Dışa aktar düğmesi olmadan müşteri verilerini taşıma: hesaplı örnekle adım adım plan

Dışa aktar düğmesi yok: yine de yapabileceklerin

Önce mevcut sisteminin desteğinden CSV dışa aktarımı iste. Olmazsa şu yolları bu sırayla dene:

1. Sistem izin veriyorsa müşteri listelerini ve randevu özetlerini Excel veya PDF olarak kaydet. 2. Telefon numaralarını ve e-posta adreslerini telefon ve e-posta kişilerinden çıkar. 3. Verileri yalnızca görüntüleyebiliyor musun? Son 12 aydaki müşterilerle başla ve onları elle yaz.

Verilerinin başka nerede durduğunu da belirle: Excel dosyaları, e-posta kutuları ve kâğıt dosyalar. Her veri türü için kaynağı, sorumluyu ve hedefi içeren tek bir özet hazırla ve bir şeyi değiştirmeden önce tam bir kopya sakla.

Alan eşleştirme ve çift müşteri kayıtlarını önleme

Hangi sütunun hangi alana gideceğini bir tabloda belirle: 'cep' sütunu telefon numarasına, 'son işlem' sütunu işlem geçmişine. Randevu tarihi serbest metin alanına değil, takvime aittir. Salonnare müşteri listelerini CSV ile içe aktarır.

Çift müşteri kayıtlarını önlemek için:

- İçe aktarmadan önce e-posta ve telefona göre ara, sonra isim yazımını karşılaştır. 'Sam Yılmaz' ile 'S. Yılmaz' aynı müşteri olabilir. - Mevcut bir kaydı atlayıp atlamayacağına ya da üzerine yazıp yazmayacağına bilinçli karar ver. - En güncel telefon numarasının geçerli olduğunu kararlaştır, ancak önemli eski notları sakla. - Bir kaydı iki sistemde de bulabilmek için eski müşteri numarasını içe aktarma notunda sakla.

Önce küçük bir seçkiyi içe aktar ve müşteri bilgilerinin, randevuların ve işlemlerin okunaklı olduğunu kontrol et.

Hesaplı örnek: elle yazmak mı, içe aktarmak mı

400 müşterili bir salon düşün. Süreler senin değiştirebileceğin varsayımlardır:

1. Elle yazma: 400 x 2 dakika = 800 dakika, yani 13 saat 20 dakika. 2. İçe aktarma: 15 dakika eşleştirme + 20 müşteriyle 15 dakikalık deneme aktarımı + 30 dakika kontrol = 1 saat. 3. Fark: 13 saat 20 dakika eksi 1 saat = 12 saat 20 dakika. 4. Çift kayıtlar: %5 çift kayıtta 400 x 0,05 = 20 kayıt incelenir.

Dosyan ek temizlik gerektirse bile içe aktarma elle yazmaktan çok daha hızlıdır. Geçişin gerçekte ne kadar süreceği dosya boyutuna, veri kalitesine ve elle düzeltmelere bağlıdır.

Eski sistemi 60 gün başvuru kaynağı olarak tut

İçe aktarmadan önce tam bir kopya al ve ayrı sakla. Ardından eksik randevuları, müşteri notlarını veya işlem geçmişini bulabilmek için eski sistemi en az 60 gün erişilebilir tut. Yeni sistem günlük kullanımda kendini kanıtlamadan hiçbir şeyi silme.

İki sistemi yan yana kullanmak net kurallar gerektirir: yeni randevuların yalnızca yeni takvime gireceği sabit bir tarih belirle, müşteri bilgilerini iki yerde güncelleme ve farklılıkları kaydedecek tek bir kişi ata.

İçe aktarma sonrası kontroller

20 müşterilik bir örneği (400'ün %5'i) kaynak dosyayla karşılaştır. Tarihlere, boş alanlara ve notlara dikkat et ve değişikliklerin kaydını tut.

Sağlık verileri normal bir not alanına konmaz. Salonnare bunları GDPR madde 9 kapsamında, olağan müşteri notlarından ayrı, şifreli bir kasada saklar. GDPR'a göre kişilerin kişisel verilerinin bir kopyasını isteme hakkı vardır; bu yüzden dosyaya yalnızca aktarımı yapan çalışanların erişmesine izin ver. Daha fazlası için salonun için müşteri yönetimi ve CRM yazısına bak.

Sık sorulan sorular