Otomatik randevu hatırlatmaları: salonun için nasıl çalışır

Otomatik hatırlatma neyi yapar, neyi yapmaz

Müşteri bir işlem için randevu aldıktan sonra kimin hâlâ mesaja ihtiyacı olduğunu kimsenin takip etmesi gerekmez. Yazılım, randevudan önce belirlenen bir anda hatırlatma gönderir. Bu, tek tek arama yapma zahmetini azaltır ve müşteriye ziyaretinin bilgilerini içeren bir hatırlatıcı verir.

Otomasyonun yapmadığı şey ise konuşmayı devralmaktır. Bir soru, randevuyu değiştirme isteği ya da işlemle ilgili bir tereddüt hâlâ senden veya ekibinden bir yanıt bekler. Bu yüzden hatırlatmayı iş akışındaki sabit bir adım olarak gör. Yazılım planlanan mesajı halleder, sen de kişisel iletişime odaklanırsın.

Onay, hatırlatma ve randevu yönetimi: üç farklı rol

Bu üçü sık sık birbirine karıştırılır, oysa her birinin işi farklıdır:

- Onay: randevu alınır alınmaz gider ve randevunun kaydedildiğini bildirir. - Hatırlatma: daha sonra, randevudan önce gelir ve ziyareti yeniden hatırlatır. - Randevu yönetimi: takviminin ve müşteri bilgilerinin bir arada durduğu, iki mesajın da bilgilerini aldığı genel görünüm.

Son madde işin özüdür. Randevudaki bir hata, her otomatik mesaja kendiliğinden yansır. Dikkatli kayıt yalnızca planlama için değil, net iletişim için de önemlidir. İlk mesaj için örnek metinleri randevu onay e-postası yazımızda bulabilirsin.

İyi bir randevu hatırlatmasında neler olur

Yalnızca müşterinin ziyarete hazırlanmak için ihtiyaç duyduğu bilgileri ekle. Hatırlatma bir hizmet mesajıdır, kampanya alanı değildir.

- Tarih ve saat, randevuyla karşılaştırılarak kontrol edilmiş. - İşlem, mesajın hangi randevuyla ilgili olduğu net olsun diye. - Tanınır bir gönderen: salonunun adı, müşteri mesajın kimden geldiğini hemen görsün diye. - Pratik bilgiler, gerekiyorsa, örneğin adres ya da bir değişikliğin nasıl bildirileceği.

Tonunu resepsiyondaki gibi tut: samimi, kısa ve net. Bazı işlemler müşteriden hazırlık istiyorsa (örneğin makyajsız gelmek), her şeye uyması gereken tek bir mesaj yerine o randevu türü için ayrı bir metin yaz.

Gönderim zamanını seçmek

Her salona uyan tek bir zamanlama yoktur. Yarım saatlik bir kesim, müşterinin izin alması gereken uzun bir boya işleminden farklı bir şey ister. Kendine iki soru sor: müşterinin bu bilgiye ne zaman ihtiyacı var ve biri iptal ederse boşalan yeri doldurmak için ne kadar zamana ihtiyacın var?

Birçok salon bir gün önceki hatırlatmayla başlar ve müşterilerin bilgiye daha erken ihtiyaç duyduğunu fark edince bunu değiştirir. Çalışma saatlerin ya da randevu sürecin değiştiğinde ayarlarını yeniden kontrol et. Müşteri hatırlatmadan sonra iptal ederse, net bir iptal politikası o durumda neyin geçerli olduğunu açıkça gösterir.

Hatırlatmaları üç adımda iş akışına eklemek

1. Randevuyu dikkatle kaydet. Randevu alırken müşteri bilgilerini, e-posta adresini, işlemi, tarihi ve saati kontrol et. Eksiksiz bir kayıt, doğru bir mesajın temelidir. 2. Hatırlatmayı ayarla. Mesajın ne zaman gideceğine karar ver ve bunu çalışma şekline göre ayarla; varsayılan ayarı düşünmeden bırakma. 3. Sonucu kontrol et. Kendi adına bir deneme randevusu oluştur, mesajı müşterinin göreceği gibi oku ve takvimine uyup uymadığına bak. Çalışma şeklin değiştiğinde bunu tekrarla.

Küçük başla: bugün en sık elle takip ettiğin randevu türünü seç ve iyi işlediğinde genişlet.

Değişiklikler ve telefonla alınan randevular

Bir hatırlatma, ancak değişiklikleri hemen girersen güncel randevuyla uyuşur. Bir randevu ertelenir ya da iptal edilirse takvimi hemen güncelle; böylece artık var olmayan bir randevu için mesaj gitmez.

Telefonla alınan randevular da online randevularla aynı sisteme girer. Bunu telefon görüşmesinin sabit kapanışı yap: tarihi ve saati tekrarla, randevuyu hemen takvime gir ve e-posta adresini kontrol et. Böylece ayarladığın takip bu randevuyu da kapsar ve sonradan aklında tutman gerekmez.

Salonnare'da nasıl çalışır

Salonnare'da randevu yönetimi ve hatırlatmalar aynı yazılımda bulunur, bu yüzden mesajlar bilgilerini doğrudan takviminden alır:

- Randevudan sonra müşteriye bir onay e-postası gider. - Randevudan önce bir hatırlatma e-postası gelir. Varsayılan olarak 24 saat önce; saat sayısını kendin belirlersin. - Metinleri, gönderim sırasında otomatik doldurulan müşteri adı, işlem, tarih ve saat gibi yer tutuculara sahip bir e-posta düzenleyicisinde değiştirirsin. - Hatırlatmalar e-posta ile gönderilir. Kendin takvime eklediğin bir randevu, örneğin bir telefon görüşmesinden sonra, da takibe dahil olur.

E-posta hatırlatmaları ücretsiz plana zaten dahildir (0 €, 1 çalışan, ayda 50 randevu). Ekibin büyürse Starter (aylık 29 €) ve Pro (aylık 59 €) planları var. Salonnare'daki otomatik hatırlatmalar hakkında daha fazlasını oku, boş bir koltuğun sana maliyetini gelmeyen müşteriler rehberimizde hesapla ya da Salonnare ile ücretsiz başla.

Sıkça sorulan sorular