakın bir zamana kadar hâlâ alabileceği. Bu sınırlar olmadan cumartesi sabah sekizde sana sekizi çeyrek geçe bir randevu gelir. Bunun sana uyup uymadığını görmek istersen ücretsiz paketi etkinleştirebilir ve widget'ı aynı gün sitene koyabilirsin.

4. adım: kasanı ve muhasebeni bağla

Gerçekleşmiş bir randevunun hâlâ ödenmesi gerekir. Bunu aynı sistemde yap, yoksa asla tam olarak uyuşmayan iki ayrı kayıt tutarsın. Ajandana bağlı bir kasa sistemi hangi hizmetin verildiğini zaten bilir ve fişi tek bir işlemle hazırlar.

Burada dikkat edilmesi gereken şey KDV'dir. Birçok ülkede kuaförlük hizmetleri ve yeniden sattığın ürünler farklı oranlara tabidir; örneğin Hollanda'da hizmetler indirimli yüzde 9 orandayken satış ürünleri bu oranda değildir. Bu ayrımı senin için yapan bir kasa, çeyrek sonunda bir akşamlık ayıklama işinden kurtarır.

Bundan sonra muhasebenin elle yapılması gerekmez. Salonnare, ciro verilerini Moneybird veya e-Boekhouden gibi muhasebe programları için bir dosyaya aktaran bir dışa aktarma özelliği sunar. Dışa aktarma kelimesine dikkat et: verileri sana uygun olduğunda aktarırsın, bu her şeyi otomatik olarak senkronize eden sürekli canlı bir entegrasyon değildir.

5. adım: otomatik hatırlatmaları aç

Son adım beş dakika sürer ve kendini hemen amorti eder. Gelmeyen bir müşteri sana ajandanda bütün bir saate mal olur ve o saat yeniden satılamaz. Bir gün önceden e-posta ile gönderilen bir hatırlatma, bu unutulan randevuların büyük bir kısmını ortadan kaldırır.

Hatırlatmayı hâlâ bir şey yapılabilecek bir anda gönder. Yirmi dört saat önce genellikle en iyi uzlaşmadır: saati yine doldurabilmen için iptal edecek kadar erken, yeniden unutulmayacak kadar geç. Mesaja adresi ve süreyi koy, böylece başka telefon görüşmelerinden kurtulursun.

Aynı yolu onaylar için de kullan. Online randevu aldıktan hemen sonra bir onay gören müşteri, sırf emin olmak için geri aramaz. Bu mesajları nasıl kurup ayarlayacağın otomatik hatırlatmalar sayfasında anlatılıyor.

Neye mal olur ve bir ödemeden gerçekten ne kesilir

Salonnare'ın Free paketi ayda 0 €'dur ve ayda en fazla 50 randevusu olan bir personel içindir. İki hafta sonra sona eren bir deneme değildir. Onu aşarsan Starter ayda 29 €, Pro ise ayda 59 €'dur ve ajandan, müşteri kayıtların ve ayarların seninle birlikte gelir.

Komisyon kelimesi konusunda net ol, çünkü bu pazarda onun etrafında çok şey bulanıklaşıyor. Salonnare'da platform üzerinden sana ulaşan yeni müşteriler için pazar yeri komisyonu yoktur: bu yüzde 0'dır. Var olan şey, her online veya kartlı ödemede en az 0,30 € olmak üzere yüzde 0,5'lik bir platform ücretidir. 60 €'luk bir hizmette bu 0,30 € eder. Kasada alınan nakit bunun dışındadır.

Ödemenin kendisi Mollie veya Stripe üzerinden doğrudan kendi banka hesabına geçer; böylece cirondan bir aracıda bekletilmez. Bu rakamları diğer sağlayıcılarla karşılaştırmak istersen salon yazılımı nasıl karşılaştırılır rehberimizdeki çerçeveyi kullan. Hâlâ farklı ücretsiz paketleri mi tartıyorsun? Salonun için en iyi ücretsiz seçeneklere dair özetimiz konuyu daha ileri taşıyor. Ve sadece başlamayı tercih edersen ilk hizmetini bugün ücretsiz paket üzerinden yayına alabilirsin.

Salonunu dijitalleştirmek hakkında sık sorulan sorular